Организация управления

Организация управления – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, позволяющая реализовать цели управления.

Организация управления рассматривается в виде специфического алгоритма, который может использоваться для практической работы по изучению систем управления и служить удобным способом, определяющим последовательность работ при совершенствовании процесса руководства.

Рассматриваемый ниже алгоритм включает семь блоков, обозначающих составные части организации системы управления и взаимосвязи между ними (рис.1).

Блок 1. Изучение целей организационной системы и определение процессов, необходимых для достижения этих целей.

Организационная система обычно многоцелевая. Ее элементы с самого начала построены и согласованы так, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей. Часто рассматривают организационную систему как нечто заданное и под нее стремятся создать систему управления. Однако задачу следует ставить правильнее: нужно создавать организационную систему, а как составную часть проблемы – решать вопросы организации системы управления. Поэтому приоритет отдается анализу организационной системы, а не системе управления.

В общем виде цели одинаковы для любой организационной системы. В частности, производственные – для удовлетворения потребности общества в определенной продукции; научно-технические – для использования новой техники и технологии в производстве с целью повышения качества производимой продукции; организационно-экономические – для повышения эффективности деятельности организационной системы; социальные – для социального развития коллектива, обеспечения гармонического сочетания личных, коллективных и общественных интересов.

Эти цели с позиции организации управления означают, что для каждой из них должны быть определены процессы, реализация которых обеспечит их достижение; эти процессы должны быть управляемыми. Следовательно, появляются люди, органы, структуры, которые будут выполнять работу по достижению этих целей, и т.д.

Блок 2. Определение состава системы управления. Знание целей позволяет определить необходимые производственные процессы. На этой основе определяются состав и структура организационной системы в целом. В свою очередь, это позволит правильно и полно определить состав собственно системы управления.

Приоритетное изучение целей и задач организационной системы позволяет обосновать необходимость создания той или иной подсистемы, того или иного органа управления. Причем характер организации всякого учреждения определяется содержанием деятельности этого учреждения.

Блок 3. Определение структуры системы управления. Только информация, полученная в блоках 1 и 2, позволит уверенно решать эту проблему. Определяются необходимые подсистемы управления, число и уровни управленческих органов, выявляются связи и коммуникации, обосновывается целесообразный тип структуры применительно к конкретным условиям.

Параллельно устанавливаются сферы компетенции, формулируются и распределяются задачи, права и обязанности органов управления, разрабатывается их внутренняя структура, определяется необходимая численность работников, составляется штатное расписание и т.д.

Блок 4. Разработка технологии управления. Технология управления – это способы, приемы, порядок выполнения управленческих функций на всех уровнях, во всех подсистемах системы управления. Она должна анализироваться параллельно со структурой управления.

В этом блоке три главных момента:

1) должна быть определена и изучена технология выполнения всего процесса управления: выработка принятия решений, организация выполнения решений, в том числе методы, применяемые для выполнения функций управления;

2) должно быть определено и изучено, как используется система методов управления: административных, экономических, воспитательных;

3) определяется и изучается порядок организации и активизации работников к производительному творческому труду, в том числе установленные регламенты, стандарты, направленные на систематизацию и упорядочение управленческой деятельности.

Порядок и способы, используемые в процессе управления, тесно связаны со структурой системы управления, и наоборот, принятые структурные решения влияют на технологию управления.

Блок 5. Определение связей, путей и объемов прохождения информации, разработка форм документов и порядка документооборота, организации делопроизводства. Эти задачи можно решать, когда очевидны принятые решения в области структуры системы управления и технологии управления.

Блок 6. Определение состава и подготовка для использования в системе управления совокупности технических средств. Это трудоемкая работа, решаемая в процессе создания автоматизированных систем управления. Однако не надо сводить все проблемы к использованию вычислительной техники. Комплекс средств организационной техники позволяет решать вопросы механизации обработки информации и на этой основе совершенствовать технологию и методику управления, повышать эффективность управленческого труда.

