Подготовка к переговорам

Многие предприниматели считают лишним специально готовиться к деловым встречам и переговорам, надеясь на свои опыт и интуицию. Но это по меньшей мере несе­рьезно.

Подготовка к переговорам включает два основных на­правления работы: решение организационных вопросов и проработка основного процесса переговоров.

К организационным вопросам относятся: составление программы приема иностранных партнеров; формирова­ние группы (делегации) участников переговоров; опреде­ление места и времени переговорен, составление повестки дня каждого заседания; согласование с заинтересован­ными организациями и ведомствами касающихся их во­просов и т. д.

Программа приема иностранных партнеров требует наибольших затрат сил и времени принимающей сторо­ны. Основными элементами программы являются: поря­док встречи иностранцев; персональный состав встречающих; участие представителей иностранных учреждений, аккредитованных в стране; участие представителей прес­сы, радио и телевидения; преподнесение цветов: при­ветственные речи: размещение в гостинице; деловая часть программы (встречи, беседы, переговоры); приемы, зав­траки, обеды и др.; посещение промышленных и других объектов; культурные мероприятия; поездки по стране; окончательные проводы.

Организационное решение этих вопросов следует поручить наиболее ответственным и серьезным сотрудниками.

Подготовка к основному процессу переговоров включает: анализ проблемы и интересов участников перегово­ров в ее разрешении; формирование общего подхода к переговорам и собственной позиции на них; определе­ние возможных вариантов результатов переговоров.

Анализ проблемы заключается в поиске путей ее ре­шения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнером. В процессе анализа продумываются возможные альтерна­тивы решения проблемы.

При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон, и прежде всего — для чего нужно вести переговоры. Возможно, покупка (продажа) конкретного товара хотя в общем и важна, на сегодняшний день еще нижнее установление долговременных партнерских отношений. На основе интересов участников переговорам сформируются общий подход к переговорам и собственная позиция на них.

Хорошая подготовка к переговорам предполагает предварительное рассмотрение с максимально возможного числа вариантов решений. Все варианты ранжируются в зависимости от степени их приемлемости. Это не озна­чает, что при изменении каких-то условий варианты оста­нутся на тех же позициях. Нужно быть готовым ко вся­ким неожиданностям.

Специалисты рекомендуют в ходе подготовки к переговорам постараться осмыслить ответы на следующие во­просы:

Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?

Как отнесется к просьбе о встрече мой собеседник?

Готов ли к обсуждению предполагаемой темы мой со­беседник?

Уверен ли я в благополучном для меня исходе разговора? Уверен ли в том мой собеседник?

Что я хочу уяснить для себя?

Какой исход устроит (или не устроит) меня, его, обоих?

Какие приемы воздействия на собеседника я исполь­зую в разговоре?

Какие вопросы я буду задавать?

Какие вопросы может мне задать собеседник?

Как я буду себя нести, если мой собеседник:

— во всем согласится со мной?

— решительно возразит, перейдет на повышен­ный тон?

— не отреагирует на мои доводы?

— проявит недоверие к моим словам, мыслям?

— попытается скрыть свое недоверие? Для того чтобы быть психологически готовым к быстрой и спокойной реакции на случай непредвиденных обстоятельств, а главное —чтобы в круг переговоров бы­ли вовлечены все вопросы партнерства, необходимо составить план их содержания.

Сначала в план включаются главные идеи, мысли, фра­зы. Затем в нем выделяют такие элементы, как обраще­ние к партнерам, коммерческие намерения, аргумента­цию своей позиции, приемы нейтрализации возможных замечаний, варианты решений, подведение итогов бе­седы.

По завершении работы над планом целесообразно «проиграть» беседу с воображаемым партнером (его мо­гут заменить в игре наши коллеги), в ходе чего можно внести коррективы, обнаружить, какие-то нюансы, сло­вом, хорошо подготовиться к беседе.

Подготовительная работа включает и заблаговремен­ную подготовку документов к переговорам. К их числу относятся заявления, проекты различных соглашений,

протоколов, договоров, резолюций, контактов. При под­готовке этих материалов необходимо уделить особое внимание отточенности формулировок, аргументированности предложений.

Неотъемлемой частью подготовительной работы к пе­реговорам является составление досье по различным во­просам, которою намечено рассмотреть на переговорах. Досье включает, как правило, официальные справки и до­кументы о партнере, вырезки из газет и другие матери­алы, содержащие сведения о партере. На основе матери­алов досье готовятся тексты выступлений, различные справки, документы и т. д. От качества, подготовленных досье во многом зависит эффективность работы и ходе переговоров.

И, наконец, очень важно в процессе подготовительной работы продумать и изучить до мелочей, в деталях кон­кретный объект предстоящего договора, условия его выполнения, цели и средства.

«ЗНАЮ КАК, ЗНАЮ ЧТО»

Необходимо запомнить истину: первый контакт мо­жет стать последним, если положиться на «авось» и по­надеяться на то, что искушённые в бизнесе иностранцы сами возьмут на себя проработку всех деталей, как только услышат «потрясающую идею» совместного предпринима­тельства или торговой сделки. Слишком большое число наших бизнесменов начинают переговоры с того, что де­лают предложение вроде построить самую современную в Москве автоматизированную прачечную для обслужива­ния зарубежных: представительств за валюту» или «про­дать на Запад партию очень полезного для здоровья и аб­солютно натурального варенья из уральской черники». Однако переговоры заходят в тупик, как только иностран­ный бизнесмен делает то, что, по его мнению, элементар­но, то есть интересуется техническими подробностями, спрашивает, какие примерно объемы грязного белья должна будет обрабатывать прачечная или попросит данные о количестве сахара в черничном паренье и т. д.

