Строка ввода (редактирования)

Линейка рабочих листов

Строка сообщений

7. /Целители окна.

Они расположены в концах линеек прокрутки и с их помощью можно разделить актив­ный рабочий лист по горизонтали или по вертикали. Это позволяет одновременно увидеть на экране несколько фрагментов рабочего листа и осуществлять их совместную обработку (в табл.6 они не показаны).

8. Строка сообщений.

В строке сообщений отображается информация о текущем состоянии таблицы и про­граммы и о результатах выполняемых операций. При выборе какой-либо команды в строке сообщений появляются краткие сведения о ее назначении.

10.5.3. Ввод и редактирование данных в электронной таблице

После запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, однаиз яче­ек является текущей или активной (она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона, а ее адрес указывается в строке ввода и редакти­рования) и именно в нее будет вводиться информация с клавиатуры.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до нажатия клавиши Enter) следует использовать клавиши Del и Backspace. Если же нужно изменить данные, уже имеющиеся в ячейке, то после нажатия клавиши Enter необходимо перейти в режим ре­дактирования. Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием соответст­вующей функциональной клавиши (обычно F2), либо установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.

Помимо редактирования данных на уровне ячейки в электронной таблице реализуется ре­дактирование на уровне объектов таблицы. К объектам таблицы помимо уже упомянутых столбцов, строк и ячеек относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек, таблица в целом.

Диапазоном столбцов {строк) называется последовательность нескольких подряд иду­щих столбцов (строк) таблицы. Обычно диапазон обозначается именами (номерами) перво­го и последнего элементов с двоеточием между ними (например, C:F для диапазона столб­цов и 6:8 для диапазона строк).

Блок клеток представляет собой прямоугольный фрагмент таблицы, образованный пе­ресечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками. Обозначается блок клеток адресами ячеек, стоящих в верхнем левом и правом нижнем углах прямоугольного фрагмента, с двоеточием между ними (например, Н12:Л4).

Примеры различных видов фрагментов электронной таблицы (диапазонов строк и столб­цов, блока ячеек) представлены в табл. 10.6.

Таблица 10.6

Примеры фрагментов электронной таблицы

Диапазон строк 6:8

Для объект ' '

_|(|;^,СДм,1ещ|ые в _о^^{ктронной} таблицы определены следующие операции редактирования, "^е,,1И| Фраг_{Мепта ci}J^^{y г}РУ^ппу-' удаление, очистка, вставка, копирование. Операция переме-^1Тся к последовательному выполнению операций удаления и вставки.

щ выполнением конкретной операции редактирования необходимо определить объект, соторым выполняется действие. По умолчанию таким объектом является текущая ячей-)стальные объекты должны быть выбраны (выделены). Это обычно выполняется с по-ью мыши или клавиатуры.

•перация очистки содержимого фрагмента электронной таблицы удаляет данные из его sc, оставляя на месте сами ячейки. В табл. 10.7 иллюстрируется выполнение очистки а ячеек В2:СЗ.

Таблица 10.7

Операция очистки содержимого фрагмента электронной таблицы

отличие от очистки операция удаления приводит не только к очистке содержимого с фрагмента, но и к удалению из электронной таблицы самих ячеек. Но при этом надо 1ть направление сдвига соседних с удаляемым фрагментом ячеек для заполнения осво-вшегося места. Обычно указываются направления влево и вверх. В табл. 10.8 иллюст-ются результаты удаления блока ячеек В2:СЗ с различными направлениями сдвига, цаление строк и столбцов (равно как и их диапазонов) приводит к смыканию соотвстст-дих соседних строк и столбцов. При удалении фрагментов электронной таблицы проис-г присвоение новых адресов ячейкам по результатам сдвига на место удаленных фраг-ов.

Т а б л и ца 10.8

Результаты удаления фрагмента электронной таблицы

перация копирования фрагмента электронной таблицы предполагает указание фраг-а-оригинала и фрагмента-копии. Необходимо иметь в виду, что после выполнения ко­вания старое содержимое ячеек фрагмента-копии будет уничтожено. При этом должно одаться определенное соответствие между указанными фрагментами.