Блок 7. Подбор, расстановка и обучение руководителей и управленческого персонала для работы в создаваемой системе управления. Подбор и расстановка людей могут быть проведены тогда, когда ясны все предыдущие блоки, иначе все будет сделано наугад. Вспомним правило: функция рождает орган или принцип приоритета задач. Сначала нужно определить задачи, а затем подбирать людей для их выполнения.

Обучение руководителей и управленческого персонала – важнейшее условие эффективного функционирования системы управления. Здесь нужно обратить внимание на два обстоятельства. Первое – обязательное обучение всех работников, участвующих в управлении. Второе – дифференцированный подход к обучению: общие проблемы – всем, частные вопросы – по назначению.

Можно полагать, что рассмотренная последовательность анализа проблем организации управления одинакова для систем управления любых уровней, но при практической работе, естественно, нужно учитывать их специфику. При анализе организации управления важен учет связей и взаимозависимости отдельных блоков. Их учет существенно влияет на качество решения задач организации управления, позволяет обеспечить системное решение проблемы.

Связь (1) обусловливает приоритетное определение целей и задач организационной системы в целом, для того чтобы практические действия по организации систем управления исходили из заданных (известных) и осознанных целей. Это позволяет реализовать принцип приоритета целей, в соответствии с которыми в системе не должно быть ничего лишнего, не работающего на обеспечение ее целей.

Связь (2) отражает принцип необходимого и достаточного разнообразия, утверждающего, что для оптимального функционирования организационной системы необходимо создание такой системы управления, которая позволила бы управлять всеми ее элементами. Ученые, сформулировавшие этот принцип, полагали, что «только разнообразие может уничтожить разнообразие»^[1].

Комментируя это положение, известный английский ученый С. Бир заметил: «Часто можно слышать оптимистический призыв: создайте простую систему управления, которая не может ошибаться. Беда заключается в том, что такие «простые системы» не обладают достаточным разнообразием окружающей среды. Таким образом, они не только не способны не делать ошибок, но и вообще не могут правильно работать»^[2]. Этот принцип имеет основное значение при разработке систем управления, при определении состава и структуры органов управления, объемов информации, пропускной способности органов управления, распределении задач по уровням и др.

Связи (3,4). Между структурой системы управления и технологией управления должны быть взаимное соответствие и взаимосвязи. В структуре системы управления закладывается распределение задач, прав и обязанностей органов управления. Эти права и обязанности определяются и методически оснащаются в процессе разработки технологии управления. И наоборот, разрабатывая технологию управления, необходимо учитывать предполагаемую структуру органов управления, устанавливаемую степень централизации управления и т.д. Таким образом, решать одно без другого неэффективно.

Связь (5) свидетельствует о влиянии на технологию управления структуры, состава и особенностей управляемой системы. Например, определяющую роль играет тип производственного процесса и т.д.

Связи (6,7) показывают влияние структуры и технологии управления на формы, порядок документооборота, поток (объем) информации.

Связи (8, 9) подчеркивают, что выбор технических средств зависит от объема информации и технологии управления, и наоборот, технические средства влияют на технологию управления, на формы и порядок документооборота.

Связь (10) свидетельствует о влиянии техники на структуру системы управления (например, централизация решений в области управления).

Связь (11) показывает совокупность (объем) знаний, необходимых руководителям и управленческому персоналу.

Анализ связи (12) может привести, например, к выводу, что в отдельных случаях приходится приспосабливать структуру под имеющиеся кадры. Это крайне нежелательно, хотя и происходит часто, в связи с чем задача подготовки (переподготовки) кадров становится более актуальной.

Таковы взаимосвязи проблем в процессе анализа организации управления. Правильный их учет позволит уверенно изучать систему управления с развитой структурой, сложной сетью коммуникаций и информационных потоков, документооборотом, необходимыми техническими средствами и т.д. Подробный анализ организации управления важен и для выбора правильного подхода к решению задач совершенствования управления.