Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­гие основные документы учреждения-фондообразователя;

руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­но относящиеся к учреждению-фондообразователю;

документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

копии предложений, проектов постановлений, актов провер­ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

подокументного;

поединичного;

группового.

При подокументном описании на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­са, события, места и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­тов описания (по возрастающей):

часть документа;

документ;

группа документов;

дело;

группа дел.