Табельный номер 2 page

Число ступеней в структуре текста (уровней заголовков различных видов компонентов текста) должно соответствовать особенностям восприятия потенциальных адресатов доку­мента. Так, для малоподготовленных адресатов несложная структура текста облегчает вос­приятие и запоминание содержания документа.

Число компонентов текста одной ступени должно соответствовать возможностям вос­приятия и запоминания человека, в соответствии с которыми максимально их должно быть не более 5-9.

Заголовки компонентов текста содержат нумерационную (литерационную) и тематиче-;кую составляющие.

Нумерация заголовков необходима для облегчения внутритекстовых ссылок на подраз-юлы и лучшего разграничения компонентов различных ступеней структуры. Для нумераци-шного обозначения заголовков могут применяться следующие системы:

• сквозная по всему документу;

• пораздельная (внутри каждого вида компонента текста своя, новая нумерация: Глава 3; § 1;§2;§3);

• индексационная (у каждого заголовка ставят цифровой индекс, состоящий из индекса старшего по уровню заголовка и отделенного от него точкой порядкового номера дан­ного заголовка: так, 2.3.5 означает § 5 главы 3 раздела 2)²;

ГОСТ Р 6.60-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организаци­онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• смешанная (сквозная с пораздельной, индексационная с пораздельной, индексацион-ная со сквозной).

Тематическая часть заголовка кратко (одним лаконичным предложением) определяет со­держание определяемого компонента текста.

В некоторых случаях заголовки компонентов текста не имеют тематической части. Это характерно для самых нижних ступеней членения текста. Обычно такие заголовки применя­ются в документах для тех их разделов, в которых идет перечисление однородных компо­нентов в рамках тематически определенного содержания (перечисление прав или обязанно­стей в должностных инструкциях, перечисление условий в разделах контракта или договора и т.п.).

Абзац представляет собой самую мелкую структурно-композиционную единицу текста документа, обозначаемую либо отступом его первой строки, либо неполной длиной его по­следней строки.

10.3. Основные этапы компьютерной подготовки текстовых компонентов документов

Компьютерная подготовка документов осуществляется в определенном порядке и включает в себя ряд последовательных этапов (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Схема процесса компьютерной подготовки текстовых компонентов документов

На этапе набора текста осуществляется ввод текстовой информации в память компью­тера для представления ее в соответствующих структурно-композиционных элементах под­готавливаемого документа. В основном ввод текста осуществляется с помощью клавиату­

ры, но в некоторых случаях могут быть использованы сканирующие устройства (при необ­ходимости ввода значительных объемов текстовых данных с уже имеющихся документов на бумажных носителях) или различные накопители информации (на гибких, жестких или оп­тических дисках), содержащие ранее введенные данные в виде файлов.

На этапе редактирования введенного текста осуществляется исправление замеченных ошибок ввода, содержательная и стилистическая корректировка текста, необходимая компо­новка различных фрагментов за счет выполнения операций вставки, удаления, перемеще­ния, копирования, поиска и замены.

На этапе форматирования {оформления) компонентов текста осуществляется приве­дение введенных и отредактированных текстовых данных в соответствие с требованиями, предъявляемыми к конкретному документу.

После этого в случае полной готовности документа осуществляется его печать, а при не­обходимости его последующей доработки или хранения - запись в виде файла в долговре­менной памяти компьютера на накопителях информации.

10.3.1. Набор текста

Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. С точки зрения ввода текста наиболее важным является размещение (раскладка) символов латинско­го и русского алфавита на клавишах. Соответствующие раскладки (рис. 10.2 и 10.3) отвеча­ют принятым в англоязычных странах и России размещениям символов на клавишах пишу­щих машинок.

На используемых в России клавиатурах символы на клавишах для различных раскладок обозначены разным цветом (как правило, англоязычной раскладке соответствует черный цвет, а русскоязычной - красный).

Переключение с одной раскладки на другую осуществляется нажатием комбинации кла­виш (например, Alt+Shift или Ctrl+Shift).

Вводимый текст немедленно отображается на экране видеомонитора, причем место, в котором должен отображаться очередной вводимый символ (позиция ввода) указывается специальным нетекстовым символом-курсором (мигающим подчеркиванием или верти­кальной чертой). Ввод очередного символа приводит к его отображению в текущей позиции ввода и перемещением курсора вправо на одну позицию.

