Формирование горизонтальных связей

Важнейшей тенденцией развития организаций является умень­шение числа решений, принимаемых в высшем звене, повыше­ние способности организации обрабатывать обширную информа­цию и оперативно реагировать на складывающиеся ситуации. Это достигается путем предоставления больших полномочий низшим уровням, перенесения центров принятия управленческих решений туда, где возникает проблема и откуда поступает информация. Наделение полномочиями низших уровней в ряде случаев возмож­но и при вертикальных связях, поскольку ресурсы закреплены в отдельности за каждым производственным подразделением, ко­торое нередко при решении проблем не нуждается в информации о других подразделениях.

Если передача полномочий низшим уровнямтэсуществляется без закрепления соответствующих ресурсов, то требуется развитие горизонтальных связей. Это необходимо для получения всей инфор­мации, относящейся к общим ресурсам и возможностям их ис­пользования. В ряде случаев для налаживания горизонтальных связей используются так называемые неформальные процессы, улуч­шающие деятельность формально спроектированной структуры. Эти процессы необходимы и неизбежны. Вот почему организации должны быть спроектированы таким образом, чтобы не препят­ствовать самопроизвольному возникновению этих процессов, а в ряде случаев и способствовать их развитию. Существует несколь­ко форм горизонтальных связей. Одни — простые, ясные и недо­рогие, другие — более сложные, дорогостоящие и требующие боль­ших усилий для формирования.

ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ СВЯЗЕЙ ПО ГОРИЗОНТАЛИ

Среди распространенных форм горизонтальных связей можно назвать следующие:

• использование прямых контактов между руководителями, взаимодействующими по поводу решения общей проблемы;

• установление взаимосвязи между двумя подразделениями, име­ющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

• создание временных целевых групп для решения проблем, затрагивающих несколько подразделений;

• создание постоянно действующей группы для решения пери­одически возникающих межфункциональных проблем;

• создание новых «интегрирующих» органов в управлении са­мими горизонтальными процессами;

• переход от интеграционной к связующей роли руководителя, если имеется существенная дифференциация функций и видов деятельности;

• установление двойной ответственности в критических точках решения проблем при матричных структурах управления.

Рассмотрим основные из названных форм.

ПРЯМОЙ КОНТАКТ

Наиболее простой и менее дорогостоящей формой горизонталь­ных связей является прямой контакт между руководителями, за­нимающимися решением общей проблемы.

Если, например, цех А перевыполнил задания по позиции, которая переходит в цех Б, то по вертикальной системе управления решение о принятии цехом Б сверхплановой продукции цеха А должно быть при­нято в высшем звене — в дирекции завода. Посредством прямого кон­такта руководители цехов А и Б связываются между собой и приходят к совместному решению. Если бы такой подход был возможен, количество ежедневно возникающих проблем, решение по которым принимается наверху, значительно уменьшилось бы. Руководители же высшего уровня сконцентрировались бы на проблемах, которые трудно решить путем прямого контакта между руководителями низших звеньев. Благодаря этому процесс обработки информации переходит на более низкий уро­вень управления и улучшается качество решений, поскольку руководи­тели цехов А а Б обладают значительно большей информацией, име­ющей непосредственное отношение к принимаемому решению. Одна­ко в данном случае имеется опасность того, что руководители цехов А и Б могут принять решение, которое не отвечает интересам организации в целом. Чтобы предотвратить такие ситуации, в организации должна быть налажена информационная система, позволяющая оценивать послед­ствия решений, принимаемых на низших уровнях.

Существуют и другие способы улучшения практики нефор­мальных связей. Во многих организациях практикуются горизон­тальные переходы работников из одного подразделения в другое. Такая практика обычно является частью программы по повыше­нию квалификации кадров. Подобные переходы позволяют работ­никам накапливать опыт работы в разных отделах, налаживать коммуникативные связи с коллегами из других подразделений.

Это способствует оперативному использованию неформальных средств коммуникаций — телефонных разговоров, личных контак­тов и встреч. Работники, не имеющие такого опыта, часто исполь­зуют письменные документы. Переход сотрудников по горизон­тали улучшает связи и способствует налаживанию более эффек­тивных контактов, придавая им менее формальный характер. Следует, однако, учитывать, что переводы сотрудников во взаи­мозависимые подразделения должны осуществляться часто и ре­гулярно с тем, чтобы получаемая в результате этих контактов ин­формация не устаревала. Если растет число контактов между двумя подразделениями, то может оказаться целесообразным выделение специальных работников для налаживания коммуникаций между подразделениями.