Автосредства форматирования в MS Word

понятие стилей, шаблонов и мастеров

Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу оформления и изменения вида документа, обеспечивают согласованность представления отдельных частей документа или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования.

Мастер- это средство Word, программа, позволяющая в форме диалога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой инфор-мацией, например календарь, газетный лист, ежедневник и др.

Шаблоном называют специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа.

Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными. В шаблон можно занести (предварительно) текст, графику, стиль и др. В Word имеются шаблоны деловых писем, служебных записок, отчетов и др.

Шаблон как понятие включает в себя ряд элементов:

· текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;

· стили;

· элементы автотекста;

· макрокоманды;

· панели инструментов;

· набор меню и "горячих клавиш".

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений. Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Стиль имеет имя, задавая которое пользователь задает определенный набор параметров форматирования, собранных вместе.

правила их использования

Не обязательно основывать документ на шаблоне Новый документ. Вместо этого можно воспользоваться специальными шаблонами Word. Эти шаблоны значительно упрощают создание документов различных типов, от записок до газет. Шаблоны содержат специальные текст и атрибуты документа; таким образом, внешний вид и макет документа уже заранее определены параметрами шаблона. Сюда относятся поля, шрифты, графические изображения и другие атрибуты. Для того чтобы создать документ на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:

Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.

Это совокупность атрибутов форматирования, которая сохраняется под определенным именем. Можно созда-вать стили для текста: стили знаков (определенный размер шрифта, полужирное или курсивное начертание и т.д.), стили абзацев (сведения о выравнивании, отступах и межстрочных интервалах). Просмотреть или создать стиль можно, выбрав команду Формат > Стили и форматирование (или на кнопке Стили и форматирование панели инструментов Форматирование). При использовании стилей для форматирования знаков текста или абзацев в документе можно в любом момент изменить атрибуты, сохраненные в стиле, и эти изменения немедлен-но применяются ко всему тексту в документе. Это позволяет очень быстро изменить внешний вид текста всего документа. (Примечание: стили абзацев содержат атрибуты форматирования абзацев и символов, стили знаков применя-ются только к предварительно выделенным словам)

С помощью шаблонов и мастеров можно создавать:

* юридические документы,

* служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, расписания, повестки дня, резюме,

* диссертации, справочники, брошюры, календари,

* бюллетени, руководства,

* Web-страницы,

* Заказы, счета-фактуры и др. документы.

Самый простой способ создания шаблона — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Стиль - это набор форматов символов и/или абзацев, которому присвоено имя.

В случаях, когда требуется придать единую форму всему многостраничному документу или группе документов, предпочтительным является применение стилей. Такой подход имеет ряд достоинств:

- сокращается время форматирования, поскольку нет необходимости вни-кать в тонкости оформления, достаточно применить стиль;

- значительно упрощается редактирование документа, так как достаточно изменить стиль, после чего автоматически изменятся все абзацы документа, к которым этот стиль был применен.

Стиль это именованное описание способа форматирования документа или его фрагментов. Word различает стили символа и стили абзаца.

Стиль символа включает имя шрифта, его размер, начертание, расстояние между символами в слове и другие параметры. Полный набор этих параметров имеется в диалоге Шрифт, который появляется на экране при выполнении одноименной команды из меню Формат

автосредства оформления списков

Различают следующие виды списков.

Нумерованные - элементы списка (абзацы) нумеруются по порядку.

Маркированные - элементы списка маркируются, каким- либо специально назначенным символом.

Многоуровневый список - элементы списка нумеруются с отображением их уровня.

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить какими-либо значками – маркерами. Часто такое оформление применяется не только к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть еще один способ оформления текста – многоуровневые списки. В них можно использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и маркеров определяется уровнем текста.

Для создания списков на панели инструментов Форматирование предназначены две кнопки:

-Маркированный список

Создает маркированный список

-Нумерованный список

Создает нумерованный список

При создании списков с помощью кнопок панели инструментов Форматирование параметры их будут заданы по умолчанию.