При наборе (вводе с клавиатуры) русскоязычного текста следует придерживаться опре­деленных правил, выработанных и применяемых в практике отечественной полиграфии.

10.3.1.1. Абзацный отступ и концевая строка

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку начинают с отступа.

В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть строго одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например, в перечислениях с нуме­рацией, где абзацный отступ сохраняется у наибольшего по количеству цифр номера, а у но­меров с меньшим количеством цифр отступ увеличивается.

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бы­вают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако отдельные концевые строки могут быть полностью заняты текстом.

Длина концевой строки должна быть в полтора-два раза больше абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5-7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отре­дактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).

Esc

Scrool Lock

Pause

Рис. 10.2. Раскладка англоязычной клавиатуры

Esc

Pause

Рис. 10.3. Раскладка русскоязычной клавиатуры

Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все конце­вые строки должны быть неполными.

Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа «и т.д.» или из цифр с сокращениями вида «15 кг».

10.3.1.2. Окончания текстовых строк и перенос слов

В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из одной-трех букв, если они на­чинают предложение. Так, неверно

«В

некоторых случаях...»

или

«При

определенных обстоятельствах...».

Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные предлоги и союзы, нахо­дящиеся внутри предложения. Так, неверно

«и для этого...»

или

«с учетом этих...».

Не допускается размещение в разных строках инициалов, инициалов и фамилии, но раз­решается перенос фамилии. Так, неверно

«П. В. Петров...»

или

«В.А. Винокуров...»,

но верно

«... Н.П. Ста­риков...».

Не допускается размещение в разных строках сокращений и фамилий, а также цифр и относящихся к ним сокращений или знаков. Так, неверно

«... проф. Фомичев...»

или

«700 МГц...»

или

«... 34 %...».

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом опреде­ленных ограничений:

• запрещено делать переносы более чем в четырех строках подряд;

• не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефи­сом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого сле­дующие три-четыре строки не должны содержать переносов;

• нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста;

• исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

10.3.1.3. Знаки препинания, скобки, черточки и кавычки

При вводе текста особые правила установлены для знаков препинания.

В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если он отделен от основного текста.

Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.

Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.

Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделя­ют от предшествующей и последующей цифр.

Точку с запятой «;», двоеточие «:», восклицательный «!» и вопросительный «?» знаки не отделяют от предшествующего символа.

Дефис никогда не отделяют от предшествующего и последующего символов, кроме случа­ев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.

Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении «от-до» от них не отделяют (например, интервал 45-60).

Скобки при вводе текста - круглые прямые, круглые курсивные й квадратные - никогда не отделяются от заключенных в них слов, а от слов за скобками отделяют обычными меж-дусловными пробелами.

Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и мно­готочия), не отделяя их друг от друга.

В случае когда текст в скобках заканчивается точкой как знаком сокращения, ее обяза­тельно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вто­рую точку. Например:

«Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т.д.).»

Черточки, используемые при вводе текста, бывают трех типов.

Первый тип - это дефис, который употребляется в таких словах, как «когда-нибудь», «что-то» и им подобных, а также в знаках переноса.

Второй тип - это знак тире. Он существенно шире дефиса: «—».

Третий тип - это знак минус. Этот знак меньше тире и располагается чуть ниже: «-». Он используется для представления отрицательных чисел и обозначения операции вычитания в математических формулах. Кроме того, рекомендуется использовать его между числами при представлении диапазона значений (например, «1917-1922 гг.», что лучше применения тире «1917—1922 гг.»).

Кавычки от заключенных в них слов не отделяются.

В компьютерном наборе текста могут быть использованы различные виды кавычек;

u)».

... j

»...«;»...»; «...»;

(с с (

It II

В отечественной полиграфической практике принято использовать кавычки вида «...» и „... " (соответствующие символы набираются комбинациями клавиш Alt+0171, Alt+0187, Alt+0132, Alt+0147). При этом наличие двух пар кавычек позволяет довольно просто и явно выражено делать вложенные кавычки: издательство «Издательский дом „Прометей"».

10.3.1.4. Знаки обозначения единиц измерения

Знаки процента «%», градуса «°», минуты «'» и секунды «"» применяют только с относящи­мися к ним числами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответ­ствующими словами.

Указанные знаки никогда не отделяют от относящихся к ним чисел, а от другого текста отделяют междусловным пробелом (например, «15% от суммы платежа», «6° тепла», «15' 40" северной широты»).

