Разработать документ и систему его копирования по нескольким адресам (многоадресный документ) на базе имеющегося архивного шаблона

1.1.Сформировать основу документа для рассылки:

a) Активизировать новый документ.

· Подготовить к рассылке факс о заседании совета директоров вашей фирмы:

· Office ® Создать ® Шаблоны ® Установленные шаблоны ® Стандартный факс ® Создать

В окне появится шаблон стандартного факса:

· Записать содержательную часть факса на место, зарезервированное текстом «Факс», обратив особое внимание на стиль этого фрагмента документа.

· В качестве примера содержательной части факса использовать:

Пустая строка

(На этой строке будут установлены следующие поля: [Поле «Обращение» [Поле «Фамилия»] [Поля «Имя» «Отчество»]

Заседание совета директоров ОАО «Импульс» состоится февраля хххх года в административном здании ОАО Импульс. Начало заседания 12 час.

Основные вопросы:

Результаты финансовой деятельности ОАО за ххххх год,

Состояние рынка и тенденции его развития.

Кадровые вопросы.

Председатель Совета

· Заполнить «Примечание» (Например, при пометке значка «Требует ответа» записать «После ознакомления с «Приглашением», просим дать согласие на участие»).

· Записать текст в рабочий каталог под именем 4 _1_ФИО.

1.2. Рассылки ® в группа "Начать слияние" ® Начать слияние ® Пошаговый мастер слияния (в виде этапов 1 из 6).

1.3. На шаге 1 выбрать тип документа Письма и перейти на следующий шаг 2, где выбрать в качестве используемого документа Текущий документ.

1.4.Подготовить источник данных (список), состоящий из записей, разделенных на поля:

a) На третьем этапе в режиме Выбор получателей ® Создание списка ® Создать …

Обратите внимание, что при активной кнопке Использование списка через режим "Обзор" возможен поиск нужного списка в каталогах.

b) В раскрытом окне Новый список адресов будет предложен начальный шаблон с типовыми наименованиями полей.

c) С помощью меню кнопки Настройка столбцов удалить ненужные поля, добавить необходимые поля, расставить, если необходимо, поля в списке в соответствии с их упоминанием в полном тексте факса. Обязательно наличие полей «Фамилия», «Имя, «Отчество», «телефон».

d) Используя кнопку Создать запись заполнить источник данных, вписав данные о не мнее 5 адресатах (Переход к следующему адресату следует осуществить нажатием кнопки Создать запись). Сохранить список в своей папке с ассоциативным именем «Список совета».

e) Вызвать сохраненный список через кнопку Изменить список. Просмотреть таблицу данных для рассылки, используя в меню кнопки просмотра.

f) Сохранить в рабочей папке файл данных об участниках под именем «Список». Обратите внимание на активизацию кнопок вкладки Рассылки группы Составление документа и Вставка полей при подключении-активизации источника данных.

1.5.Вставить поля слияния в основной текст:

a) Перейти на четвертый этап работы Мастера слияния.

b) Вернуться на поле основного документа.

c) Перевести курсор и щелкнуть мышью на поле факса [Введите имя получателя], следующее за полем «Кому »:

d) Активизировать предложение Другие элементы и выбрать из списка подходящую строку, например, «Фамилия». Нажать кнопку Вставить,затем Закрыть.

e) Повторить операцию для остальных полей адресной части факса.

f) Перевести курсор на первую (пустую) строку факса. Установить поле «Обращение», записать пробел. Поле «Имя, отчество», пробел, поле «Фамилия».

g) Проверить как работает предложения "Блок адреса …" и "Строка приветствия … ".

1.6.Осуществить слияние (объединение) основного текста с готовым источником:

a) На пятом шаге осуществить просмотр писем-факсов, подготовленных для каждого получателя; при необходимости провести корректировку списка получателей, исключив лишних.

b) На шестом шаге провести слияние либо путем выдачи готовых документов на печать, либо в режиме "Изменить часть писем …" сформировать файл готовых документов, состоящий из набора всех подготовленных результатов или их части.

c) Проверить документы для рассылки, сформированные в этом файле.

1.7. Выполнить работы по вставке полей слияния в основной документ, просмотру документов и их слиянию в отдельный файл с использованием кнопок вкладки групп Составление документа и вставка полей, Просмотр результатов и Завершить, активизируемых при открытии списка. Обратить внимание на возможности выполнения всех действий, необходимых для слияния документов с использованием этих инструментов.

Сравнить эти два способа слияния документов.