Цели использования архивных документов

Цели использования документов могут быть:

управленческие;

политические;

экономические;

научные;

культурно -просветительские;

социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполага­ет информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов воп­росов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов раз­вития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, ин­струкций, в том числе квалификационных справочников, дол­жностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству орга­низации и т.д.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идео­логии и политики правительства; для укрепления государствен­ности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях ре­жимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и измене­нии административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.

Использование архивных документов играет существенную роль в конотворческой деятельности.

Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадаст­ра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охра­не окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных пред­приятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

Использование архивных документов в экономических целях дос­таточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического разви­тия (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архи­вным документам;

при осуществлении проектных и опытно-конструкторских ра­бот (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязатель­но изучение архивных данных при проведении геологических изыс­каний и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструк­ции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сооб­щения, промышленных и жилых объектов;

при осуществлении научных и прикладных исследований (про­ведение патентной экспертизы);

для оптимизации производственных и технологических про­цессов (к архивным материалам обращаются в поисках утрачен­ных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяй­ствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).

Материалы муниципальных архивов содержат бесценные све­дения по истории городского и коммунального хозяйства, строи­тельства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализа­ции, озеленении, транспортной сети и др.

Использование архивных документов для реконструкции па­мятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.

Использование документов в научных целях предполагает прове­дение научных исследований по историческим источникам, хра­нящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представите­ли всех отраслей знания. Исследования проводят не только масти­тые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществ­ляется использование документов с научными целями, например: исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрас­ли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки выставки, альбома и т.д.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспо­зиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, ис­пользование документов в средствах массовой информации, пуб­ликацию документов и обзоров. Документы используются писате­лями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользова­телей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусст­воведы), работа которых невозможна без проектной документа­ции, планов и других источников.

Использование документов в социально-правовых целях предпола­гает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные ин­тересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспече­ния установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы.