Структура функционально-технологического документа и порядок его оформления

5.1. Документ состоит из следующих разделов:

1) наименование;

2) вводная часть (общие положения);

3) основная часть;

4) приложения.

5.2. Наименование документа должно быть по возможности кратким и четко отражать его суть.

5.3. Вводная часть (общие положения) определяет:

1) область распространения (по технологическому процессу) документа;

2) сферу действия документа (по структурным подразделениям и по служебным обязанностям должностных лиц, действия которых регламентируются этим документом).

5.4. В основной части документа описываются регламентируемые процессы; основная часть документа состоит из:

1) глав;

2) разделов (как составных частей глав);

3) подразделов (как составных частей разделов).

Главы, разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, отделенными точками; уровень вложения - до четырех (например: 1.1.1.1).

5.5. Приложения к документу содержат оперативно изменяемые правила, справочные материалы, новые и уже утвержденные типовые формы документов. Если с документом разработана новая (неутвержденная) типовая форма, ответственный исполнитель включает в проект распоряжения отдельный пункт об утверждении временной типовой формы со ссылкой на Приложение к утвержденному документу.

5.5.1. Приложения выполняются следующим образом:

5.5.1.1. Если Приложением является типовая форма или иной документ, имеющий собственные реквизиты, то ответственный исполнитель:

1) для каждого такого Приложения в документе оформляет лист с указанием названия Приложения, его номера и количества страниц в Приложении. Для действующих типовых форм указываются реквизиты временной или постоянной типовой формы;

2) выполняет Приложение в отдельном файле;

3) для Приложений, содержащих две и более страниц, устанавливает собственную (для каждого!) нумерацию страниц;

4) распечатывает Приложения на принтере и вставляет их в документ уже на бумажном носителе каждое вслед за соответствующим листом с указанием названия Приложения.

5.5.1.2. Если Приложение не является типовой формой или иным документом, имеющим собственные реквизиты, то ответственный исполнитель:

1) для каждого такого Приложения в документе оформляет лист с указанием номера Приложения;

2) выполняет Приложение на этом листе, а если оно содержит две и более страниц - на последующих листах.

5.6. При выполнении документа рекомендуется придерживаться следующих требований.

Набор и печать документа должны осуществляться в текстовом процессоре Microsoft Word for Windows; при наборе текста следует руководствоваться следующими рекомендациями:

1) символы выполняются шрифтом Times New Roman, размер - 12;

2) абзац - выравнивание по правой и левой границам с отступом первой строки - 1 см (Justified, Indent: first 1 cm), если начало абзаца совпадает с началом нумеруемого подраздела, то отступ не делается;

3) заголовок должен быть выделен двумя отступами сверху и одним отступом снизу, отцентрирован и иметь следующие параметры:

а) всего документа Times New Roman, 20, Bold;

б) разделов документа Times New Roman, 14, Bold;

4) раздел должен быть выделен одним отступом сверху;

5) выделение в тесте осуществляется при помощи оформления необходимых мест "жирным" (Bold) или "курсивным" (Italic) начертанием; допускается их совместное использование; выделение текста подчеркиванием не разрешено;

6) поясняющий текст под изменяемыми местами (полями) выполняется в режиме: Times New Roman, 8, Italic.