Если знаки относятся к нескольким числам, то их ставят после последнего из них (на­пример, «... и составляет соответственно 10, 20 и 30%»).

При указании значения температуры в той или иной системе представления (по Цельсию или Кельвину) соответствующее обозначение от знака градуса не отделяется: °С и'°К.

10.3.1.5. Сокращения

В русском языке различают следующие виды сокращений:

• буквенная аббревиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, вхо­дящих в полное название: СНГ, ООН, РФ, втуз);

• сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных, слов или усе­ченных и полных слов: генсек, Госдума);

• сокращение по начальным буквам (слову «год» соответствует «г.», слову «век» соот­ветствует «в.»);

• сокращение по частям слов (слову «смотри» соответствует «см.», слову «прочее» со­ответствует «пр.»);

• сокращение по характерным буквам (слову «миллиард» соответствует «млрд», слову «киловатт» соответствует «кВт»);

• сокращение по начальным и конечным буквам (слову «фабрика» соответствует «ф-ка», слову «проспект» соответствует «пр-т»);

• буквенные обозначения единиц измерения (кг, см).

Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложно­сокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.

Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев, когда сокращение образовано от фамилии ученого - тогда сокращение начинается с прописной буквы) без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например, «мм рт. ст.».

Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, никогда не отделяют от относящихся к ним символов: «кг/мм²».

При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не от­деляют: «XVI-XVII вв.».

10.3.1.6. Особенности ввода текста на английском языке

После окончания предложения и после знаков препинания «!» и «?» увеличивают пробел, а сами знаки отделяют от предшествующего слова.

Принято применять кавычки вида „...", а точку или запятую ставят перед закрывающи­ми кавычками.

Две одинаковые согласные буквы могут быть разделены при переносе. Нельзя при пере­носе разъединять буквы, которые образуют один звук (ai, an, ay, оо, vy, vu, oa, ei, ie, ее, ea, ей, ch, ck, ph, sh, tsh, th).

Числительные в английском тексте до 100 вводят словами (1 - one, 2 - two и т.д.), свы­ше - цифрами. Многозначные числительные разбивают на группы разрядов запятой, целую часть числа отделяют от дробной точкой (86,043.92; 9,799,671.29). Порядковые числитель­ные вводят с окончанием при цифре, которое ставят вплотную к ней или в виде верхнего ин­декса (1st, I^st).

Значение времени (часы, минуты и секунды) в английском тексте может быть представ­лено в одном из двух форматов:

3h 15m 20sec; 3h 15'20".

Перечисления (списки) в английском тексте обозначают цифрами или буквами, заклю­ченными в круглые скобки: (3), (4) или (а), (Ь).

10.3.2. Редактирование введенного текста

Под редактированием текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с исправлением ошибок ввода или корректировкой стиля.

Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода тек­ста и собственно в процессе редактирования.

При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенные символы их удалением с помощью нажатия клавиш Backspace и Delete. При этом удаляют­ся символы, стоящие перед и после текущей позиции ввода соответственно.

В режиме редактирования объектом выполняемых действий является фрагмент текста, под которым понимаются различные по составу и объему компоненты: отдельный символ, произвольная цепочка символов, слово, предложение, строка, несколько подряд идущих строк, абзац, несколько подряд идущих абзацев, страница, несколько подряд идущих стра­ниц, структурно-композиционные элементы документа, весь текст в целом.

Редактируемый объект должен быть указан или выделен, что осуществляется либо с по­мощью служебных клавиш клавиатуры (обычно Shift в комбинации с Ctrl, t, I, PageUp, PageDown, Home и End), либо с помощью манипулятора «мышь». Выделенный фрагмент текста отображается на экране видеомонитора отличным от обычного цветом фона.

Над выделенным фрагментом текста допустимы следующие операции редактирования:

удаление;

вставка;

перемещение;

копирование;

замена.

Удаление выделенного фрагмента (рис. 10.4) приводит к тому, что его текст замещается последующим текстом со сдвигом последнего влево и (или) вверх. Кроме того, текст уда­ленного фрагмента помещается в буфер и хранится там до очередного обновления этого бу­фера.

ТЕКСТ

Фрагмент 1

Фрагмент 2 (выделенный)

БУФЕР

Фрагмент 3

До удаления После удаления

Рис. 10.4. Редактирование удалением фрагмента текста

Вставка фрагмента (рис. 10.5) осуществляется путем дублирования содержимого буфе­ра в указанное место в тексте.

