Табельный номер 1 page

фамилия, имя, отчество

наименование профессии (должности)

наименование структурного подразделения

мотив поощрения

вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком или Почетной грамотой,

выдать премию и др.)

в сумме ____________________________________________________________________________

сумма прописью

____________________________________________________________________ руб. ______ коп.

(руб. коп.)

Основание: представление

Руководитель организации

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен

_;---------------------- «______» ________________ 20___ года

подпись работника

Приложение 9.2

Основная терминология

Автобиография - описание жизни и деятельности какого-либо лица, им составленное.

Адрес - приветствие, поздравление, благодарность отдельному лицу или учреждению.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акты гражданского состояния - акты, удостоверяющие в установленном законом порядке факты рождения, смерти, брака, развода, усыновления, перемены фамилии и имени (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти и т.д.).

Алфавит - алфавитный список фамилий с указанием местонахождения персональных сведений или других справочных сведений.

Анкета - документ, состоящий из трафаретного текста с вопросами по определенной теме и места для ответов (или ответов) на них.

Аттестат - 1) документ, подтверждающий окончание среднего общеобразовательного учебного заве­дения; 2) документ, подтверждающий получение квалификации специалиста, ученого звания.

Аттестация - характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей, мо­ральных качеств, достоинств, недостатков.

Биография - описание жизни и деятельности какого-либо лица.

Больничный лист - см. листок нетрудоспособности.

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке.

Вопросник - перечень вопросов, составляемый для сбора каких-либо сведений.

Грамота - документ, выдаваемый организацией работнику или группе работников за трудовые дос­тижения (Почетная грамота, похвальная грамота).

График - 1) графический или текстовой документ, отражающий состояние или динамику какого-либо явления; 2) план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Депутатский запрос - письмо депутата (депутатов) организации (должностному лицу) с требовани­ем разъяснения его действий по отдельным вопросам.

Диплом - документ, удостоверяющий: 1) окончание высшего или среднего образовательного учреж­дения, 2) присвоение ученой степени, почетного звания или победу на конкурсе и т.д.

Дневник - периодические записи различных сведений или результатов наблюдения частным или должностным лицом (лицами).

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо дейст­вий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выво­дами и предложениями составителя.

Журнал - документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, документов и др.

Завещание-документ, содержащий распоряжение лица о своем имуществе, авторских правах, день­гах, облигациях или других ценностях, сделанное им на случай смерти.

Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Записка - краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо докумен­та, факта, события (служебная, памятная, докладная, объяснительная).

Заявление - документ, содержащий обращение лица к организации, работодателю или должностно­му лицу.

Исполнительная надпись - постановление нотариуса, которым он удостоверяет, что изложенное в документе право лица является бесспорным и подлежащим осуществлению в принудительном порядке.

Исполнительные документы - документы, выдаваемые судебными, арбитражными и другими уполномоченными на то органами, удостоверяющие право взыскателя на принудительное исполнение из­ложенного в документе постановления (исполнительный лист, исполнительная надпись и др.).

Исполнительный лист - документ, содержащий распоряжение суда (арбитража) о приведении в ис­полнение утвержденного судом решения или приговора по гражданскому или уголовному делу (в части имущественных и денежных взысканий).

История болезни - документ, содержащий записи о пребывании больного в лечебном учреждении, ходе лечения и состоянии его здоровья.

Книга - обобщающее наименование документов, содержащих записи каких-либо данных по опреде­ленной системе (книга личного состава и др.).

Кодекс — единый законодательный акт, содержащий в систематическом изложении нормы права, от­носящиеся к определенной отрасли права (трудовой кодекс и др.).

Листок нетрудоспособности (больничный лист) - документ, выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности или на время ухода за больным, являющийся основанием для по­лучения денежного пособия по социальному страхованию.

Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров (работни­ков).

Личные (персональные) документы - официальные документы, удостоверяющие личность их вла­дельца, его права, обязанности и трудовую деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем.

Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные сведения о работнике органи­зации.

Номенклатура - перечень наименований.

Обходной лист — документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо задолженности перед организа­цией у лица, увольняющегося с работы.

Опись - список предметов с их характеристиками.

Орденская книжка - удостоверение о награждении лица государственным орденом.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, за­даний, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей или функциональной орга­низации, структурному подразделению или должностному лицу.

Памятка - краткая инструкция по какому-либо вопросу.

Паспорт-удостоверение личности владельца, содержащее основные сведения о нем (фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения и жительства, семейное положение и др.) и имеющее заверен­ную фотокарточку владельца.

Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Повестка-официальное сообщение частному лицу с предложением явиться куда-либо или учрежде­нию - выслать своего представителя.

Послужной список - документ, содержащий сведения о прохождении лицом государственной или военной службы.

Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника (работников), а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам дея­тельности организации.

Приговор - акт суда, определяющий невиновность или виновность подсудимого и меру его наказа­ния в случае виновности.

Пропуск - 1) удостоверение личности, дающее право входа (въезда) куда-либо, 2) документ, содер­жащий разрешение на внос или вынос материальных ценностей.

'егламент — свод правил.

'еестр - перечень (список) чего-либо.

Свидетельство - удостоверение, дающее определенные права.

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (запросу). Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом □му должностному лицу.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях ипформа-или регистрации.

Справка — документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Габель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке. Трудовая книжка - книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, ющаяся подтверждением его трудового стажа и основанием для назначения пенсии.

Удостоверение (свидетельство) - документ, подтверждающий достоверность какого-либо факта. Удостоверение личности - документ, удостоверяющий личность предъявителя.

Контрольные вопросы

1. Как определяются персональные данные и какие сведения они в себя включают?

2. Почему персональные данные относятся к конфиденциальной информации?

3. Кто является собственником персональных данных?

4. Кого можно назвать держателем персональных данных?

5. Кого можно назвать потребителем (пользователем) персональных данных?

6. Что понимается под обработкой персональных данных?

7. Какие требования должен соблюдать работодатель при обработке персональных данных?

8. Какими правами обладает работник по отношению к своим персональным данным?

9. Какие комплексы документации включает в себя кадровая информационно-документаци-онная система?

10. Какие задачи решает кадровая служба организации?

11. Какой комплекс функций призвана выполнять эта служба?

12. Какие законодательные акты регламентируют трудовые правоотношения работодателя и работника?

13. Какие документы входят в комплекс кадровой нормативной и нормативно-справочной доку­ментации?

14. Какие документы входят в комплекс кадровой плановой документации?

15. Какие документы входят в комплекс кадровой организационно-правовой документации?

16. Какие разделы включаются в Правила внутреннего трудового распорядка организации?

17. Какие группы документов входят в комплекс персональной документации?

18. Какие документы входят в комплекс кадровой договорной документации?

19. Как составляется и оформляется коллективный договор работодателя и работников орга­низации?

20. Какие документы входят в комплекс кадровой распорядительной документации?

21. Какие документы входят в комплекс кадровой учетной документации?

22. Какие документы входят в комплекс кадровой отчетной и отчетно-справочной документа­ции?

23. В чем заключается необходимость подготовительной работы при подборе персонала? Ка­кие подготовительные этапы предшествуют процессу комплектования организации персо­налом?

24. Какие можно назвать основные активные способы поиска кандидатов на вакантную долж­ность? Почему именно эти способы? Какой из этих способов представляется наиболее ре­зультативным? Почему?

25. Чем характеризуется каждый из способов? Каковы их положительные и отрицательные свойства?

26. Какие существуют технологические цепочки процедур организации и документирования процесса приема граждан на работу?

27. Как основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования прие­ма на работу рабочих и служащих?

28. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования приема на работу руководителей и специалистов?

29. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией или распоряжением материальными ресурсами?

30. В каких случаях работодатель имеет право запрашивать медицинскую информацию о кан­дидате на должность?

31. Какие документы представляет гражданин в кадровую службу для решения вопроса о приеме на работу?

32. В чем заключается процедура изучения персональных документов гражданина?

33. Как правильно составляется кадровое резюме?

34. Какие документы заполняет гражданин в кадровой службе? С каких документов граждани­на снимаются копии?

35. Какие могут проводиться экспертные действия с кандидатом на должность? С какой целью и как они документируются?

36. Чем характеризуются собеседование, тестирование, опрос, анкетирование?

37. Кем и каким образом принимается решение о приеме гражданина на работу?

38. Как оформляется трудовой договор? Каково назначение контракта?

39. Как оформляется приказ о приеме на работу? Какое назначение имеет приказ, какие фор­мы приказа используются?

40. Какие документы должны составляться при оформлении перевода сотрудника на другую работу?

41. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования процесса перевода на другую работу?

42. Как оформляется представление к переводу (назначению) на другую должность?

43. В каких случаях составляется и как оформляется докладная записка о переводе на другую работу?

44. Каким образом формулируется пункт о переводе в традиционном приказе по личному со­ставу?

45. Назовите унифицированные формы приказа (распоряжения) о переводе на другую работу.

46. За что поощряют работников? Виды поощрений?

47. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования процесса поощрения работника?

48. Как оформляется представление или докладная записка о поощрении работника?

49. Как оформляется традиционный приказ о поощрении работника (работников)? Какие суще­ствуют унифицированные формы приказа (распоряжения) о поощрении работника (работ­ников)?

