Методична довідка

1. Застосування теорії систем до виробництва товарів (послуг). Теорія систем вперше застосована в технічних науках, а в організації та управлінні виробництвом - наприкінці 50-х років ХХ ст.

Системний підхід - це не є набір якихось принципів для менеджерів це спосіб мислення стосовно організації та управління. Для того, щоб усвідомити, як системний підхід допомагає менеджерові краще зрозуміти виробничу діяльність та ефективніше досягнути мети, дамо насамперед визначення, що таке система.

Система - це певна цілісність зумовленої сукупності взаємозалежних частин,кожна з яких унаслідок функціональної взаємодії робить свій внесок у характеристику цілого.

Усі фірми, організації, підприємства теж є системами, тобто, будь-яке виробництво є системою.

Виробниче підприємство - це складна динамічна система, елементи якої взаємодіють між собою в єдиному процесі, створюють корисний ефект і завдяки тому беруть участь у функціонуванні інших систем.

Елементи системи - це відносно відокремлені частини системи, які, не будучи системами даного типу, при їх безпосередній взаємодії створюють систему певного функціонального призначення.

До елементів виробничої системи належать робоча сила, предмети праці та засоби праці.

Сутність цілісності системи не зводиться до кількісної характеристики її складових частин, а визначається передусім реальними відносинами, взаємодією елементів, з яких вона створена.

Дехто може подумати, що до поняття системи входить різного роду сума частин і що її властивість згідно з принципом адитивності зводиться до простої суми властивостей її складових. Проте це ще не цілісна, а проста сумативна система, оскільки внаслідок взаємодії її частин тут згідно з принципом емерджентності ще не виникло цілком нових властивостей. Виробництво ж як цілісна динамічна система володіє новою (інтегрованою, системною) якістю, що не зводиться до суми властивостей її елементів (принцип неадитивності системи).

Прикладом може слугувати суттєва відмінність результату механічної суми сил окремих працівників від тієї суспільної сили, яка розвивається, коли багато рук одночасно бере участь у виконанні певного обсягу робіт. У даному разі новою якістю системної властивості є значно ефективніша і продуктивніша праця кооперованої групи людей, ніж праця окремих виробників, не об'єднаних у систему.

За своїми класифікаційними ознаками системи є закриті та відкриті.

Закрита система має жорсткі фіксовані межі, її дії відносно зовнішнього середовища незалежні. Прикладом такої системи може бути годинник, його взаємозалежні частини рухаються неперервно і дуже чітко. І поки годинник має джерело накопиченої енергії (заведений механізм чи батарейка), він функціонує незалежно від зовнішнього середовища.

Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Така система не є самозабезпеченою, вона залежить від енергії, інформації і матеріалів, які надходять ззовні. Для того, щоб продовжувати своє функціонування, вона повинна мати властивість пристосовуватися до змін зовнішнього середовища. Всі фірми, організації, підприємства є відкритими системами. Виживання будь-якого підприємства залежить від дії оточення.

Кожній системі притаманні певні функції, відповідно до яких вона характеризується:

· специфічною поведінкою;

· закономірностями розвитку;

· результатами;

· характеристиками місця і часу;

· обсягом, широтою, швидкістю, складом і спрямованістю зміни й розвитку

Для усіх виробничих динамічних систем характерна реалізація у них функцій оброблення, передавання, зберігання та управління інформаційними, енергетичними і технологічними процесами.

Функція системи характеризує прояв її властивостей у даній сукупності відносин і являє собою спосіб дії системи при взаємодії із зовнішнім середовищем. Функція системи є проявом її якісних властивостей у взаємодії з іншими об'єктами системного і несистемного порядку.

Зміна зовнішніх умов спричиняє зміну способу дії системи при її взаємодії із зовнішнім середовищем, тобто призводить до зміни функції системи. Функція є найбільш змінною, мобільнішою стороною системи. Консервативнішою до змін є структура системи. При зміні умов У певних межах структура системи може залишатися незмінною, що відбувається, коли можливо реалізувати функції системи існуючим способом.