Для создания списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат>Список. Данное окно имеет три вкладки: список, Нумерованный список и Маркированный Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа <*>. По завершении строки и нажатия клавиши ENTER символ <*> автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например<1.>, <2.> и т.д. Этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).

Для создания списка по команде служат кнопки Нумерация и Маркеры, представленные на панели Форматирование.

Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изменить на вкладке Многоуровневый диалогового окна Список.

Работа с таблицами в Word

понятие таблицы

Таблицы являются структурами в виде сетки и состоят из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Окно на месте пересечения строки и столбца называется ячейкой.

Таблица Word может содержать максимум 31 столбец и произвольное число строк. Разные строки одной таблицы могут содержать различное число столбцов. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (А,В,С…) и номером строки (1,2,3…).

способы создания и редактирования таблиц и их содержания

Разделить текст на столбцы можно при помощи колонок или используя табуляцию. Но в ряде случаев бывает удобнее создать таблицу

Существует несколько способов создания таблицы:

- Меню Таблица – Вставить – Таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы следует установить ее размерность – число строк и столбцов.

- Быстро создать таблицу можно с помощью кнопки Вставить таблицу на Стандартной панели инструментов. Для определения конфигурации новой таблицы нужно запросить при нажатой левой кнопке требуемое число столбцов и строк таблицы.

- Создать таблицу можно с помощью команды Нарисовать таблицу (меню Таблица, карандаш на ПИ Таблицы и границы при активизированной кнопке Создать таблицу).

- В создаваемый документ Word можно вставить готовую таблицу из другого документа Word.

- С помощью команды Вставка – Объект можно создать или вставить электронную таблицу Excel.

- Ранее созданный пакет может быть преобразован в таблицу с помощью меню Таблица при условии, что макет подготовлен с использованием специальных разделителей строк и столбцов: символов конца абзаца, табуляции, пробелов, запятых и др.

Указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя существующие строки и столбцы, используя команды меню Таблица. Чтобы добавить строку в конце таблицы – нажать Tab в последней ячейке. Чтобы добавить столбец в конец таблицы – выделить маркеры концов строк и выполнить команду Таблица – Вставить – Столбцы.

Команда Таблица – Свойства таблицы вызывает диалоговое окно со вкладками Таблица, Строка, Столбец и Ячейка на которых можно установить точные размеры таблицы, высоту строк и ширину столбцов, установить переключатели для выравнивания и запрета разрыва строк таблицы в конце страницы.

Ширину столбца и выступ строки можно также устанавливать непосредственным перетаскиванием с помощью мыши линии сетки таблицы или перемещением маркеров столбца и строки на горизонтальной и вертикальной линейках.

Для изменения таблицы ее необходимо выделить в месте с маркером абзаца, следующего за таблицей и нажать Del, иначе будет удалено только его содержание.

преобразование таблицы в текст и обратно

Если больше не требуется, чтобы текст находился в таблице, текст таблицы можно преобразовать в простой текст. Для получения дополнительных сведений о

Текст, разбитый на табличные колонки с помощью символа табуляции или других символа, легко преобразовать в таблицу.

1. Выделите фрагмент текста, имеющего структуру таблицы.

2. В меню Таблица (Table) выберите команду Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table).

3. В появившемся диалоговом окне Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table) выберите разделитель, использующийся в выделенном фрагменте для разделения колонок таблицы, и щелкните кнопку ОК.

Если в качестве разделителя используется символ абзаца, то для того, чтобы преобразование прошло правильно, необходимо точно указать число столбцов.

Вы можете проделать обратную операцию - преобразовать таблицу в текст, использующий различные символы для разделения колонок текста.

1. Выделите таблицу, которую необходимо преобразовать в текст.

2. В меню Таблица (Table) выберите команду Преобразовать в текст (Convert Table to Text).

3. В появившемся диалоговом окне Преобразование таблицы в текст (Convert Table to Text) выберите разделитель, который будет использоваться вместо вертикальных разделителей, и щелкните кнопку ОК.

Date: 2015-09-05; view: 1113; Нарушение авторских прав