Изучение делопроизводства кадровой службы, порядка ведения, организационно-кадровой документации, составления организационно-кадровых документов, о требованиях к их содержанию

Делопроизводство в райисполкоме ведется в соответствии с нормативно-правовыми актами делопроизводству.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами. Общие требования к документированию и организации работы с документами в райисполкоме содержаться в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19. 01. 2009 г. № 4 и Инструкции по делопроизводству в Молодечненском районном исполнительном комитете, утвержденной распоряжение председателя Молодечненского районного исполнительного комитета от 11.03.2009 № 36р.

Ознакомилась с организацией делопроизводства в кадровой службе.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации. Деятельность по кадровому делопроизводству осуществляют специалисты отдела организационно-кадровой работы

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Молодечненском районном исполнительном комитете, утвержденной распоряжение председателя Молодечненского районного исполнительного комитета от 11.03.2009 № 36р подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

Ø наименование райисполкома и (или) структурного подразделения - автора;

Ø дата;

Ø регистрационный индекс;

Ø подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Каждый лист документа должен иметь поля:

· левое - 30 мм;

· правое - не менее 8 мм;

· верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный интервал на компьютере, на бланках формата А5 - через интервал 14 пт на компьютере.

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящего органа констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.), а распорядительная часть заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот : «Признать утратившим силу распоряжение... от... №.... «…».