50. В каких случаях на работника накладываются дисциплинарные взыскания?

51. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования процесса наложения дисциплинарного взыскания?

52. Как оформляется докладная записка о проступке работника?

53. Как оформляется объяснительная записка работника?

54. С какой целью составляется акт о разовом грубом нарушении работником трудовой дисци­плины?

55. Как оформляется традиционный приказ о наложении на работника (работников) дисципли­нарного взыскания?

56. Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку документирования процесса прекращения действия трудового договора с работником (увольнения)?

57. Как документируется процесс увольнения работника по собственной инициативе?

58. Как документируется процесс увольнения работника в связи с окончанием срока действия контракта?

59. Как документируется процесс увольнения работника по инициативе работодателя?

60. Какими документами оформляется согласие или несогласие профсоюзного органа на увольнение работника?

61. Как формулируется пункт об увольнении работника в традиционном простом или сложном приказе по личному составу?

62. Какие унифицированные формы приказа (распоряжения) используются для документиро­вания факта прекращения действия трудового договора с работником?

63. Какие дополнительные процедуры включаются в технологическую цепочку увольнения ра­ботника, владеющего конфиденциальной информацией организации?

64. Какую цель преследует заключительное собеседование с увольняющимся сотрудни­ком?

65. На какие категории работников ведутся личные дела? Какое определение можно дать лич­ному делу? Его цель?

66. Каков порядок расположения документов в личном деле? Какие основные процедуры включаются в технологическую цепочку процесса формирования личного дела?

67. Какие документы включаются в личное дело в процессе трудовой деятельности работ­ника?

68. С какой целью ведется внутренняя опись документов личного дела? Какие сведения она содержит?

69. Какие документы не включаются в личное дело работника?

70. С какой целью и как организуется учет личных дел?

71. Как должно быть организовано хранение личных дел? Кто может знакомиться с личными делами? Как осуществляется этот процесс?

72. Как готовится к архивному хранению личное дело уволенного сотрудника?

73. За счет чего обеспечивается сохранность и конфиденциальность личных дел и находящих­ся в них документов?

74. С какой целью ведется учет работников организации? На какой информации основывается учет?

75. С какой целью составляется отчетная, справочно-отчетная и справочно-аналитическая до­кументация? Обязательно ли подобная информация документируется?

76. Какие стадии входят в процесс документирования функций учета и отчетности по кад­рам?

77. В чем состоит информационная взаимосвязь плановой, учетной и отчетной информации по кадрам?

78. Какая учетная форма в кадровой работе является основной? Какие персональные данные в нее включаются и с какой целью?

79. Какие вторичные учетные формы ведутся в кадровой службе? С какой целью?

80. Какие картотеки (учетный аппарат) ведутся в кадровой службе? С какой целью?

81. Какими методами осуществляется обновление персональных данных во всех учетных фор­мах? В чем преимущество автоматизированного ведения учетного аппарата?

82. В чем состоит особенность составления регламентированной отчетности по кадрам?

83. В чем заключаются сложности составления справочно-отчетной и справочно-аналитиче-,| ской отчетности по кадрам организации?

84. Какие принципы должны лежать в основе обеспечения безопасности персональных дан­ных?

85. С какой целью необходимо четко регламентировать функции сотрудников кадровой служ­бы? Как можно описать соотношение функций сотрудника, схемы доступа и массивов пер­сональных данных?

86. Какие возникают опасности утраты персональных данных при бесконтрольной работе с личными делами?

87. Какие должны быть выполнены операции при правомочном изъятии документа из личного дела?

88. Какой необходимо установить порядок ознакомления руководителей и работников с личны­ми делами?

89. Как организуется выдача личных дел руководителям?

90. Какие опасности персональным данным возникают в процессе учетной, отчетной и спра­вочной работы?

91. Какие кадровые документы могут формироваться и храниться в структурных подразделе­ниях организации? Как должна быть организована работа с ними?

92. Как следует построить технологию хранения документации кадровой службы в рабочее и нерабочее время?

93. Какие организационные и технологические документы должны регламентировать инфор­мационную безопасность кадровой службы?

94. Какой следует установить в кадровой службе порядок приема посетителей?

10. КОМПЬЮТЕРНАЯ ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

10.1. Компьютерные средства подготовки документов

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Для наиболее распространенных компьютеров на основе микропроцессоров фирмы Intel (и совместимых с ними) разработаны и широко применяются различные программные системы подготовки документов.

Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут ос­новную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы:

• текстовые редакторы;

• текстовые процессоры;

• настольные издательские системы.

Текстовые редакторы позволяют осуществлять набор текста и выполнять над ним ос­новные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с документами, не тре­бующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями (чер­новые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.).

Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но до­полнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Эти возможности текстовых процессоров позволяют готовить текстовые ком­поненты в соответствии с установленными требованиями, что и определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой и офисной деятель­ности.

Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров до­бавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графи­ческих иллюстраций, что указывает их ориентацию на подготовку, в основном, многостра­ничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и рекламные материалы.

Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем очевидно сле­дует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются Microsoft Word, Word Perfect, Word Pro и StarOffice Writer.

Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы:

• текстовые процессоры;

• универсальные табличные процессоры;

• специализированные программы.

Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы, в основном, на простые по структуре и содержащие наряду с числовыми значениями большие по объему текстовые фрагменты таблицы.

Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функ­ций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выпол­нения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до реше­ния задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных.

Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государст­венными органами и т.п.).

Наибольшее распространение при подготовке табличных компонентов документов полу­чили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессоры Microsoft Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 и StarOffice Calc.

Графические компоненты документов представлены рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстовых и табличных компонентах положений. Для их подготовки могут быть использо­ваны:

• текстовые процессоры;

• табличные процессоры;

• графические процессоры.

Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подго­товки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы:

• научной графики;

• иллюстративной графики;

• коммерческой графики.

Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие форму­лы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, как Microsoft Equation и StarOffice Math.

Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде про­грамм подготовки иллюстраций (Microsoft Photo Draw, Corel Draw) и презентаций (Microsoft Power Point, Corel Presentation, Lotus Freelance Graphics, StarOffice Impress).

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономи­ческих, финансовых и социальных'объектах и процессах, хранящейся в электронных табли­цах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух- и трехмерных графиков раз­личного типа. Они представлены программами Microsoft Graph и StarOffice Chart.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта пробле­ма эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности. Наиболее распространенные офисные системы представле­ны в таблице 10.1.

Таблица 10.1

Приложения, входящие в состав офисных систем

Все перечисленные офисные системы предназначены для работы со средствами вычис­лительной техники, имеющими конфигурацию Wintel (техника на основе микропроцессо­ров фирмы Intel и операционная система Windows фирмы Microsoft). Кроме того, офисная система StarOffice имеет версии, работающие в среде операционных систем семейства UNIX.

Для эффективной работы по компьютерной подготовке документов рабочее место в офи­се должно быть оснащено компьютером в следующей конфигурации:

• микропроцессор класса не ниже Pentium III с тактовой частотой не менее 600 МГц;

• оперативное запоминающее устройство объемом не менее 64 Мбайт;

• накопитель на жестких магнитных дисках емкостью не менее 20 Гбайт;

• накопитель на гибких магнитных дисках емкостью 1,44 Мбайт;

• накопитель на оптических дисках (CD-ROM или CD-RW);

• видеоподсистема с видеопамятью объемом не менее 32 Мбайт и видеомонитором с размером по диагонали не менее 17";

• стандартная АТ-клавиатура со 102-104 клавишами;

• устройство позиционирования курсора типа «мышь» или аналогичное по возможно­стям;

• факсмодемная плата (при подключении к внешней сети через систему телефонной связи);

• сетевая карта (при подключении к локальной вычислительной сети через коммуника­ционный кабель);

• устройство печати;

• сканер (при необходимости ввода большого количества данных на бумажных носите­лях).

10.2. Композиционная структура текста документов

Размещение в составе документа его компонентов (прежде всего текстовых) определяет его композиционную структуру. Для большинства управленческих документов, относимых к организационно-распорядительным, она определяется требованиями соответствующего стандарта¹ и рассмотрена в разд. 1. Эти документы, как правило, имеют небольшой объем и размещаются на 1-2 страницах, а размещение и оформление их компонентов достаточно четко определено. Но существует довольно много документов большого объема, компонов­ка и оформление которых во многом схожи с объектами издательской деятельности. Это различного рода аналитические, справочные, проектные и отчетные документы, используе­мые как сами, по себе, так и в качестве приложений к упомянутым организационно-распорядительным документам. Для обозначения этих документов в дальнейшем изложе­нии используем термин «многостраничные документы».

Большой объем текстовых компонентов таких документов приводит к необходимости их деления на структурные элементы, каждый из которых отличается от других определенным смысловым содержанием. Выделяют следующие структурные компоненты текста:

• часть;

• раздел;

• глава;

• параграф;

• подпараграф;

• абзац.

При этом разделы являются компонентами части, главы - компонентами раздела или части, параграфы - компонентами главы, подпараграфы - компонентами параграфа. Все эти элементы текста должны иметь заголовки для их идентификации в документе и для оформ­ления соответствующего указателя (оглавления).

Разбивка текста на композиционные элементы большей или меньшей величины опреде­ляется целевым назначением документа. Особенно в детализации нуждаются справочные, инструктивные, нормативные документы.