Формы использования архивных документов

Формы использования архивных документов — это определен­ные информационные услуги, выполняемые архивами по каж­дому направлению использования. По каждой форме использо­вания, как правило, составляются определенные информаци­онные документы. Основными формами использования в архи­ве являются:

информационное обеспечение организаций, структурных под­разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение тематических запросов);

исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;

инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;

предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

выдача подлинных документов и дел во временное пользование;

публикация документов;

информационные мероприятия в научных и культурно-просве­тительских целях (выставки документов, использование докумен­тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий).

Формы использования в государственном и ведомственном ар­хиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федераль­ной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнооб­разнее. Однако технологии, например методика исполнения запро­сов, отличаются мало.

Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.

Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь­зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов, в том числе со­циально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государствен­ные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.

Запрос — это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологи­ческие рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.

Существуют следующие виды запросов:

тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта, например образования учреждения в таком-то году);

персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­росы:

о трудовом стаже;

размере заработной платы;

службе в вооруженных силах;

участии в Великой Отечественной войне 1941 —1945 гг. и других военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­граде и др.;

пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные работы в Германию в период Великой Отечественной войны;

работе в годы Великой Отечественной войны;

нахождении на излечении, состоянии здоровья;

награждении, присвоении званий;

образовании, учебе;

репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

рождении, смерти, браках и других актах гражданского состояния;

творческой деятельности и авторских правах;

имущественных и наследственных правах и др.;

консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел (МИД) РФ посольства зарубежных стран в России, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста Российской Федерации и другие ведомства и общественные организации.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов:

прием запроса и работа с заявителем;

поиск запрашиваемой информации;

составление и выдача заявителям ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить большое внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению запроса.

Наконец, если запрос относится к категории платных, следует в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например:

«Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной услугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить значительную сумму».

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др. Тематические запросы граждан, как правило, выполняются за плату.

Ведомственный архив также обязан предоставить информацию бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосредственно касается.

При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения.

Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие зап­росы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива.

Срок исполнения запроса, требующего обращения к докумен­там архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

Особое внимание следует уделять социально-правовым запро­сам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных ре­зультатах работы по поиску документов.

В приоритетном порядке исполняются запросы органов госу­дарственной власти, управления, суда и прокуратуры о получе­нии информации, необходимой для их деятельности.

Для повышения результативности поиска необходимо: во-пер­вых, совершенствовать систему архивных справочников по лич­ному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, под­вергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиями внутренней и внешней политики.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих ин­формационных документов:

архивной справки;

архивной копии;

архивной выписки;

информационного письма;

тематического перечня документов;

тематической подборки;

тематического обзора документов.

Архивная справка — документ, подготовленный и заверен­ный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (под­тверждающий или не подтверждающий) информацию об имею­щихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра).

Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом.

Архивная выписка — это фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготов­ленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам.

Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу.

При исполнении тематических запросов организаций и граж­дан в государственном архиве могут создаваться такие сложные информационные документы, требующие аналитико-синтетической переработки больших объемов документной информации, как тематические перечни документов, тематические подборки доку­ментов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов — систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поис­ковых данных.

Тематическая подборка документов — комплект копий доку­ментов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов — информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в раз­деле, посвященном научно-справочному аппарату.

Подготовка этих информационных документов очень трудо­емка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде пе­речня, подборки или обзора, как правило, происходит по ини­циативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к чис­лу платных услуг. Объем работы, вид информационного спра­вочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

В соответствии с законодательством помимо архивных спра­вок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть вы­даны подлинные документы из архивных дел. Для этого гражда­нину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением ко­торой является архив). Решение о выдаче подлинных докумен­тов осуществляется этими должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ. Так, граждане имеют пра­во на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близ­кого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа. реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материа­лов, дневников, рукописей и т.д. К сожалению, это очень обед­няет архивные фонды, так как сохранность выданных докумен­тов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архиви­стов. Поэтому выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы архива.

Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятель­ности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан такая форма использования архивных документов, как инициа­тивное информирование, осуществляется самим архивом без об­ращения потребителя. Выявление документов производится в рас­чете на потенциального потребителя информации. Второе отли­чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями информации при инициативном информировании являются ис­ключительно юридические лица: для государственного архива — органы государственной власти, управления и местного самоуп­равления, научные и общественные организации, зарубежные на­учные и культурные организации; для ведомственного архива — руководство организации, руководители структурных подразде­лений, а также другие организации, документы о деятельности которых отложились в архиве.

Работа по инициативному информированию ведется в соот­ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или катего­рий потребителей информации. Для этого следует изучить резуль­таты анализа интенсивности и эффективности использования до­кументов за предшествующие годы. При этом не стоит привязы­ваться к конкретным учреждениям: если администрация одного административного округа запросила подборку об истории дорож­ного строительства, возможно эта информация понадобится и другой администрации. Особое внимание следует обращать на те­матику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают.

Затем следует наметить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио­дики («Ведомости», «Информационные бюллетени...»), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и т.п. За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам уч­реждений и организаций. В ведомственном архиве используются планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.

Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы в план работы по инициативному информированию производит­ся уже после согласования с пользователем.

Затем осуществляется выявление документной информации, соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) информационным запросам потенциального потребителя.

В результате работы по инициативному информированию в го­сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­ляется информационное письмо (см. выше). От информационного письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что в нем указывается перечень информационных услуг архива с ука­занием их стоимости. В архиве также может быть составлен тема­тический перечень дел или документов, тематический обзор или тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоем­кость этой работы, все эти виды информационных документов целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользователем, получив его отклик на инициативное письмо архива.

Но главным результатом работы по инициативному информи­рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­каза на копирование информации, когда потенциальный потре­битель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим резуль­татом работы по инициативному информированию является по­вышение эффективности работы учреждения или организации за счет использования документной информации.

Таким образом, в современных условиях инициативное инфор­мирование осуществляется по согласованию с потребителем ин­формации, как правило, в целях реализации совместных проек­тов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных до­говоров на коммерческое использование документов и др. Если в государственном архиве создается маркетинговая служба, иници­ативное информирование возлагается на нее.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­доставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение — читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­вочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников орга­низации и других пользователей осуществляется либо в специаль­ном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива. В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место для исследователей.

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен­ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изу­чить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взи­маться за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, сроч­ность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте.

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­те архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­жденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:

все письма-направления и заявления данного пользователя;

анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

заказы на выдачу описей и дел;

заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­ственности.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и та­кая форма использования документов, как выдача подлинных доку­ментов и дел во временное пользование. Подлинные дела и доку­менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра­нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно, с шифрами) должны быть выданы.

Особое внимание следует обратить на обеспечение сохран­ности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во вре­менное пользование, в котором перечисляются шифры выда­ваемых дел, указывается срок возвращения документов и зак­репляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвра­щения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел ар­хивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив дол­жен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохран­ности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указан­ных в письме-запросе.

Публикация документов. Под публикацией архивных докумен­тов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикации до­кументов (табл. 7).

Таблица 7

Публикация готовится в несколько этапов:

выявление и отбор документов;

выбор и передача текста документа;

археографическое оформление документа и составление науч­но-справочного аппарата к публикации;

формирование макета публикации.

Методика работы по публикации документов основана на «Пра­вилах публикации исторических документов в СССР» (М., 1990).

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях. Формы использования документов в научных и куль­турно-просветительских целях очень многообразны:

организация выставок документов;

использование документов архива в средствах массовой инфор­мации;

организация:

вечеров-встреч с общественностью;

экскурсий в архивы;

презентаций, дней открытых дверей;

лекций и докладов;

устных журналов;

читательских конференций;

уроков для студентов и школьников.