Функція виробничих систем (сам процес діяльності) полягає у переробленні ресурсів для створення продукту (товарів, послуг). Відправним пунктом виробничого процесу виступають ресурси, які надходять із навколишнього середовища і дають імпульс функціонуванню системи. Продукт є результатом корисної праці, а отже, і відповідного кадрового, матеріального та організаційного забезпечення. Ресурси і час, витрачені на виробництво, суттєво зумовлюють ціну, що її платять за продукти людина чи суспільство. Продукт виробничої системи, як усякий продукт корисної діяльності, відрізняється певною (визначеною) споживчою вартістю, концентрує у собі відому кількість праці, має свої кількісні і якісні характеристики, вимірюється в абсолютних і відносних величинах.

Великі складові частини системи, такі як виробнича дільниця, цех, часто самі виступають системами. Вони можуть, в своєю чергою, складатися із дрібніших підсистем (бригада, робоче місце). Отже, підсистема - це сукупність взаємозв'язаних і взаємодіючих елементів, які реалізують певну групу функцій системи. Належність підсистеми до того чи іншого рівня системи зумовлює наявна сукупність визначених властивостей.

Для системи характерна не тільки наявність зв'язків між її складовими (певна організованість системи), а й нерозривна єдність із зовнішнім середовищем, у взаємодії з яким система виявляє свою цілісність. Кожну систему можна розглядати як підсистему (елемент) іншої системи вищого порядку (надсистеми), і одночасно елементи даної системи можуть виступати як системи нижчого порядку. Багаторівневість (ієрархічність) є характерною рисою складних систем. Окремі рівні системи реалізують певні функції, а цілісне функціонування системи є результатом взаємодії її елементів усіх ієрархічних рівнів.

Складність функціонування і розвитку системного об'єкта проявляється не тільки втому, що він складається з великої кількості елементів (багатьох підсистем), а й у тому, що у процесі формування структури складної системи усуваються деякі суперечності на окремих етапах створення і розвитку системи, а також на різних рівнях її функціонально-структурної організації.

Розуміння того, що підприємства є складними відкритими системами, в які входить кілька взаємозалежних підсистем, допомагає менеджерові позбутися однобічного діагностування проблем і прийняття коригувальних дій. Практично в інженерному менеджменті приділяється увага як технічній так і соціальній підсистемам.

Мало хто серйозно замислюється над впливом зовнішнього середовища на підприємство, тоді як зовнішні елементи можуть бути основними детермінантами успіху виробничої діяльності. Такий підхід менеджера до розв'язання соціально-виробничих проблем передусім не допоможе правильно визначити всі основні проблеми виробництва.

Тільки застосування теорії систем до управління виробництвом дасть можливість менеджерам побачити підприємство в єдності складових його частин, які нерозривно пов'язані із зовнішнім середовищем. ця теорія також допомагає інтегрувати внески всіх шкіл, які в різний час домінували в теорії і практиці управління виробничою діяльністю.

2. Ситуаційний підхід до виробництва. Теорія систем сама собою не пояснює, які ж елементи виробництва та їх взаємодія особливо важливі для того, щоб досягнути своїх цілей. Так, наприклад, для досягнення своєї мети кожне підприємство створює організаційні і виробничі структури. Але існує багато різних способів побудови структур. Кожного разу менеджер має визначити, яка структура або прийом управління найбільш відповідає даній ситуації. Мало того, оскільки ситуація може змінюватися, менеджер повинен вирішити, як необхідно відповідно поміняти структуру, щоб зберегти ефективність виробництва. Наочним прикладом такого процесу є реструктуризація підприємств. Якщо вона не буде зроблена правильно, ми не зможемо повністю оцінити порівняльні характеристики або пристосувати метод дії до ситуації. Якщо можна проаналізувати ситуацію, то це дасть змогу уникнути помилок від здогадок або методу проб і помилок для знаходження найбільш прийнятного розв'язання виробничих проблем.