самом простом случае имеет место однозначное соответствие вида и размеров лента-оригинала и фрагмента-копии (ячейка в ячейку, строка в строку, столбец в стол-5лок в блок того же размера). В этом случае для фрагмента-оригинала достаточно ука-гго начальную ячейку (для блока - это ячейка в правом верхнем углу). В табл. 10.9 ил-рируется выполнение операции копирования блока В2:СЗ в блок C4:D5.

Таблица 10.9

Операция копирования при однозначном соответствии фрагмента-оригинала и фрагмента-копии

При указании в качестве фрагмента-копии компонента электронной таблицы больших размеров необходимо, чтобы его длина и высота были кратны соответствующим разме­рам фрагмента копии. В табл. 10.10-10.13 представлены различные варианты такого ко­пирования.

Таблица 10.10

Операция копирования ячейки в часть строки

Таблица 10.11

Операция копирования ячейки в часть столбца

Операция вставки фрагмента предполагает указание места вставки (ячейки, опре­деляющей начало фрагмента) и направление сдвига ячеек для освобождения места встав­ляемому компоненту электронной таблицы. Обычно указывают направления вправо и вниз. Табл. 10.14 иллюстрирует результаты выполнения операции вставки блока ячеек из двух строк и двух столбцов по адресу В2 табл. 10.7 с различными направлениями сдвига.

Операция копирования блока ячеек в блок большего размера

Т а б л и ц а 10.14

Результаты вставки фрагмента электронной таблицы

10.5.4. Форматирование элементов таблицы

Для правильного оформления таблицы в соответствии с требованиями, изложенными в разд. 10.4, для отдельных элементов (объектов) таблицы могут быть установлены различ­ные параметры формата.

Формат ячейки (группы ячеек) представляет собой совокупность значений следующих параметров:

• формат представления значений;

• выравнивание значений внутри клетки;

• шрифтовое оформление;

• оформление границ ячейки;

• оформление фона ячейки.

Дополнительно для столбцов и строк таблицы устанавливаются соответственно ширина и высота.

Все указанные параметры форматирования устанавливаются либо с помощью операций из соответствующего меню, либо с помощью соответствующих кнопок-пиктограмм с пред­шествующим выделением объекта форматирования.

10.5.4.1. Формат представления значений

Формат представления значений задает вид отображения данных в зависимости от требова­ний оформления табличного документа и интерпретации его содержимого. Обычно таблич­ный процессор предлагает следующие форматы:

• общий;

• числовой;

• денежный;

• финансовый;

• календарный;

• временной;

• процентный;

• дробный;

• экспоненциальный;

• текстовый;

• задаваемый пользователем.

Общий формат предназначен для отображения как числовой, так и текстовой информа­ции произвольного вида.

Числовой формат определяет способ представления числовых данных и включает в себя:

• количество выводимых разрядов после десятичной точки (запятой);

• используемый разделитель групп разрядов (его либо нет, либо запятая или пробел);

• способ представления отрицательных чисел (со знаком минус, с использованием крас­ного цвета и т.п.).

Денежный формат определяет способ представления денежных величин и включает в себя:

• обозначение и расположение относительно числового значения (перед или после) обо­значения денежной единицы;

• количество выводимых разрядов после десятичной точки (запятой);

• способ представления отрицательных чисел (со знаком минус, с использованием крас­ного цвета и т.п.).

Финансовый формат является разновидностью денежного, в котором значения в столбце выравниваются по разделителю целой и дробной частей числового значения. Календарный формат определяет способ представления дат и включает в себя:

• состав выводимых параметров даты (год, месяц, число);

• взаимное расположение выводимых параметров даты относительно друг друга;

• символ-разделитель выводимых параметров даты (пробел, дефис, точка, наклонная черта или др.);'

• представление года (полное четырехзначное, сокращенное двухзначное, с отсутствием или наличием буквенного обозначения «г.»);

• представление месяца (числовое или текстовое; для числового - одно- или двухраз­рядное представление номера месяца, меньшего десяти; для текстового - полное или сокращенное написание);

• представление числа месяца (одно- или двухразрядное представление числа, меньше­го десяти).

