Создание таблиц

Таблицы – это основные объекты базы данных. Создание базы данных начинается с создания таблиц.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы точка «.», восклицательный знак«!», квадратные скобки«[ ]».

Тип данных указывает программе Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

РИС. 6.

Текстовый — для текстовой информации и чисел при невыполнении матема­тических расчетов (до 255 символов).

Поле MEMO — для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой — при выполнении над данными математических операций.

Денежный — специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

Дата/время — предназначено для хранения информации о дате и времени. (Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.)

Счетчик — специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический — может иметь только одно из двух возможных значений "Да" или "Нет".

Поле объекта OLE — объект (например, электронная таблица Microsoft Ex­cel или рисунок Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер — примерно 1 Гигабайт используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. Щелчок по этой ссылке запускает броузер и воспроизводит объект в его окне.

Мастер подстановок – это не тип данных, а объект настройки, позволяющий выбирать данные из списка.

Существует несколько способов создания новой таблицы, отличающиеся уровнем автоматизации:

- самый быстрый способ – импортировать готовую базу данных и при необходимости внести поправки в свойства полей,

- Мастер таблиц ускоряет создание структуры, руководствуясь ответами на свои вопросы,

- в режиме Конструктор можно самостоятельно задавать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства,

- создание таблицы путем ввода данных.

Примечание: Если при работе с Word или Excel сохранение документа производится после создания документа или таблицы, то при заполнении таблицы происходит ее непрерывное сохранение. Если что-то введено в базу не так, нельзя от этого отказаться.

Особенности работы с таблицами:

- в окне таблицы в нижней строке отображается номер текущей записи и находятся кнопки перехода,

- каждая запись имеет слева свою кнопку (маркер записи), щелчок по которой выделяет всю запись. После выделения запись можно копировать, перемещать или удалять,

- если по выделенной записи щелкнуть правой кнопкой, то откроется контекстное меню, позволяющее менять высоту строки, удалять, копировать или перемещать запись,

- кнопка в верхнем левом углу таблицы – это маркер таблицы. Щелчок по маркеру таблицы выделяет всю таблицу. Щелчок правой кнопкой по маркеру открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом,

- щелчок на заголовке столбца (поля) выделяет весь столбец. Щелчок правой кнопкой по выделенному столбцу открывает контекстное меню, позволяющее выполнять сортировку, вставлять новый столбец, скрыть столбец и прочее,

- чтобы показать скрытый столбец, надо дважды щелкнуть мышкой на границе между столбцами.