Дополнительные справочники системы НСА

В архиве могут создаваться дополнительные справочники сис­темы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни доку­ментов и дел, аннотированные реестры описей.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­ных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические. Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые. По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).

Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям од­ного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофиль­ный, имеет сложную структуру и большое количество описей.

Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных кар­тотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архив­ный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распростра­ненные виды картотек — картотеки документов по личному со­ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др.

Тематические перечни документов и дел создаются при подго­товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль­шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фон­дам, к которым составлено много описей. В аннотированных рее­страх приводятся крайние даты каждой описи, дается характери­стика состава и краткого содержания документов каждой описи.