Временной формат определяет способ представления времени и включает в себя:

• состав выводимых параметров времени (часы, минуты, секунды);

• символ-разделитель выводимых параметров времени (обычно двоеточие);

• используемая система отсчета времени в течение суток (12- или 24-часовая).

Процентный формат предназначен для представления числовых данных в отношении к некоторому значению и отображает их увеличенными в сто раз с последующим символом процента.

Дробный формат предназначен для представления числовых значений в виде простых дробей (целые числитель и знаменатель, разделенные символом наклонной черты) и может помимо обычного включать в себя:

• количество цифр в числителе и знаменателе;

• фиксированное значение знаменателя (2, 4, 8, 10, 16, 100 и т.д.). Экспоненциальный формат предназначен для представления числовых значений в науч­ной нотации с указанием мантиссы и порядка.

Текстовый формат предназначен для представления данных в том виде, в котором они вводятся с клавиатуры, т.е. как символьных строк (в том числе и числовых данных).

Форматы, определяемые пользователем, вводятся в тех случаях, когда необходимые элементы оформления отсутствуют в уже перечисленных видах формата представления данных (например, почтовые индексы, номера телефонов, табельные номера и т.п.). Для описания форматов используются маски или шаблоны, формируемые по определенным для каждого табличного процессора правилам.

10.5.4.2. Выравнивание значений внутри клетки

Выравнивание значений внутри клетки определяет положение выводимых данных относи­тельно ее границ и задается следующими характеристиками:

• горизонтальное выравнивание (по левому краю, по правому краю, по обоим краям, по центру; см. табл. 10.15);

• вертикальное выравнивание (по верхнему краю, по нижнему краю, по центру; см. табл. 10.15);

• ориентация (горизонтальная, вертикальная с горизонтальным представлением симво­лов в столбик, вертикальная с представлением символов с поворотом на 90° влево, вертикальная с представлением символов с поворотом на 90° вправо, с заданным уг­лом поворота).

Указанные операции выравнивания справедливы и для так называемых объединений клеток, когда несколько соседних клеток рассматриваются как одна, что предоставляет ши­рокие возможности для формирования сложных многоярусных головок (шапок) табличных документов. Кроме того, для вводимого текста возможен режим переноса слов, при котором он представляется в ячейке заданной ширины в виде много строчного при соответствующем увеличении высоты (см. табл. 10.15).

10.5.4.3. Шрифтовое оформление

Шрифтовое оформление предполагает задание вида, размера, начертания и цвета шрифта, с помощью которого выводится значение ячейки.

Вид шрифта определяется его гарнитурой и выбирается из множества, предоставляемо­го операционной средой, в которой работает табличный процессор.

Размер шрифта определяется его высотой в пунктах и выбирается из множества, опреде­ленного для каждого вида шрифта, или устанавливается самим пользователем.

Начертание шрифта выбирается из предлагаемого множества вариантов, которое обыч­но включает в себя:

обычное;

курсив;

полужирное;

с одинарным подчеркиванием; с двойным подчеркиванием; с зачеркиванием;

в виде верхнего индекса.

з

и виде нижнею индекса-

Некоторые варианты начертания могут быть применены одновременно (например, полу­жирным курсивом с подчеркиванием).

Цвет шрифта выбирается из предлагаемого множества и используется для отображения некоторых значений в соответствии с правилами оформления табличных документов (на­пример, во многих бухгалтерских документах отрицательные значения денежных сумм по­казываются красным цветом без указания знака минуса).

10.5.4.4. Оформление границ ячейки

Оформление границ ячейки предполагает задание вида, толщины и цвета линий, образую­щих обрамление (рамку) ячейки по каждой ее стороне.

Вид линий, образующих рамку ячейки, может быть выбран из следующего множества вариантов:

• пунктирные с различной плотностью размещения составляющих точек;

• штриховые с различными длиной и плотностью размещения составляющих штрихов;

• штрих-пунктирные с различными длиной и плотностью размещения составляющих штрихов и точек;

• сплошные одинарные;

• сплошные двойные.

При этом для каждого вида линий может быть задана та или иная толщина.

Цвет линии выбирается из предлагаемого множества и используется для оформления некоторых фрагментов таблицы в соответствии с правилами оформления табличных доку­ментов.