Ситуаційний підхід пов'язує конкретні прийоми з конкретними ситуаціями для того, щоб забезпечити досягнення цілей виробничої системи найефективніше за існуючих обставин. Він концентрується на ситуаційних різницях між підприємствами і всередині самих підприємств.

Важливим елементом ситуаційного підходу є визначення основних ситуаційних змінних із наявної кількості всіх змінних, що впливають на виробничу систему. Буквально кожне попереднє рішення щодо виробничої діяльності і всього, що відбувається у зовнішньому оточенні виробництва, певним чином впливає на кожне подальше прийняття рішень менеджерами. Для практичних цілей менеджери можуть розглядати лише найвагоміші фактори для даної виробничої системи в даний час її діяльності, які найімовірніше можуть вплинути на її успіх. Нехтуючи тисячами незначних різниць між видами систем (переробна, будівельна, університет, банк тощо) і ситуаціями, ми скорочуємо кількість змінних до розумних меж без відчутної втрати точності.

Конкретний вибір менеджером змінних обмежується не більше, ніж десятьма факторами, які можна згрупувати за двома основними класами: внутрішні і зовнішні змінні.

Внутрішні змінні є характеристикою самої виробничої системи. До них належать цілі, ресурси, "горизонтальний" і "вертикальний" поділ праці тощо. Відмінність внутрішніх змінних різних виробничих систем відповідає завданням створення товарів чи послуг. ці змінні певною мірою контрольовані. Вони є результатом управлінських рішень, тобто відомо, що має робити підприємство, хто на цьому підприємстві має виконувати ту чи іншу роботу. Рішення, що їх приймає менеджер стосовно внутрішніх змінних, визначають, наскільки буде результативна, ефективна і продуктивна робота цього підприємства порівняно з іншими.

Наприклад, керівництво акціонерної компанії, що надає поштові послуги, має визначити основні ресурси. На перший погляд, такими ресурсами є конверти, пальне або техніка (машини й літаки). Але насправді значно суттєвішою для успіху цієї компанії є інформація про те, де перебувають тисячі бандеролей у даний момент часу і де вони повинні бути завтра (результат, необхідний клієнту).

У зовнішньому середовищі "виживає" той, хто має конкурентоспроможну продукцію (послугу): якість вища або на рівні світових досягнень, а ціна нижча відносно інших аналогів. Який хибний крок зробили наші підприємства: усі витрати намагаються "втиснути" в собівартість продукції і тим самим піднімають на неї ціни, а не займаються пошуком нових технологій, методів організації виробництва, щоб у даній ситуації здешевити продукт праці. Змінними факторами зовнішнього середовища, які суттєво впливають на діяльність виробничої системи, можна вважати постачальників (трудових ресурсів, матеріалів, капіталу), споживачів, конкурентів, державні органи, законодавчо-нормативні акти, науково-технічний прогрес, соціально-політичне становище. Зовнішнє середовище діє на підприємство, тому ці фактори необхідно ретельно вивчати і регулювати свою діяльність залежно від глибини їх дії та швидкості зміни впливу.

Слід зазначити необхідність інтегрованого підходу до врахування дії внутрішніх і зовнішніх змінних факторів. Вони настільки пов'язані між собою, що їх неможливо розглядати незалежно одне від одного. Як від кинутого каменя розходяться кола по всьому ставку, так і зміна будь-якого фактора спричиняє подальші зміни в нескінченному циклі.

Через процес організації керівники створюють і реалізують набір внутрішніх змінних. Процес управління є засобом, за допомогою якого враховуються фактори зовнішнього оточення та оцінюється успіх підприємницької діяльності. У процесі планування керівництво визначає, якими будуть цілі підприємства і як найкраще їх досягнути, спираючись на оцінку потреб і змісту факторів зовнішнього середовища.

Процес організації структуризує працю і формує підрозділи, виходячи з розміру підприємства, його цілей, технології і персоналу.

