Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­сами в порядке расположения букв и цифр, например:

Г0 Суд. Прокуратура.

Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ми общества.

Г1 20 Паспортная система.

Г1 25 Пожарная охрана.

Г1 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному прин­ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­ке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления каталоге или в другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема­тические картотеки по документам фондов, картотеки по лично­му составу на документы наиболее информативных и часто ис­пользуемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связа­ны с системой каталогов путем отсылок.