Эти характеристики обрамления ячейки могут быть указаны как для отдельных состав­ляющих (левая, правая, верхняя, нижняя) ячеек фрагмента таблицы, так и для их сочетаний.

10.5.4.5. Оформление фона ячейки

Оформление фона (затенения) ячейки предполагает определение рисунка и цвета графиче­ских элементов, из которых складывается соответствующая штриховка. Рисунок и цвет штриховки выбирается из предлагаемого множества вариантов, достаточно богатого.

11. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОФИСНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Осуществление документационного обеспечения управления связано с созданием:, хранени­ем, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Со­кращение трудозатрат, связанных с обработкой информации, повышение качества работы с документами достигаются различными путями. Один из наиболее эффективных - внедре­ние в практику деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (орггехники).

Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в за­висимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического про­цесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляе­мая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децен­трализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу боль­шей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логи­ческий характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в т.ч. и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен между компонентами офисной системы бу­дет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обра­ботка информации - с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, ко­пирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копиро­вального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования вы­полнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

К средствам оргтехники относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтех­никой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабо­чем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, средства связи и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника - это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Многообразие средств организационной техники предполагает ее определенную класси­фикацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками

и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применения других класси­фицирующих признаков.

В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел суще­ственные изменения, что связано с проникновением на российский рынок ведущих фирм -производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных техноло­гий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки до­кументов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенст­вованию традиционных механических средств оргтехники.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовав­ший перечень технических средств в настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

11.1. Технические средства, используемые при создании и обработке документов

Рассмотрим классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке документов в офисе.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЕ ГРУППЫ И ПОДГРУППЫ СРЕДСТВ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ

1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов:

1.1. Ручные пишущие средства.

1.2. Пишущие машинки.

1.3. Диктофонная техника.

1.4. Печатающие устройства для персональных компьютеров.

2. Средства копирования и тиражирования документов:

2.1. Средства электрофотографического копирования.

2.2. Средства ризографии.

3. Средства микрографии.

4. Средства физической обработки носителей документов:

4.1. Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры).

4.2. Конвертовскрывающие машины.

4.3. Машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

4.4. Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины (франкингмашины).

4.5. Машины для уничтожения документов (шреддеры).

5. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов, связи и коммуникаций:

5.1. Пневматическая почта.

5.2. Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи.

5.3. Средства и системы телеграфной связи.

5.4. Средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи.

5.5. Локальные (офисные) вычислительные сети.

5.6. Средства и системы оперативно-диспетчерской связи.

6. Офисная мебель и оборудование.

Охарактеризуем основные группы средств организационной техники, причем более под­робно будут рассмотрены те технические средства, которые претерпели наиболее значи­тельные изменения в плане совершенствования их элементной базы, функциональных воз­можностей и пр.

11.1.1. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов

К средствам составления и изготовления текстовых и табличных документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, печатающие устройства и графопостроите­ли для персональных компьютеров, диктофоны и некоторая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам (фломастерам). Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.

Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках.

Общие требования к пишущим машинкам сводятся к следующему: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливае­мых документов, надежность в работе.

Долгое время среди критериев оценки пишущих машинок находился такой показа­тель, как количество одновременно изготовляемых копий. Однако существующая в на­стоящее время практика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование доку­ментов пишущими машинками при наличии малогабаритных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различных систем является нерентабельным и малооператив­ным.

По мере развития компьютерной техники обновление модельного ряда пишущих ма­шинок практически остановилось. Прогнозируется, что по мере падения стоимости ком­пьютерной техники некоторые модели электронных пишущих машинок уйдут с рынка. Останется спрос на машинки, имеющие интерфейс с персональным компьютером, по­скольку машинка любого типа абсолютно незаменима при необходимости регулярной ра­боты с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим спосо­бом.

Однако в силу ряда причин останутся востребованными и механические пишущие ма­шинки. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отлича|ются простотой в обслужива­нии и низкой стоимостью расходных материалов (подходят практически любые сорта бума­ги и отечественные красящие ленты). Если важна конфиденциальность при подготовке до­кументов, лучше пользоваться механической пишущей машинкой, так как обеспечение ком­пьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера.