Одним із важливих наслідків динамічної взаємодії внутрішніх і зовнішніх факторів є те, що менеджер ніколи не зможе передбачити, котрий метод або спосіб, який би він не був досконалий і як добре б не спрацьовував, є апріорно правильним при вирішенні питання впливу окремої змінної. У будь-яких випадках необхідно бачити всі ситуації як єдине ціле, тобто успіх у складному динамічному процесі потребує інтегрованого підходу. Менеджери повинні вибрати ті методи, які найкраще відповідають меті підприємства, його характеристикам.

Щоб не бути декларативним, розглянемо значення ситуаційного підходу на прикладі виявлення залежності між стилем керівництва і рівнем продуктивності чи ефективності виробничої системи. Оскільки, крім поведінки керівника та його особистих якостей, існують інші фактори, які впливають на ефективність його діяльності, то можна стверджувати, що ефективність керівництва має ситуаційний характер. Різні ситуаційні моменти допомагають усвідомити необхідність гнучкого підходу до керівництва. Для того, щоб чітко оцінити ситуацію, керівник повинен добре знати здібності підлеглих і свої власні, а також суть, завдання, потреби, повноваження.

Менеджер, який вибрав певний стиль керівництва і чітко його дотримується, бо цей стиль добре зарекомендував себе в минулому, може виявитися нездатним приймати рішення в іншій ситуації на вищій посаді, де всі його безпосередні підлеглі зорієнтовані на досягнення мети. Аналогічна ситуація може виникнути, як це часто і відбувається, коли менеджер, переведений з підрозділу з високоструктурованими завданнями в підрозділ із неструктурованими, творчими завданнями. Тому керівники мають реагувати на різні ситуації, які потребують зміни в характері їх поведінки. Таке реагування має бути гнучким, що веде до зміни стилю керівництва.

Ми розглянули лише один приклад урахування ситуаційного підходу до зміни стилю керівництва для забезпечення ефективного функціонування виробничої системи. Аналогічно можна було б простежити вплив на ту ж ефективність виробничої діяльності інших змінних факторів внутрішнього і зовнішнього середовища системи: професійність кадрів, прогресивність технологій, агресивність споживачів, недобросовісність конкурентів тощо.

Фірми зуміють домогтися успіху й ефективно функціонувати в ринкових умовах господарювання протягом довгого періоду лише за умови, що у своїй діяльності вони керуватимуться тим, чого вимагає конкретна ситуація.

Отже, будь-яка виробнича система постійно перебуває під дією зовнішніх і внутрішніх змінних факторів, тому для забезпечення її ефективного функціонування менеджер повинен уміти чітко оцінювати наявні ситуації і приймати відповідні рішення.

3. Підприємство як самостійна виробнича система. В основу виробничої системи покладено два поняття: виріб і виробництво. Вони займають різне місце в системі: одне є результатом у вигляді продукту (товар, послуга), друге - діяльністю, спрямованою на його створення (процес).

Розглядаючи виробничі системи, необхідно пам’ятати про ще одну складову, яка значною мірою впливає на побудову та функціонування системи, - це зовнішнє середовище, в якому споживається продукт. Отже, на першому місці перебуває сам виріб, потім процес його створення і практичне використання результату споживачем.

Обгpунтовуючи з погляду системного і ситуаційного підходів уявлення про виробництво як складну динамічну відкриту систему, необхідно передусім чітко визначити об'єкт підприємницької діяльності - його межі, сутність, специфіку, побудову, функції. Визначення об'єкта дає змогу окреслити контур (межі) системи, структура якої характеризує її "анатомію", органи виконання дії, функція - саму дію. В наслідок взаємодії органів створюється цілісний організм, взаємодія якого з іншими системами визначає функціонування системи в конкретних ситуаціях, а виконувана системою корисна праця - ефект результативності її функціонування. У всіх цих рисах виражена сутність виробничої системи, складові частини, її діяльність, реальне існування і зміст цього існування.

