Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фон­да — это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения — основные биографи­ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис­тик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досо­ветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1.Фонды досоветского периода.

2.Фонды советских, современных учреждений, организаций предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагать­ся по следующей схеме:

высшие и местные органы государственного управления;

органы административно-полицейского управления и подчи­ненные им учреждения и организации;

органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и пред­приятия;

культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

органы суда и прокуратуры;

органы сословно-городского и земского самоуправления;

учреждения религиозного культа; общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов мо­гут располагаться по такой схеме:

высшие и местные органы государственного управления;

органы народного и государственного контроля;

органы управления промышленностью, сельским хозяйство и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас­лям или характеру производственной деятельности. В пределах под­разделов характеристики могут объединяться по признаку ведом­ственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т. д.

При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп­повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв­шие друг друга организации с родственными функциями, назва­нием может служить перечисление в хронологической последова­тельности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фон­да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха­рактеристике его документной информации. Максимально пол­ный охват содержания документов фонда без лишней детализа­ции возможен при четко намеченных пределах описания, завися­щих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основ­ные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, анно­тация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда — обязательный элемент характеристи­ки, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2)название фондообразователя, его функции в государствен­ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;

3)масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­ло, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые све­дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде­ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова­ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определен­ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис­тикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к доку­ментам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, пери­ода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан­нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю­чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации: «документы сохранились не полнос­тью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в об­щую историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей называются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про­фессия, род служебной и общественной деятельности. В истори­ческой справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из доку­ментов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной дея­тельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место на­хождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание соста­ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географичес­кие (административно-территориальные) границы.

К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рам­ками аннотации остается информация о целом ряде таких же до­кументов, ведет к искажению и потере информации, к дезориен­тации потребителя информации в вопросе о действительном со­держании документов фонда.

Большое значение для повышения информативности путеводи­теля имеет принцип группировки информации о содержании доку­ментов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информа­ции о содержании документов фонда в аннотации позволяет пока­зать состав и содержание документов фонда в закономерной логи­ческой последовательности, вскрыть исторические связи докумен­тов данного комплекса, что повышает возможность восприятия та­кой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.

Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематичес­кой, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.

Для фондов, содержащих многоаспектную документную ин­формацию со значительным объемом документов, систематиза­ция которых в фонде проведена по структуре, возможно построе­ние аннотации по структурным делениям. Этот принцип располо­жения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри струк­турных групп информация в аннотации группируется по темати­ческому или номинальному признаку.

Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представ­ление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообраз­но применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и раз­новидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка ин­формации применяется, в частности, при аннотировании узкоот­раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

Выбор этого признака может быть продиктован также особенно­стью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.

Таким образом, если при тематическом построении аннота­ции тематические группы или вопросы размещаются в историчес­кой или логической последовательности, то в пределах темы или вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематические рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тема­тические рубрики крупные, внутри них может быть проведена по­следующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название те­матических рубрик определяется содержанием самих документов

Сущность построения аннотации по производственно-отраслевой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу груп­пировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фон­дов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов.

В такой аннотации вначале указываются материалы о деятель­ности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относя­щиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при производственно-отраслевой схеме информация стро­ится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, ис­ходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по фи­нансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведе­нию их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по об­щим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номиналь­ному признаку.

Методика описания документов, сведения о которых включа­ются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи информации.

При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно).

При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности документов и указания в определенных случаях автора обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация.

Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упомина­емых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплек­сы документов или отдельные документы в том случае, если ма­териалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеют­ся за все годы, указанные в крайних датах фонда.

Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы.

В характеристику фонда может включаться библиографи­ческий список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается опи­сание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (груп­пы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и край­ние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке рас­полагаются в соответствии с общей схемой построения путеводи­теля.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со­став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер­сональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изда­ний может быть дана в предисловии к путеводителю.

Date: 2015-09-25; view: 2187; Нарушение авторских прав