ТЕКСТ

БУФЕР

ТЕКСТ

БУФЕР

Фрагмент вставки

Фрагмент 2

Фрагмент 2

До вставки После вставки

Рис. 10.5. Редактирование путем вставки из буфера удаленного текста

Перемещение фрагмента текста осуществляется последовательным выполнением опе­раций удаления и вставки (рис. 10.6).

Фрагмент 2

Фрагмент 3

Фрагмент 3

Фрагмент 2

До перемещения После перемещения

Рис. 10.6. Редактирование перемещением фрагмента текста

Копирование фрагмента текста осуществляется путем дублирования выделенного фраг­мента в буфер и последующей вставкой в указанное место.

ТЕКСТ

БУФЕР

ТЕКСТ

До копирования

После копирования

Рис. 10.7. Редактирование копированием фрагмента текста

Замена фрагмента текста осуществляется путем его удаления и вводом с клавиатуры за­меняющего текста. Кроме того, для многократной контекстной замены может быть выпол­нена операция поиска и замены, для которой задаются образец поиска (заменяемая цепочка символов) и образец замены (заменяющая цепочка символов). В этом случае в указанной части текста ищутся цепочки символов, совпадающие с образцом поиска, и заменяются на цепочки символов образца замены.

10.3.3. Форматирование (оформление) компонентов текста

Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помо­щью операций форматирования, предусматривающих:

• шрифтовое оформление;

• оформление абзаца;

• оформление страницы;

• оформление многостраничных фрагментов текста. 10.3.3.1. Шрифтовое оформление текста

Основной графической характеристикой оформления текстовых компонентов документа яв­ляется представление символов, характеризующееся используемыми шрифтами. Под шрифтом понимается комплект литер определенного алфавита с относящимися к ним зна­ками препинания и цифрами. По графической основе шрифты подразделяют на три группы:

шрифты на русской графической основе;

шрифты на латинской графической основе;

шрифты особых графических основ (арабский, армянский, грузинский, греческий, готи­ческий и др.).

Одной из основных характеристик шрифта является кегль - размер литер по высоте. Кегль всегда измеряют в типографской системе мер. Эта система была разработана в 1875 г. французом Дидо. В ее основу положен французский дюйм. Основными единицами типо­графской системы мер являются:

• 1 пункт (1 п.), равный 1/72 французского дюйма;

• 1 цицеро (1 циц.), содержащее 12 п.;

• 1 квадрат (1 кв.), содержащий 4 циц., или 48 п.

Эти единицы соотносятся с метрическими единицами следующим образом:

• 1 п. «0,376 мм;

• 1 циц. к 4,5 мм;

• 1 кв. «18 мм.

При компьютерном вводе используется англо-американский типографский пункт (point), равный 0,3528 мм. Для перевода англо-американской системы измерений в типо­графскую пользуются соотношением:

1 point = 0,9348 п.; 1 п. = 1,0697 points.

При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяют шрифты следующих размеров:

• Цицеро (12 п.);

• Корпус (10 п.);

• Боргес (9 п.);

• Петит (8 п.);

• Нонпарель (6 п.).

Шрифты по характеру их графического построения (контрастность, размер и форма засечек) разделены на шесть основных групп:

• рубленые шрифты (малоконтрастные, не имеющие засечек);

• шрифты с едва наметившимися засечками (среднеконтрастные, с несколько утолщен­ными концами вертикальных штрихов);

• медиевальные шрифты (с умеренной контрастностью и небольшими засечками, близ­кими по форме к треугольнику; оси округлых букв с небольшим наклоном);

• обыкновенные шрифты (с контрастными штрихами и тонкими длинными засечками, соединяющимися с вертикальными штрихами под прямым углом; оси округлых букв вертикальны);

• новые малоконтрастные шрифты (с длинными утолщенными засечками, имеющими закругленные концы и соединенными с основными штрихами под прямым углом с не­большими закруглениями).

Основной характеристикой шрифта является его гарнитура. Под гарнитурой понимает­ся комплект различных размеров, начертаний и плотности, но одинаковых по характеру ри­сунка.

Шрифты одной гарнитуры могут иметь различные начертания:

по наклону (прямые, курсивные и наклонные; курсив имитирует рукописный шрифт, а наклонный шрифт повторяет рисунок прямого, но с наклоном основных штрихов; для обо­их наклон составляет 15%);

Date: 2015-09-02; view: 355; Нарушение авторских прав