Из перечисленных форм рассмотрим наиболее интересные — организация выставок документов и использование документов в электронных средствах массовой информации (СМИ), которые осуществляются на основе договора о сотрудничестве (коммер­ческом использовании документов архива).

Под выставкой документов понимают художественно оформ­ленную подборку документов, предназначенную для их публич­ной демонстрации. В отличие от выставки картин или произведе­ний декоративно-прикладного искусства, где объект экспониро­вания «говорит сам за себя», архивные документы требуют тща­тельно продуманной экспозиции, для того чтобы мир древних рукописей раскрылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося отечественной историей. По­этому архивисты, как правило, прибегают к помощи профессио­налов — музейных работников, художников-оформителей. Архив также может предоставлять свои документы на выставки, органи­зуемые музеями или другими учреждениями.

Выставки бывают постоянно действующие, временные, ста­ционарные, передвижные, межархивные, межрегиональные, все­российские, международные. В идеале каждый государственный архив должен иметь постоянно действующий выставочный зал. Так в 2000 г. в Москве открылся выставочный зал Росархива. Ведом­ственные архивы, как правило, готовят выставки временные, по­священные юбилею учреждения, отрасли, историческому собы­тию и др.

Подготовка даже небольшой краткосрочной (до 10 дней) вы­ставки документов — ответственное, трудоемкое, сложное и рискованное мероприятие. В данном случае речь идет как о ком­мерческом риске (квалифицированная подготовка выставки требует значительных вложений), так и о риске хищения или повреждения экспонируемых документов. И тем не менее, даже в тяжелые для архивной службы времена (Великая Отечествен­ная война, экономический кризис 1990-х гг.) выставочная ра­бота архивов не прекращалась. Ведь талантливо подготовленная выставка архивных документов дает возможность сотням людей ощутить сопричастность к былому, прикоснуться к самой исто­рии, оценить богатство документального наследия нашего на­рода и, значит, понять важность сохранения архивных доку­ментов.

Разработка тематико-экспозиционного плана выставки зача­стую требует напряженного труда всего коллектива архива. По­этому план может существовать в нескольких версиях — сначала в предварительном, а затем в уточненном варианте. Очень важно включать документы в план не на основании описей, а на осно­вании просмотра документов. Для успеха выставки также важно, чтобы документы не только несли в себе ценную информацию, но и были внешне выразительны, «смотрелись» на витрине. По­этому почти всегда экспонирование архивных документов соче­тается с экспонированием музейных предметов эпохи. Опыт му­зеев показывает, что наибольшим интересом у посетителей пользуются выставки, показывающие ход истории глазами от­дельного человека, через мир личности, семьи. Письма, семей­ные фотографии и фотоальбомы, продовольственные карточки, визитки, записные книжки, ученические тетрадки, открытки, дневники — все это обладает зачастую большей силой эмоцио­нального воздействия, чем тисненый бархат почетных грамот, дипломов и документы из делопроизводства государственных учреждений.

Использование документов архива в СМИ — ответственная, но чрезвычайно увлекательная работа. Ведь средства массовой инфор­мации дают исключительную возможность донести сведения о несметных документальных богатствах архива до многомиллион­ной аудитории зрителей (читателей, слушателей), оказать влия­ние на отношение общества к памятникам культуры. Именно кон­сультация архивиста, хорошо знающего состав фондов, имеюще­го свое видение источника, не скованное рамками научной кон­цепции, дает интересное направление мысли режиссера, сценариста, писателя.

Формы использования архивных документов в средствах мас­совой информации разнообразны (табл. 8).

Таблица 8

В архиве учреждения использование документов в СМИ (теле­радиопередачи, подборки документов, статьи), как правило, при­урочены к юбилею ведомства или учреждения. Для подготовки праз­дничного мероприятия привлекается и государственный архив, хранящий фонд учреждения.

Date: 2015-09-25; view: 2482; Нарушение авторских прав