Характерной особенностью электронных пишущих машинок является модульная конст­рукция, которая позволяет на основе базовой модели выпускать модификации с изменяю­щимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять запросы различных групп потребителей.

В отличие от механических электронные пишущие машинки компактны, легки, не нуж­даются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие опе­рации редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машинки имеют как постоянную, так и оператив-

л

ную память. Многие электронные пишущие машинки оснащены жидкокристаллическим однострочным или полно страничным дисплеем.

Для сокращения процесса изготовления подлинников документов известно применение стенографии как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машинке или персональном компьютере. Стенография за счет условного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек - диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процес­се диктования стенографистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного, текста очень много дополнительного времени.

В связи с этим представляется наиболее оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а также записи хода совещаний, заседаний и т.д. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

Принтер - самое распространенное средство изготовления текстовых и иных докумен­тов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.

Несмотря на все это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показателям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и, часто, возможностей.

Существует широкое многообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Известно, что матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати и часто они применяются в небольших офисах для печати деловых бумаг. Однако крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных, известных на сегодня принтеров. Мат­ричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная печать, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести только матричный. К счастью, есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при печати на мат­ричных принтерах, получать распечатки типографского качества. Все это можно сделать, если приобрести струйный принтер.

Струйные принтеры - малогабаритные (кроме моделей фирмы HP с горизонтальными лотками) и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим энергосбережения. Га­баритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью печати 4-6 стр./мин лишь не­много превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8-12 страниц в мин крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги. Многие из них отвечают требованиям стандарта Energy Star.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость выво­да на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных кар­триджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя ка­чество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах.

11.1.2. Средства копирования и тиражирования документов

Средства копирования и тиражирования документов (средства репрографии и оперативной полиграфии) - это совокупность машин, предназначенных для факсимильного копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии. К наиболее распространенным средствам репрографии в офисе относятся средства электро­фотографии, термографии (только в составе других устройств - например, аппарата факси­мильной связи). Особняком стоят средства ризографического копирования.

Практически не используются в офисе средства фотокопирования, светокопирования, а также процедуры оперативной полиграфии, если только их применение не обусловлено производственной деятельностью фирмы, компании.

В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посред­ник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на ко­пию) и копия.

В настоящее время в качестве средств репрографии практически повсеместно применя­ются аппараты электрофотографического копирования, использующие в основном техно­логию электрографии в том или ином варианте. Ксерографическое копирование - разновид­ность процесса электрофотографии, было изобретено в 1938 г. американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно в нашей стране благодаря компании XEROX - пионера освоения советского, а затем российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования незави­симо от фирмы - производителя аппарата и технологии копирования именуется «ксерокс».

Электрофотографическая аппаратура позволяет получить наилучшее качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих сторонах листа, цветное копирова­ние. На электрографической аппаратуре можно получать копии и с микрофильмов. К пре­имуществам также относится возможность выполнения дополнительных (финишерных) операций по обработке копий (сортировка и подборка листов, печать обложки, брошюровка и т.п.), электронный монтаж документа из фрагментов нескольких исходных, выборочное копирование и пр. К недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппара­туры и расходных материалов (картриджей), особенно для персональных копиров.

Термографическое копирование - процесс получения копий, основанный на примене­нии термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием ин­фракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным (переносным) методом можно получить копию с листовых документов, содержащих тексто­вую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс как самостоятельный не применяется в офисной практике. Термоспособ, в основном, используется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при отсутствии других средств репро­графии, для оперативного полистового копирования документов. Качество получаемой при этом копии - низкое и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания тер­мобумаги.

Светокопирование (диазокопирование) относится к ранее широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документа­ции - чертежей. При светокопировании в аппаратуре используется прозрачный оригинал (калька) и свето(диазо)кчшировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолето­вым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий; получении позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешаю­щей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

Фотокопирование (техническая фотография) - процесс получения копий на чувстви­тельных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов, причем позво­ляет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятству­ют дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов, требующего применения жидких химикатов и проводящегося в затемненных помещениях. Эти факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.

Ризография - это метод получения изображений на материале копии, который объединя­ет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой информации, помещен­ной на физическом носителе.

Ризограф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными ко­пировальными аппаратами, работающими по принципу электрофотографии.

Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на два этапа: подготовка ра­бочей матрицы и собственно печать. Сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация используется термоголовкой для создания трафарета на специальном носителе - мастер-пленке. Затем готовый мастер натя­гивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. Только после этого ризограф делает первый контрольный оттиск. Сам процесс печати выполняется со скоростью от 60 до 130 копий в минуту. Необходимо отметить, что чем выше тираж, тем бо­лее он экономичен. Затраты на получение 15-25 копий с одного оригинала на ризографе и копире практически одинаковы, однако при тираже свыше 100 копий ризограф дает выиг­рыш по стоимости уже в 2-3 раза, а при тираже более 500 оттисков - в 6-8 раз. Практически все модели ризографов позволяют получать многоцветные копии. Специально разработан­ный компьютерный интерфейс позволяет использовать его как высококачественный сканер и принтер, управляемые с компьютера. Интерфейс не только расширяет возможности ризо­графа, но и обеспечивает пользователю доступ к современным графическим и текстовым редакторам, программам макетирования изданий и другому компьютерному обеспечению. Симбиоз ризографа и компьютера представляет собой современный издательский комплекс.

11.1.3. Средства микрографии

Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тиражирования доку­ментов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы ее мож­но назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но, тем не менее, факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальней­шая работа с микроформой (тиражирование, получение увеличенных копий) связана с чис­то копировальными процессами. Микрография - эффективное средство регистрации, хра­нения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документную информацию.

Если проанализировать техническую сущность микрографии, нетрудно заметить, что этот процесс представляет собой сочетание фотографии и репрографии (то есть копиро­вальных процессов).

Типовая схема процесса микрофильмирования заключается в следующем:

1. Подготовка информации (документов) к микрофильмированию.

2. Съемка материала на специальных камерах.

3.. Фотохимическая обработка (проявление и фиксирование микропленки).

4. Контроль качества съемки и проявки (при неудовлетворительном качестве произво­дится повторная съемка).

5. Копирование микроформ в необходимых количествах.

6. Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям.

7. Изготовление (при необходимости) бумажных копий с микрофиш.

8. Сканирование микроформ для передачи, по техническим каналам связи и компьютер­ным сетям удаленному пользователю.

С появлением так называемых СОМ-технологий открываются новые возможности при­менения микрографии в офисной деятельности. СОМ-технология определена своим назва­нием и расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология, позволяющая производить микрофильмирование не документов, а данных, поступающих на вход системы с интерфейса компьютера, или данных, считанных с какого-либо магнитного и (или) магни­тооптического носителя. Особенностью такой технологии является высокий фактор редуци­рования - до 72 крат и скорость обработки документов - до 440 стр./мин, что в десятки раз превосходит скорость обработки документов при оптической съемке. При этом улучшается качество изображения на микроформе, количественно уменьшается обращение бумажных документов и даже появляется возможность автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем.

Часто сравнивают СОМ-системы с принтером, с одним отличием, что печать осуществля­ется на микрофотоноситель, и даже существует выражение «печать на микрофишу». Так же, как и принтер, СОМ-система может быть использована в сетевом режиме, а за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей. СОМ-системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоносителей.

В настоящее время в практику работы офисов и электронных архивов внедряются гиб­ридные системы, представляющие собой' совмещенные комплекты оборудования сканиро­вания микроформ (получение электронного образа) и печати микрофильмов. Современные сканеры микроформ имеют возможность работать в автоматическом режиме, в том числе и в режиме пакетного сканирования микрофиш, с автоматической покадровой разметкой и масштабированием.

Микрографическими архивами широко пользуются государственные структуры, государст­венные и коммерческие банки, национальные и публичные библиотеки, государственные ар­хивы, научные и проектные учреждения, страховые компании, военные ведомства и т.д. Гаран­тированный срок хранения информации на микрографическом носителе, без потери качества, без специальных требований к условиям хранения и при невозможности несанкционирован­ного внесения изменений, составляет не менее 100 лет, а объемы хранения сокращаются в сот­ни раз. Новые образцы оборудования значительно расширили возможности работы с микро­формами, сделав их практически сопоставимыми по оперативности с электронными носителя­ми. В результате микрографические хранилища оказались сегодня наиболее дешевыми, надеж­ными и удобными. Любые данные микрографического носителя могут быть оперативно переведены в электронную форму, а данные, записанные в электронном виде, могут быть пере­несены на микрографические носители, минуя бумажную форму представления. Правительст­ва многих стран мира, в том числе и России, законодательно утвердили подлинность докумен­тов, снятых на микрофильм, а их юридическая сила приравнена к оригиналу.

11.1.4. Средства обработки документов

Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате рабо­ты персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными

средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообраз­ных операций по физической обработке носителей документов, без применения логических элементов (за исключением программирования работы самих устройств). В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобрета­ет вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использование.

Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металличе­скими пружинами (биндеры), термопереплетные машины (термобиндеры), резаки для бу­маги настольного исполнения.

Некоторые из этих средств можно применять и в других делопроизводственных процес­сах, но в большинстве своем они являются технической базой финишных (финишерных) операций процесса копирования и тиражирования документов.

Для повышения сроков сохранности документов применяются ламинаторы, наносящие на поверхность листа документа различные покрытия. Если другие средства обработки до­кументов могут использоваться не только в отношении документов, т.е. листов бумаги с на­несенной на них информацией, но и в отношении чистых листов бумаги (например, бумаго­резальные устройства, сшиватели и т.п.), то применение ламинаторов целесообразно только в отношении законченных документов.

Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняют его от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышают его механическую проч­ность.

Нанесение защитной пленки на документ осуществляется наклеиванием его на поверх­ность (холодный процесс) либо термическим скреплением его с поверхностью (термиче­ское закрепление). Этот способ получил наиболее широкое распространение, поскольку он обеспечивает более прочное скрепление пленки с материалом носителя, высокую химиче­скую и механическую стойкость покрытия.

В качестве защитного покрытия применяются различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется особенностями использования документа (необходи­мостью сохранить гибкость или придать ему твердость),,а также сроком службы этого мате­риала. Защитные пленки с течением времени деформируются (например, могут потрескать­ся) и теряют прозрачность (мутнеют). Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

Небрежно оставленные, даже в смятом или разорванном виде документы служат потен­циальным источником неприятностей и способны причинить серьезный финансовый, мо­ральный или какой-либо другой ущерб.

Решением перечисленных проблем сегодня и в будущем становится использование шреддерое - новейших уничтожителей бумаги. Английским словом «шреддер (шредер)» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма или банк заботятся о кон­фиденциальности своей деятельности, то шреддеры должны быть необходимой частью обо­рудования офиса.

Главными характеристиками шреддеров являются уровень секретности, обеспечивае­мый при уничтожении документа, и производительность устройства. Уровни секретности определяются немецким стандартом DIN 32757, принятым в январе 1995 г.

Шреддеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, поэтому такой шреддер можно при­менять только для уничтожения общей корреспонденции. Шреддерам второго уровня мож­но поручить внутреннюю корреспонденцию компании. Их конечный продукт - полосы ши­риной не более 6 мм. Секретность.при уничтожении конфиденциальных документов обес­печивают устройства третьего уровня. Такие шреддеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм, либо производят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм. Для уничтожения секретных документов требуются шреддеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие - не шире 2 мм и не длиннее 15 мм. Наконец, если уж необходимо уничтожать совершенно секретные документы, не обойтись без шредцеров пятого уровня. После ножей такого шреддера от документа остают­ся частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недостаточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в совсем.мелкий бумажный порошок.

Кроме выбора подходящего уровня секретности следует обратить внимание и на произ­водительность шреддера, которая определяется количеством листов бумаги, обрабатывае­мых (уничтожаемых) за одну загрузку (технологический цикл). Подобно копировальным аппаратам и другому офисному оборудованию, шредцер окупается лишь в том случае, когда реальная загрузка соответствует расчетной для данного аппарата. Емкость самых малень­ких, индивидуальных, шредцеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать докумен­ты приходится постоянно, существуют шреддеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов.

Существуют и специализированные шреддеры, например, для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.

