Описание документной информации на каталожных карточках

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­ние вторичной документной информации на каталожной карточ­ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­бытия);

информационные (содержание документов);

поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

внешние (язык документа и способ воспроизведения);

контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­ления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поис­ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­ния индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь опи­сывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­знак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания информационных сведений явля­ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фон­да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­зывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­полняется только в том случае, когда документ написан на дру­гом языке, нежели основной массив документов данного архив­ного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).