Итоговые запросы

Примером итогового вычисления может служить сумма значений в группе записей или их среднее значение.

Предварительно записи группируются по какому-либо признаку.

Пусть, например, в таблице приведены данные по продаже автомобилей. Можно выделить группы записей по признакам: модель автомобиля, год выпуска. Для каждой из групп можно провести итоговое вычисление по полю Цена.

Итоговые запросы создаются на основе бланка запроса по образцу, только теперь в нижней панели бланка надо добавить строку Групповая операция. Для введения этой строки на панели инструментов надо щелкнуть по кнопке S.

Далее в тех полях, по которым производится группировка, надо установить функцию Группировка. После этого в тех полях, по которым следует произвести итоговое вычисление, надо в строке Групповая операция раскрыть список и выбрать нужную итоговую функцию.

Щелчок по кнопке Вид запускает запрос и выдает результирующую таблицу.

Чтобы создать запрос с несколькими итоговыми функциями, надо в бланке запроса в нижней панели одно и то же поле включить несколько раз, и для этих полей выбрать соответствующую итоговую функцию.

Формы

Обычно при создании базы данных разработчик создает только структуру таблиц в режиме Конструктора, а для заполнения созданных таблиц использует специальный объект Access – форму.

Форма представляет собой электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Конечно, можно вводить данные и в режиме Таблицы, но формы предпочтительнее по следующим причинам:

- ввод ценной информации в режиме Таблицы нецелесообразно поручать малоквалифицированному работнику,

- формы позволяют разделить ввод различных данных различными специалистами (бухгалтером, кадровиком, менеджером),

Рис.13.

- при вводе данных посредством формы меньше вероятность ввода ошибочных данных,

- при вводе данных с бумажного оригинала можно сделать форму подобной оригиналу, что также уменьшает вероятность ввода ошибочных данных.