Business Etiquette. Телефонные разговоры, будь-то общение между сотрудни­ками различных отделов или же общение с деловыми парт­нерами из других городов или стран

Телефонные разговоры, будь-то общение между сотрудни­ками различных отделов или же общение с деловыми парт­нерами из других городов или стран, составляют неотъемлемую часть жизни современного офиса. Если Вы хотите достичь успеха в бизнесе, то Вам необходимо овладеть искусством ведения телефонных разговоров и помнить их основные пра­вила.

В офисе раздался звонок. Сотрудник учреждения, в обя­занности которого входит отвечать на входящие звонки (как правило, это секретарь, референт или офис-менеджер), снимая трубку, здоровается, называет учреждение и предлагает зво­нящему свою помощь. Вежливо, кратко и сдержанно отвечает на вопросы. Выражение бурных эмоций как удовольствия, так и огорчения здесь не уместно.

Если Вы звоните caми, то не стоит начинать^- разговор с выяснения того, с кем именно Вы разговариваете. После приветствия "Здравствуйте" или "добрый день", представьтесь и пригласите к телефону необходимого Вам человека или обратитесь с просьбой. Если Вы не знаете фамилию и имя того, с кем Вы хотели бы поговорить, то можно назвать должность и сразу же спросить, как зовут этого человека. Тогда Вам легче будет общаться с незнакомым собеседником.

Если Вы звоните в какую-нибудь фирму не конкретному человеку, а.с целью получения необходимой информации, то сразу объясните тому, кто поднял трубку, что Вы хотите узнать, поинтересовавшись также и тем, кто из работников фирмы '!может располагать подобной информацией. После окончания разговора обязательно попрощайтесь, но не забывайте, что звоните по делу и в рабочее время, поэтому не уместно, заканчивая разговор, желать малознакомым людям здоровья, успехов, удачи. Просто попрощайтесь, поблагодарив за раз­говор.

Помните, что в деловом разговоре ценится краткость и содержательность. Звоня кому-то в рабочее время, Вы вторгаетесь в рабочий процесс и не знаете, чем конкретно в эту минуту занят Ваш собеседник, поэтому будьте кратки.

Если звонят Вам, а у Вас деловые переговоры, которые

нельзя прервать, спросите у собеседника, сможет ли он пе­резвонить через 10, 20 или 30 минут, или перезвоните ему

сами по окончании переговоров.

Лица, присутствующие при телефонных разговорах, осо­бенно частных, обязаны в дальнейшем никак не проявлять своей осведомленности. Личных разговоров по служебному телефону лучше не вести. Если Вам все же позвонили на работу не по служебному вопросу, лучше, извинившись, пред­ложить звонящему обсудить проблему или решить вопрос позже.