Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисло­вие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформ­ление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это — информация общего харак­тера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, под­разделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информа­ционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описа­ния комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История ар­хива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относя­щихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, биб­лиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесооб­разно оговорить их наличие в составе архива.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп мате­риалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спра­вочного аппарата и приложений.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит о назначения (для широкой информации или целевого информи­рования) и формы издания (архивный справочник или научно популярное издание). Для многотомных изданий составляется спра­вочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдель­ных томов.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.