Нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если не истек срок исковой давности для их взыскания (ст. ст. 209, 226 НК РФ, ст. 196 ГК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по этому вопросу.

Официальная позиция Минфина России заключается в следующем: удерживать НДФЛ нужно после того, как истек срок исковой давности для взыскания с работника подотчетных сумм. Аналогичное мнение выражено и в авторской консультации.

Есть судебные акты, в которых указано, что с подотчетных сумм, которые работник не вернул и срок исковой давности по возврату которых не истек, НДФЛ удерживать не нужно.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610

По мнению финансового ведомства, если подотчетные средства не возвращены в связи с истечением срока исковой давности, то моментом получения бывшим работником дохода признается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным.

Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 по делу N А55-15647/2012

Суд указал, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные под отчет, в доходы работников, поскольку не истек срок исковой давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Аналогичные выводы содержит:

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу N А05-7405/2007

Консультация эксперта, 2010

Автор отмечает, что, если подотчетные средства не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. По истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ.

Консультация эксперта, 2010

Автор отмечает, что, если подотчетные суммы не возвращены и срок исковой давности на их взыскание истек, организация обязана исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ).