Предписание 26 page

Положением должна быть определена форма обязательства указанных лиц за сохран­ность персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируется порядок ознакомления работников организации со своими персональными данными, доку­ментами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотноше­ний кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, ак­туализации, уничтожения и хранения его персональных данных.

Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или автоматизированной технологии обработ­ки и хранения персональных данных, методы и средства документирования этих дан­ных и формирования баз данных, содержащих эти сведения.

В частности, в инструкции следует закрепить технологическую цепочку составления и оформления приказов и иных кадровых документов, технологические процедуры и опера­ции их хранения, регламентировать порядок формирования, ведения и хранения личных дел 'работников, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следует тщательно опреде­лить условия включения документов в личные дела, правила ведения описи документов личного дела, изъятия документов из личного дела, выдачи документов па рабочие места руководителей, проверки сохранности личных дел и документов личного дела.

Особое внимание в инструкции следует обратить на организацию и документирова­ние процедур тестирования и анкетирования кандидатов на должность и работников, проведения собеседований и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материала­ми психологического отбора.

В инструкции должна быть определена технология формирования и ведения традицион­ных или автоматизированных справочно-информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечивающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудни­ков кадровой службы с персональными данными работников. Установлено, в какие доку­менты и учетные формы следует ввести необходимые зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими персональными данными.

В соответствии с разработанным положением и инструкцией должна быть построена практическая работа руководителей организации, сотрудников кадровой и иных служб, ис­пользующих в работе персональные данные работников.

9.10.6. Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами'работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасно­сти кадровой службы и физической безопасности ее работников. Важно, чтобы прием посе­тителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники организации.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными для работников организации и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет слышать перего­воры работников организации, сможет познакомиться с работниками, получить информа­цию о их привычках, чертах характера, что в последующем может стать основой для форми­рования канала несанкционированного доступа к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти перего­воры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.

В часы приема посетителей работники службы не должны выполнять функции, не свя­занные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данно­го посетителя.

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. При вы­даче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки Ля Т-2, а не пропуска, так как работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работ­ник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник организации расписывается в журнале учета выдачи справок.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной инфор­мации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учре­ждений и организаций даются с разрешения первого руководителя организации и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем пер­сональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации. Целесообразно также наличие сигнализа­ции, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сло­жившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых пред­метов: подставок под календарь, пепельниц и т.п.

В целях удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не яв­ляющихся работниками организации, вход в отдел должен быть свободным для всех желаю­щих. Проход посторонних лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании организации не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной организации.

9.10.7. Подбор персонала для работы в кадровой службе

Подбор персонала для работы в кадровой службе ведется с учетом требований, которые раз­работаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведе­ний и документов. Основные требования: анализ личных и моральных качеств кандидатов на должность, подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений, оформ­ление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информа­ции, обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструкти­рование по отдельным вопросам защиты, контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами и др.

Порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обес­печения безопасности персональных сведений, их защиты от неожиданных ситуаций, кото­рые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях.

Приложение 9.1

Образцы док/ментов

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РУССКИЕ УЗОРЫ»

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР

05.03.2002 №01-02

Москва

Отметка об уведомительной регистрации в органе по труду

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

• формы, системы и размеры оплаты труда;

• выплата пособий, компенсаций;

• механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показа­телей, определенных коллективным договором;

• занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

• рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

• улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

• соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья;

• экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

• гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

• оздоровление и отдых работников и членов их семей;

• контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополне­ний, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей ра­ботников;

• отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

• другие вопросы, определяемые сторонами.

Подписи представителей работодателя

Подписи представителей работников организации

9. Документирование работы с персоналом

Примерная форма

Код

Форма по ОКУД по ОКПО

наименование должности

фамилия, имя, отчество

именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны

и ________________

фамилия, имя, отчество

именуемый (ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор (контракт) о нижеследующем:

1. Предмет трудового договора (контракта)

1.1. По настоящему трудовому договору Работник обязуется выполнять обязанности по профессии

(должности) __________________________________________________________________________

полное наименование профессии (должности)

разряд, класс (категория) квалификации

в____________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

с подчинением трудовому распорядку организации, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы, своевременную выплату заработной платы, необходимые социально-бытовые условия в соответствии с действующим законодательством, локальными нормативными актами, коллективным договором и настоящим трудовым договором (контрактом).

2. Общие положения

2.1. Трудовой договор заключается:

2.1.1. на____________________________________________________________________________

неопределенный срок, определенный срок, время выполнения определенной работы

причина заключения срочного трудового договора (контракта)

2.1.2.______________ ' ___________________________________________

указывается конкретная работа

2.1.3. Срок действия договора с_________

по

2.1.4. Трудовой договор (контракт) является договором по________________________________

основной работе, совместительству

2.1.5. Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью__________ месяцев

3. Права и обязанности сторон
3.1. Права Работника_________________________________________

3.2. Обязанности Работника

3.3. Обязанности Работодателя

3.3.1. Организовать труд Работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, своевре­менно выплачивать обусловленную трудовым договором заработную плату

3,3.2. Обеспечить безопасные условия и охрану труда на рабочем месте с предоставлением компен­саций Работнику за тяжелые работы и работы с вредными или опасными условиями труда

3.3.3. Прочее

4. Режим работы, время отдыха и социально-бытовые условия
4.1. Режим работы____

нормальная продолжительность рабочего времени, сокращенная

продолжительность рабочего еремени, неполное рабочее время

4.2. Особенности режима рабочего времени

4.3. Работнику устанавливается ежегодный оплачиваемый отпуск общей продолжительностью
__________________________ календарных рабочих дней, из них дополнительный отпуск:

4.4. Социально-бытовые условия, в том числе связанные со спецификой работы

5. Оплата труда

5.1. За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим договором, Работнику устанавлива­ются:

5.1.1. Оклад, надбавки к заработной плате и прочие денежные выплаты

5.1.2. Премии

б. Ответственность сторон

6.1. Работник несет ответственность в соответствии с законодательством:

6.1.1. за невыполнение или нарушение обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым догово­ром;

6.1.2. за ущерб, причиненный Работодателю виновными действиями (бездействием) Работника;

6.1.3. за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну организации, указанных в приложении к настоящему трудовому договору.

6.2. Работодатель несет ответственность'в соответствии с законодательством:

6.2.1. за нарушение или невыполнение обязательств по настоящему трудовому договору;

6.2.2. за причинение вреда здоровью Работника в связи с увечьем или профзаболеванием.

7. Иные условия трудового договора (контракта)

7.1.___________________________________________________________________

указывается порядок изменения условий договора, его продления, прекращения,

расторжения, разрешения споров

Работодатель

Почтовый индекс

Работник

Почтовый индекс

юридический адрес номер телефона реквизиты организации (Работодателя)

адрес прописки (регистрации)

номер телефона

Паспорт____________ №____________

Дата выдачи «» ___________ 20 года

должность

фамилия, инициалы

фамилия, инициалы

подпись

подпись

М.П.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РУССКИЕ УЗОРЫ»

ПРАВИЛА

01.04.2002 №01-03

Москва

внутреннего трудового распорядка

Примерное содержание:

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения работников.

3. Основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора.

3.1. Работники:

• имеют право,

• обязаны,

• несут ответственность.

3.2. Работодатель:

• имеет право,

• обязан,

• несет ответственность.

4. Режим работы и время отдыха.

5. Меры поощрения и взыскания.

Гриф согласования

с представительным органом

работников организации

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РУССКИЕ УЗОРЫ»

ПОЛОЖЕНИЕ

05.04.2002 №01-12

Москва

наименование структурного подразделения

Примерное содержание:

1. Общие положения

Полное и сокращенное при необходимости наименование подразделения, наименование распоряди­тельного документа, на основании которого оно сформировано, какими документами и указаниями руко­водствуется в своей деятельности, кем возглавляется, наличие печати.

2. Основные задачи

Цель функционирования подразделения, структуризация цели на задачи - требуемые результаты ра­боты, определяющие характер его деятельности.

3. Функции

Направления деятельности, виды работ, которые осуществляются подразделением для выполнения каждой из поставленных задач и отражающие его специфику, порядок распределения функций между структурными группами и иногда сотрудниками.

4. Права и обязанности

Обязанности руководителя подразделения и права, которыми наделено подразделение в лице его ру­ководителя.

5. Ответственность руководителя подразделения

Область ответственности руководителя подразделения, виды ответственности в случае невыполне­ния подразделением своих функций.

6. Взаимоотношения. Связи

Управленческие, функциональные, технологические и информационные связи с другими подразделе­ниями для решения общих задач, информационные и документационные связи, разрешение разногласий.

7. Организация работы

Управленческие, функциональные, технологические и информационные связи внутри подразделения между структурными группами и отдельными сотрудниками, порядок согласования графиков и планов работы, формирования единой отчетности.

Подпись заместителя первого руководителя, курирующего сферу деятельности подразделения

Визы: составителя - руководителя структурного подразделения, руководителя планово-финансовой службы организации, главного бухгалтера, юрисконсульта,

руководителя кадровой службы

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РУССКИЕ УЗОРЫ»

Гриф утверждения

заместителем первого руководителя

по подчиненности подразделения

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

05.04.2002

№ 12-05

Москва

наименование должности работника

Примерное содержание:

1. Общие положения

Полное наименование должности, ее целевое назначение, наименование подразделения, группы под­разделения, в которое входит, состав нормативных документов, которыми сотрудник руководствуется в работе, подчиненность сотрудника (организационная и функциональная), порядок назначения и освобо­ждения от должности, требования к квалификации, стажу работы, возможное владение закрытой инфор­мацией.

2. Основные задачи и функции (обязанности)

Основная должностная задача, функция (функции) структурного подразделения, для реализации ко­торой введена данная должность, виды выполняемой работы или направления деятельности (функции, обязанности), например: конструирует, обеспечивает, подготавливает, контролирует, составляет, рассмат­ривает, разрабатывает, исполняет и т.п.

3. Должностные обязанности

Состав должностных обязанностей (сфер ответственности) для руководителей.

4. Права

Состав прав и полномочий работника, необходимых для выполнения его обязанностей, реализации функций, например: право принимать решения, подписывать определенные документы, получать необ­ходимую информацию, визировать документы, давать указания сотрудникам других подразделений и т.п.

5. Ответственность

Формы персональной ответственности за результаты и последствия его деятельности, неисполнение возложенных обязанностей или невыполнение функций, неиспользование предоставленных прав.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Функциональные, технологические и информационные связи с сотрудниками, другими подразделе­ниями, подразделениями других учреждений, организаций и предприятий.

Подпись руководителя структурного подразделения

Визы: руководителя структурной группы подразделения, в которой имеется данная должность, руководителя кадровой службы организации, юрисконсульта

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26

Код

Форма по ОКУД по ОКПО

наименование организации

ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу

Принять на работу

фамилия, имя, отчество

наименование структурного подразделения

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с окладом (тарифной ставкой) надбавкой

с испытательным сроком ____

руб. руб.

коп. коп.

месяцев

Основание:

Трудовой договор (контракт) от «_»

Руководитель организации

20 года №

должность

подпись

расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен

подпись работника

20__ года

Унифицированная форма N° Т-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26

Код

Форма по ОКУД по ОКПО

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

1.Фамилия

Имя

Трудовой договор (контракт) номер_

дата

Отчество

2. Дата рождения

Код

3. Место рождения

4. Гражданство___

5. Знание иностранного языка

день, месяц, год

наименование

степень знания

по ОКАТО по ОКИН по ОКИН по ОКИН по ОКИН

наименование

степень знания

б. Образование

среднее (полное, общее), начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного учреждения

Диплом, серия, номер

Год окончания

Квалификация по диплому

Направление или специальность по диплому

КодпоОКСО

Наименование образовательного учреждения Диплом, серия, номер Год окончания

Квалификация по диплому

Направление или специальность по диплому

Послевузовское профессиональное образование

Код по ОКСО Код по ОКИН

Аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного учреждения Удостоверение, серия, номер Год окончания

Специальность.

7. Профессия

Код по ОКСО.Код по ОКПДТР

.Код по ОКПДТР

другая

2-я страница формы № Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на «__ >> _

Общий Непрерывный

Дающий право на надбавку за выслугу лет

20__ года):

дней дней дней

месяцев месяцев месяцев

лет лет лет

наименование органа, выдавшего паспорт

12. Адрес места жительства:

по паспорту Почтовый индекс

Фактически Почтовый индекс

Дата регистрации по указанному месту жительства «_»_______________ 20__ года

Номер телефона______________________

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

1. Категория запаса _______________________ 6. Наименование военного комиссариата по

2. Воинское звание _______________________ ___ месту жительства _____________________

3. Состав (профиль) _______________________ 7. Состоит на воинском учете:

4. Полное кодовое обозначение ВУС__________ а) общем (номер команды, партии) _______

5. Категория годности к военной службе ______ ___ б) специальном _______________________

8.,

отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы

должность подпись расшифровка подписи

Работник

должность

«»___

20_ года

3-я страница формы № Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

IV. АТТЕСТАЦИЯ

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

4-я страница формы № Т-2

Date: 2015-09-02; view: 405; Нарушение авторских прав