Третий контакт

Когда до выступления остается четверть первоначального промежутка времени, я обычно высылаю специалисту по проведению собраний письмо следующего содержания:

«Скоро мы все соберемся вместе в (город, где состоится ме­роприятие). Я уже с нетерпением жду того момента, когда мне будет предоставлена возможность выступить перед членами ва­шей организации. С тех пор, как мы с вами заключили соглашение на предмет предстоящей презентации, прошло несколько меся­цев, и я хотел бы заверить вас, что сделаю все от меня зависящее, чтобы выполнить взятые на себя обязательства.

Принимая во внимание тот факт, что за этот период времени произошли определенные перемены как в мире вообще, так и в вашей сфере в частности, я хотел бы отметить, что буду рад внести определенные коррективы в свою презентацию — выделить неко­торые из рассматриваемых моментов либо включить дополнитель­ные вопросы — в случае, если в этом есть необходимость. Если у вас есть какие-либо вопросы ко мне, свяжитесь со мной по телефо­ну, факсу либо электронной почте — я всегда к вашим услугам.

Искренне ваш Джефф Дэвидсон»

В качестве третьего контакта также можно использовать телефонный звонок. Правда, вы можете не застать специалиста по проведению собра­ний на месте, и придется иметь дело с автоответчиком. Не беда: оставьте подробное сообщение, повторяющее содержание письма. В вашем голосе при этом должны читаться искренность, поддержка и профессионализм. Своевременно оставленные сообщения могут творить чудеса в плане ук­репления ваших позиций как оратора в глазах специалиста по проведению собраний.

То, что вы дадите понять специалисту, что можете проявить гибкость, будет содействовать успешному решению им организационных проблем. К примеру, если выяснится, что какой-то оратор не сможет выступить на пред­стоящем мероприятии, специалист по проведению собраний может задей­ствовать вас вместо него. Или, возможно, тот подход к освещению темы, который вы изначально хотели использовать, уже не отвечает требованиям организации, и вам следует внести определенные коррективы в презента­цию. Чем значительнее промежуток времени между заключением согла­шения о предоставлении услуг оратора и датой выступления, тем больше вероятность того, что специалист по проведению собраний ответит на ваше письмо (или оставленное на автоответчике сообщение) и предложит не­сколько подкорректировать материал презентации.

Поскольку специалисты по проведению собраний — люди очень заня­тые, у них, как правило, нет возможности оперативно поддерживать связь с вами. Вам же это не составит особого труда. Кпримеру, можно воспользо­ваться соответствующей компьютерной программой — заключив согла­шение с заказчиком, занесите в нее даты первого, второго и третьего кон­тактов. Составление и контроль выполнения графика контактов с организа­цией-заказчиком можно также поручить своим сотрудникам (если таковые, конечно, имеются).

I ПОЖИНАЕМ ПЛОДЫ

Результатом всей этой подготовительной работы станет приятный факт: по прибытии в пункт назначения вы обнаружите, что являетесь одним из

немногих ораторов, которых специалист по проведению собраний действи­тельно рад видеть. Я это знаю по своему опыту. Периодически поддерживая связь со специалистом по проведению собраний, вы тем самым способ­ствуете укреплению ваших взаимоотношений. Кампания по «поддержанию контакта» с заказчиком позволит вам убить двух зайцев: во-первых, заверить специалиста по проведению собраний в том, что вы не забываете о предстоящей презентации и серьезно к ней гото­витесь; во-вторых, повысить свои шансы на продолжение сотрудничества с организацией-заказчиком — при условии, что ваше выступление пройдет «на ура».

Планирование участия аудитории

ланирование позволит вам обеспечить желаемую степень участия слушателей в презентации. Эффективность любой методики, направленной на работу с аудиторией, всегда зависит от контекста — типа презентации, с которой вы выступаете; статуса ваших слушателей; времени, даты, схемы расположения мест и атмосферы в зале.