Форматирование в MS Excel

основные элементы форматирования ячеек

Оформление ячеек таблицы (формат ячеек):

Изменение ширины столбца осуществляется буксировкой правой грани обозначения столбца. В этом случае двунаправленная стрелка должна быть перечеркнута двойной чертой.

При выделении группы столбцов буксировка правой грани правого столбца изменяет ширину всех столбцов. Аналогично можно изменить высоту строки (строк). И даже спрятать строку.

Большинство действий выполняются в режиме форматирования - меню «Формат», пункт «Ячейки» или из контекстного меню [2].

Основной функцией является формат «Число» - вид представления данных. Можно установить «Общий» вид и тогда поле в ячейке сможет иметь и числовой и текстовый формат. Остальные форматы выбираются и присваиваются при мере необходимости. В формате «Число» для случая с отрицательными числами можно выбрать формат для таких чисел (например, со знаком минус слева и красным цветом). Это удобно при расчетах, где отрицательные числа желательно выделить.

Если отметить флажок на поле «Разделитель разрядов», то тысячи будут разделяться пробелами [1].

Если в поле после изменения формата появляются решетки, не пугайтесь! Значит, нужно расширить столбец, так как отформатированные данные реагируют на размеры ячеек!

В формате «Дата» для работы лучше выбирать краткий формат даты с числами. А при выводе на печать использовать более подробные варианты с расшифровкой названий месяцев и т.д.

Перенос текста осуществляется в окне «Выравнивание» - установить флажок на команде «Переносить по словам». Слово автоматически перенесется, если оно не помещается в ячейку. При этом строка или столбец расширится. Слово можно отредактировать с помощью символа «-», если нам не нравится автоматический перенос [2].

Здесь же можно изменить пространственную ориентацию текста (например, расположить его вертикально).

Вкладка «Шрифт» - помимо возможностей, представляемых кнопками панелей инструментов, существуют дополнительные возможности по Подчеркиванию текста.

Вкладка «Рамка» - к каждой стороне рамки можно подобрать тип линии и цвет. Сначала нужно выбрать вариант рамки (вокруг и т.д.).

Вкладка «Защита» - можно защитить выбранные ячейки от редактирования. Но необходимо защитить весь лист. Пароль вводить не обязательно [2].

Копирование формата данных осуществляется с главной панели инструментов - кнопка «Метелка».

Объединение ячеек:

Необходимо выделить ячейки, которые хотите объединить, и нажать кнопку в виде буквы «а» со стрелками по бокам. Ячейки будут объединены, а текст выставлен по центру общей ячейки

Объединение всех ячеек в столбце или строке производится через меню «Формат», пункт «Ячейки», флажок «Объединение».

Чтобы снять объединение: меню «Формат», пункт «Ячейки». Снять флажок «Объединение».

Ввод формул:

Каждая формула должна начинаться со знака «=».

Формула может содержать: числа, знаки арифметических операций, скобки, адреса ячеек, функции

При нажатии кнопки <Enter> в ячейке и правильном оформлении формулы Вы увидите результат вычислений, а формула остается видимой при наличии курсора мыши в этой ячейке.

При наличии нескольких математических операций в одной формуле, Excel выполняет каждую операцию в порядке слева направо, руководствуясь приоритетом операций, принятым в математике. Пробелы в формуле применять нельзя.

В адресах ячеек используются только латинские буквы.

Чтобы поместить в формулу адрес ячейки, нужно по ней щелкнуть кнопкой мыши

Чтобы ввести диапазон ячеек, нужно отбуксировать курсор мыши по диагонали. Необходимо обращать внимание на сообщения об ошибках в циклических ссылках (расчеты с блоками данных).

При вводе текстовых значений, их нужно заключать в кавычки (“ ”).

назначение и правила использования режима предварительного просмотра

Используя режим предварительного просмотра, можно увидеть страницы документа целиком – одну, две или несколько сразу. Это позволит внести в документ окончательные изменения. Страницы отображаются так, как будут выведены на печать.

Если в окне база данных (database) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени существующего отчета, то на экране появится отчет в режиме предварительного просмотра.

В режиме предварительного просмотра можно выполнить следующие действия при помощи соответствующей панели инструментов:

* Печатать документ в соответствии с опциями, установленными в окне диалога Печать.

* Осуществлять переключение между режимами увеличение/уменьшение (курсор мыши имеет форму увеличительного стекла) и редактирования (стандартная форма курсора).

* Осуществлять просмотр одиночных страниц документа.

* Осуществлять просмотр нескольких страниц документа одновременно.

* Изменить масштаб отображения документа на экране.

* Отобразить/спрятать горизонтальную и вертикальную линейки

* Сжать документ. Целесообразно использовать в том случае, если последняя страница содержит небольшой объем текста.

* Максимально увеличить область, предназначенную для просмотра документа за счет удаления с экрана панелей и других элементов.

* Осуществить выход из режима предварительного просмотра

Чтобы вывести документ на экран в режиме предварительного просмотра, необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть документ, который нужно просмотреть.

2. Выполнить команду Файл –> Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

3. Просмотреть одновременно несколько страниц документа на экране. Для этого нажать кнопку Несколько страниц на панели инструментов Предварительный просмотр.

4. Чтобы вернуться к просмотру отдельных страниц документа, нажать кнопку Одна страница.

Находясь в режиме предварительного просмотра, можно осуществить печать документа. Для этого надо нажать кнопку Печать на панели инструментов Предварительный просмотр.

Для завершения работы в окне предварительного просмотра нажать кнопку Закрыть.