Распределение информации

Проблема налаживания коммуникаций между подразделениями возникает в лю­бой фирме и нередко становится серьезным препятствием на пути достижения внутренней интеграции.⁶ Некоторые специалисты утверждают, что организацион­ная интеграция фирмы существует лишь в той мере, в какой удается обеспечить непрерывный обмен информацией между ее структурными единицами.

В компаниях с высокой информационной культурой возросший объем коммуни­каций способствует усилению информационного обмена, как это показано в рекламе фирмы Xerox. Организации с хорошо налаженными внутренними коммуникациями имеют меньше проблем с «синдромом непричастности». Это явление характерно для подразделений, стремящихся игнорировать любые коммуникации, иницииро­ванные другими структурными единицами фирмы.

Программа правильного распределения информации крайне важна, однако не все компании пытаются ее реализовать. Например, при слиянии Chemical Bank с Manufacturers Hanover менеджеры обеих организаций быстро выяснили, что их информационная культура имеет существенные различия.⁷ Chemical Bank распре­делял информацию между отделами и группами, тогда как в МН считалось, что каждая группа владеет собственной информацией и может не делиться ею ни с кем. Для согласования банковских операций высшее руководство разработало базовые принципы информационного управления, которые помогали менеджерам обоих банков обсуждать их стратегии и средства их реализации. Принципы информаци­онного менеджмента не были панацеей от всех проблем, однако они помогли уско­рить интеграцию обоих банков.

Другим примером, демонстрирующим важность распределения информации в новых организационных структурах, может служить история VeriFone Inc., между­народной компании, производящей оборудование для снятия денег с кредитных карточек покупателей в местах осуществления покупок.⁸ Эта компания не имеет центрального офиса, хотя официальным местом ее регистрации является штат Делавэр. При этом она получает более одной трети своих доходов из-за границы и имеет там более половины своего персонала. Поскольку компания осуществляет свою деятельность во всех частях света, то она работает круглые сутки, и офисы включаются в работу один за другим, по мере наступления нового дня. Проблема, которая не может быть быстро решена в течение дня в одной временной зоне, пере­адресуется сотрудникам, работающим в более ранней зоне, и таким образом компа­ния может заниматься ею в непрерывном режиме. Единственный способ, которым могут решаться подобные проблемы, требует активного использования электрон­ной почты и наличия развитых информационных систем. Все сотрудники, включая и тех, которые непрерывно находятся в командировках, постоянно поддерживают контакт друг с другом, с высшим руководством и имеют прямой доступ к информа­ционной системе компании.

Представление о том, что правильная организация потока информации крайне необходи­ма для эффективной работы любой фирмы, нашло отражение в данной рекламе компании Xerox

Искусственные перегородки между подразделениями фирмы возникают не только в ре­зультате специализации, но и вследствие существования неадекватной коммуникацион­ной системы, которая не позволяет специалистам свободно обмениваться рабочей инфор­мацией. В данной рекламе Lotus Development Corp показывается, каким образом эти перегородки могут быть разрушены с помощью электронных коммуникаций

Этот пример еще раз указывает на необходимость выявления различных типов информации и тех путей их распределения, которые способствуют осуществлению процесса интеграции. Чем эффективнее проводится подобная деятельность, тем успешнее может оказаться интеграционный процесс.