Рис. 1. Спрощена модель підприємства як відкритої системи.

Модель - це форма подання реальності самостійної системи. Звичайна модель спрощує реальність або подає її абстрактно. Моделі полегшують розуміння складностей реальності, спрощують складні проблеми, скорочують кількість змінних.

З рис. 1 видно, що на вході підприємство отримує із зовнішнього середовища інформацію, енергію, капітал, людські та матеріальні ресурси. У процесі перероблення підприємство перетворює ці "входи" на товари або послуги, які є "виходами" виробничої системи в зовнішнє середовище. За ефективної. організації виробництва під час процесу перероблення створюється додаткова вартість "входів", унаслідок чого з'являються додаткові "виходи": прибуток, збільшення обсягу продажів, розширення сегмента ринку, задоволення інтересів працівників, реалізація соціальної політики тощо.

Виходячи із загальної теорії систем, можна побудувати досконалішу модель виробничої системи (рис. 2.).

Рис. 2. Статична модель виробничої системи.

З рис. 2. видно, що насамперед при створенні виробничої системи необхідно чітко визначити її межі, з'ясувати вплив зовнішнього середовища і сконцентрувати увагу на внутрішніх питаннях її побудови. Межі визначаються тими пунктами, де елементи зовнішньої системи (надсистеми) обмінюються енергією, інформацією і ресурсами з елементами всередині "нашої" системи.

Сучасне зовнішнє оточення виробничої системи і ті зміни, які відбуваються у ньому, все більше і більше стають джерелом проблем для сучасних керівників будь-яких форм господарювання. Отже, керівники будь-яких структурних формувань змушені зосереджувати увагу на швидкій зміні зовнішнього середовища (наприклад, нормативно-законодавчих актів) і його впливі на внутрішню побудову та діяльність виробництва.

Навіть якщо б зміни не були такі значні, то менеджерам усе одно довелося б враховувати зовнішнє середовище, тому що виробництво як відкрита система залежить від цього середовища в постачанні матеріальних ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів.

Визначення чіткої межі виробничої системи дає можливість чітко виокремити "свої" елементи та взаємозв'язки між ними, а також встановити стосунки із зовнішнім середовищем.

Постачання займається придбанням затратних ресурсних факторів [Q_і^j = кількість факторів, і - номер фактора], за відповідними цінами - [P_i^j = ціна фактора]. Функції постачання у різних організаціях неоднакові, їх прикладом може бути закупівля ресурсів, взаємовідносини з постачальниками, отримання товарів та контроль їх якості.

Як тільки ресурси надійшли на склад, особи, які відповідають за їх перероблення на товар чи послугу, концентрують свою увагу на кількості використаних ресурсів (Q_і^j), а не на їх вартості (P_i^j). У процесі перероблення ресурси змінюють свою форму і перетворюються на товари (Q_і^о). Q_і^о відрізняються від Q_і^j величиною доданої вартості перероблення.

Служби маркетингу і збуту визначають ціну кожного виду продукту P_i^о так, щоб повернути витрати та отримати прибуток, і відправляють її споживачам у зовнішнє середовище на виході із системи. Ціна продукту значною мірою залежить від того, як покупець оцінить вартість, додану у процесі перероблення ресурсів.

Звичайно, це доволі спрощений і загальний погляд на виробничу систему, бо існує багато типів систем, кожна з яких має унікальний набір функціональних характеристик: комбінація витрат; комбінація процесів перероблення; комбінація видів продуктів, навколишнє середовище тощо. Але будь-якій виробничій системі притаманні всі елементи, які подані на рис. 2. Крім того, і це є основним, кожна система використовує ресурси (Q_і^j), платить за них відповідну ціну (P_i^j),збуває товар чи послугу (Q_і^о) та отримує за неї виторг за відповідною ціною (P_i^о).

Таким чином, кожна виробнича система одержує із зовнішнього середовища необхідні ресурси за відповідну ціну, переробляє їх на продукти, які збуває і отримує виторг за відповідною ціною.