11.1.5. Средства внутри- и внеофисной транспортировки документов

Обмен информацией (коммуникация) - одна из трех основных функций офиса. Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с реализацией функ­ции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме как со структурными подразделениями офиса, так и с внешней по отношению к офи­су средой. В соответствии с этим выделяются средства и системы внутриофисной и вне-офисной транспортировки документов.

Электронные и иные коммуникации приобретают в современном деловом мире все боль­шее значение. Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие предприниматель­ских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников без современных средств телекоммуникации и связи, без информационных и компьютерных сетей. Без наличия таких средств никакой персонал офиса не может обеспе­чить оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место.

В системах административного управления информация передается как путем транспор­тировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с использовани­ем систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Системы пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов докумен­тов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вес­тись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокла­дывается над подвесными потолками. Транспортировка между передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоро­стью 5-8 м/сек.

Несмотря на широкое применение средств электронной передачи информации оборот оригинальных документов сохраняется. Не каждая организация имеет возможность полно­стью перейти на электронный документооборот. Это связано с проблемами как техническо­го, юридического, так и психологического характера. Пневмопочта - это простой и эф­фективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного, а иногда и нежелательного хождения. Таким образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи информации, а применение спе­циальных разветвителей - стрелок - позволяет создавать систему любой конфигурации и формы.

Ручная и механизированная транспортировка документов является весьма распростра­ненным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем дос­тавляемой инфор*мации не всегда могут удовлетворить пользователя. Поэтому для опера­тивной передачи электронных документов используют средства и системы автоматизиро­ванной передачи информации по техническим каналам связи.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной администра­тивно-управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наи­более разветвленную глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий свя­зи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо об­мена речевыми сообщениями она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электррнной почты.

Первые телефонные аппараты были весьма далеки от совершенства. Только примерно через 40 лет после появления телефонный аппарат приобрел классические черты: телефон­ная трубка, корпус с рычажным переключателем и номеронабиратель, а для соединения абонентов стали применяться автоматические узлы коммутации.

Телефонная сеть общего пользования, обслуживающая абсолютное большинство або­нентов России, представляет собой систему узлов коммутации, которая строится с соблюде­нием иерархических принципов. На нижнем уровне располагаются индивидуальные або­ненты, которые соединяются с узлом связи по радиальному принципу, на верхнем - узлы ав­томатической коммутации,- связанные по принципу «каждый с каждым». На остальных уровнях обычно используется смешанный тип соединения. Поэтому образуемая линия свя­зи между абонентами может включать соединения как в пределах одного уровня, так и меж­ду соседними уровнями. По мере движения снизу вверх расширяется обслуживаемая ком­мутационным узлом зона и снижается их число.

Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т.п. Так, для большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку первые контакты со смеж­никами и заказчиками чаще всего осуществляются по телефону. Удобство соединения и сер­висные возможности телефона - а они во многом определяются эксплуатируемой офисной АТС - формируют первое впечатление об имидже фирмы, а это немаловажно.

Однако далеко не все знают о возможностях телефонных систем, о тех сервисных услу­гах, которые предоставляет или может предоставлять своим абонентам система телефонной связи.

Телефонную связь можно разделить на:

• телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);

• внутриучрежденческую телефонную связь.

Особыми видами телефонной связи являются мобильная связь, видеотелефонная связь.

Система телефонной связи состоит из телефонной сети и абонентских терминалов.

Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены око­нечные АТС, к которым и подключаются абонентские терминалы; такая АТС имеет номер, обычно совпадающий со старшими цифрами номера абонента. Если АТС коммутирует бо­лее 10 ООО абонентов, то она делится на несколько логических подстанций, имеющих свой отдельный номер.

Совокупность АТС, обслуживающих некоторый географический регион, образует зону, имеющую свой уникальный номер внутри страны. Связь между зонами осуществляется с помощью АТС более высокого уровня иерархии - междугородных. Междугородные АТС имеют два номера: номер для своих внутренних АТС - 8, он единый для всех АТС России; номер для внешних междугородных АТС - ее уникальный номер.

По такому же принципу междугородные АТС подключаются к АТС верхнего уровня -международным. В

Date: 2015-09-02; view: 404; Нарушение авторских прав