Бизнесмены — народ деловой. Для них время — деньги. И это обязательно надо учитывать. Но вот ситуация. Американский бизнесмен спрашивает у советского: «Можете ли вы поставить мне партию королевских крабов? Если да, то сколько, когда, по какой цене?» А в ответ слы­шит: «Моя организация может очень многое». И далее следует лекция о проблемах перехода к рынку в стране, налоговых льготах его компании, валютной политике правительства и т.д. Неудивительно, что интерес американ­ца к сделке падает на глазах.

Необходимо тщательно подготовиться к беседе. Сле­дует не просто отвечать на вопросы партнера, а с полным знанием технических деталей описать все конкретные ас­пекты намечаемого предприятия. Лучше всего идти на встречу с подготовленным проспектом или папкой со справочными материалами на языке партнера, чтобы он мог поработать над ними.

Особое внимание следует уделить изучению юридиче­ских аспектов предстоящей сделки — законодательству и подзаконным актам о совместных предприятиях и экспортно-импортных сделках, соответствующим реше­ниям региональных властей и т.д. Иностранных партне­ров часто интересуют детали, которые у нас просто игнорируются, например, качество дорожного покрытия в районе создания совместного предприятия, экологиче­ская обстановка и др.

Бывает, что иностранцы не слишком вникают в детали или, напротив, охотно берут на себя их проработку. При этом не исключено, что вы можете напороться на легкомысленных, склонных к авантюрам, дельцов, решивших воспользоваться российской неразберихой, чтобы сорвать куш и быстро убраться. Или, наоборот, попался партнер, который заранее осе просчитал и намерен использовать неискушенных советских компаньонов лишь для прикры­тия операции, призванной принести ему крупную одно­стороннюю выгоду. Кстати, это приносит не только материальные потери, но и потери престижа: в деловом мире привлечение сомнительного партнера бросает тень на са­му фирму.

Не надо забывать еще одну простую истину: благотво­рительность в большом почете за границей, однако ее не путают с бизнесом. Никто не будет делать скидок только ради того, чтобы помочь становлению свободной рыноч­ной экономики в России. И если даются какие-либо аван­сы от иностранного партнера, то надо четко представлять себе, за что они даются, с какой целью и чем за все это расплачиваться.

Очень важно, чтобы в переговорах с нашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов. Типичная ошибка, многих отечественных начинаний заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только ру­ководители, привыкшие к общим решениям и общим до­говоренностям.

Несколько лет назад советская сторона предложила Японии интересную идею —создание совместных пред­приятии с широким привлечением мелкого и среднего бизнеса. Прибывшая из Токио делегация во главе с предсе­дателем Торгово-промышленной палаты твердила о ко­лоссальных перспективах, открывавшихся в связи с согла­сием Москвы допустить иностранный капитал к созданию смешанных фирм. Когда же японцы стали задавать кон­кретные вопросы, во всей делегации не нашлось человека, способного предоставить, четкую информацию. Дело отложили, и оно застопорилось, что нанесло немалый ущерб нашему деловому престижу.

Чтобы успешно нести переговоры, надо еще перед первой встречей собрать всю возможную информацию о фирме, с которой решено иметь дело (когда и кем были основана, в каких странах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положении, объеме операции и т. д.). Поскольку личностные момен­ты играют очень важную роль в достижении взаимного доверни, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит нести переговоры, где родились, какие университеты закончили, основные вехи карьеры, состав семьи, хобби и т. д. Для начала чадо раздобыть проспекты той пли иной компании или получить по фа­ксу информационную справку.

И если в беседе с представителем фирмы — предпола­гаемого партнера вы проявите осведомленность в делах его фирмы, это, как правило, производит благоприятное

впечатление. Особенно это важно при контактах с япон­скими, южно корейскими, тайваньскими и сингапурскими бизнесменами, которые ценят основательность и стремление к более тесным, доверительным личным отноше­ниям.

Например, на японского предпринимателя произведет сильное впечатление к месту сказанная фраза о том, что выпускники университета, где он учился, всегда отлича­ются успехом в делах. Но для этого мы должны заранее узнать, какой университет закончил ваш собеседник.

Еще более эффективно действует на партнеров предварительное изучение особенностей предполагаемого предмета переговоров. Так, наши организации, занимающиеся продажей охотничьих туров иностранцам, не мо­гут гарантировать хорошего состояния охотничьих хо­зяйств и высокого уровня обслуживания в них. Между тем одна из особенностей этого бизнеса состоит в том, что просчеты организаторов охотничьих туров легко ста­новятся достоянием гласности за рубежом. Фирмы на За­паде и Востоке, как правило, знают друг друга. Знают друг друга и многие охотники. Среди них немало членов престижного и уважаемого Международного Сафари клу­ба. Недовольный клиент может обратиться к президенту этого клуба с письмом, где опишет свои злоключения в России, Секретариат разошлет жалобу по всем фили­алам во многих странах. Вряд ли после этого кто-либо воспользуется услугами разорившейся фирмы.

Сотрудники «охотничьих» организаций собрали на­блюдения о пристрастии гостей. Так, французы и ита­льянцы любят сам процесс стрельбы. Немцы, австрийцы, скандинавы и американцы предпочитают охоту ради тро­феев — сибирского козерога, марала, изюбра, лося. Мно­гие жаждут рыбалки на тайменя, охоты на глухаря. Объ­екты этих пристрастий и стараются обеспечить иностран­цам вначале на переговорах, а затем при реализации усло­вий договоров.