Предписание 25 page

Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых рас­полагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; ино­гда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.

Для получения данных о составе и сменяемости работников по каждой отдельной долж­ности и учета вакантных должностей ведутся традиционные или электронные должност­ные карточки. Карточка заполняется на каждую должность независимо от того, замещена она работником или нет. В карточку заносятся данные о сотрудниках, последовательно за­нимавших эту должность. Группировка карточек осуществляется по структурным подраз­делениям или подведомственным организациям, а внутри - по старшинству должностей. Карточки на вакантные должности выделяются в специальный раздел картотеки. В кадро­вых службах многих организаций вместо должностной картотеки ведутся традиционные или электронные штатно-должностные книги или штатные формуляры, которые по своему назначению идентичны указанной картотеке.

Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку личных дел, необходимую для быстрого нахо­ждения того или иного дела. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает в себя: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т.д. Аналогичную форму имеет контрольная карточка, в которой регистриру­ется выдача личного дела во временное пользование. Часто алфавитная и контрольная кар­точки объединяются в единую алфавитно-контрольную карточку.

Следовательно, в кадровой службе ведутся следующие виды традиционных или элек­тронных учетных картотек (учетного аппарата)', картотека личных карточек, статисти­ческая картотека руководящих и ответственных работников, картотека специалистов, карто­тека научных работников, должностная картотека, алфавитная картотека, контрольная кар­тотека (или алфавитно-контрольная картотека) и ряд картотек персонального учета в зави­симости от специфики организации.

Все картотеки должны иметь действующий и архивный разделы. Следует иметь в виду, что в конкретных организациях в силу их особенностей и порядка построения дело­производства в кадровой службе некоторые из перечисленных картотек могут отсутствовать или быть представлены в большем количестве видов. В кадровых подразделениях крупных учреждений картотеки формируются не только на работников центрального аппарата, но и работников подведомственных учреждений, организаций и предприятий, занимающих должности, назначение на которые находится в компетенции вышестоящего органа управ­ления.

В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко использу­ются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава (алфавиты, указательные списки, тетради, книги учета и т.п.), количество которых доходит до 30 различных видов. Например: алфавитная книга личного состава, книга учета общего и непрерывного стажа работы, кни­га учета подростков, журнал учета движения сотрудников и многие другие. Дублирование информации во всевозможных формах учета составляет до 70%.

Обычно журнал или книга учета заводится по каждому учетно-справочному на­правлению работы, в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, типовых справочных и справочно-аналитических запросов, для быстрого подсчета массовых свод­ных показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности. Только в этом случае может быть обеспечена относительная оперативность выдачи требуемой ин­формации. Журнальные формы учета характеризуются негарантированной достоверностью информации.

Возникновение нового направления поиска информации по кадрам, как правило, порож­дает введение дополнительной учетной формы (карточки или журнала).

Массивы вторичных учетных документов по личному составу формируются не только в кадровой службе, но и бухгалтерии, военно-учетном столе, отделах и цехах. Так, например, в бухгалтерии для расчета заработной платы по каждому вновь принятому сотруднику заводится лицевой счет, имеющий типовую карточную форму, в которой указы­вается фамилия, имя, отчество, дата поступления на работу и зарплата по месяцам. Систе­матизируются лицевые счета, как и личные карточки, по структурным подразделениям, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).

В военно-учетном столе ведется картотека лиц, состоящих на воинском учете, в отделе (секторе) подготовки кадров - учетная картотека сотрудников, повышающих свой общеоб­разовательный и квалификационный уровень, в отделах и цехах предприятия - табель учета рабочего времени и т.д. В профсоюзном органе формируется картотека учета членов проф­союза.

9.9.2. Стадия обновления (ведения) учетных массивов

Обилие традиционных многоаспектных вторичных учетных документов, в свою очередь, значительно осложняет следующую стадию ведения учетной работы - стадию обновления сформированных учетных массивов, внесения изменений и дополнений в учетные персо­нальные данные сотрудников.

Анализ учетной кадровой информации показывает, что 90-95% персональных сведений о сотрудниках изменяются в процессе их жизни и трудовой деятельности. Меняются: долж­ность, уровень образования, разряд, оклад, сроки отпуска, домашний адрес и т.п. Из учет­ных показателей стабильны только пол, национальность, место и дата рождения.

Стадия обновления сведений о работниках, предназначенная для поддержания информа­ционных массивов в постоянно достоверном состоянии, осуществляется или регулярно - по мере возникновения конкретных изменений, дополнений, или периодически - по мере нако­пления таких изменений за определенный промежуток времени (месяц, квартал). Текущее накопление изменяющихся сведений находит отражение в специальной учетной форме - ве­домости изменений, которая ведется как для традиционной, так и автоматизированной справочно-информационной системы.

Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работ­ников поступает, прежде всего, из договорных, персональных и организационно-распо­рядительных документов или от самих работников. В кадровых службах сложилась практика уточнения данных рабочих и служащих при ознакомлении их с соответствующи­ми приказами (распоряжениями) по личному составу, с записями в трудовых книжках, при оформлении отпусков, переводов, увольнений. Изменения и дополнения часто вносятся по инициативе самих сотрудников при изменении образовательного или квалификационного уровня, семейного положения, оформлении пенсии и т.п. Все изменения и дополнения, вносимые в учетные формы, должны быть подтверждены соответствующими доку­ментами.

Новые записи в учетных документах вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой за­писи (вид, дата, серия, номер документа) может указываться на поле учетного документа. После внесения изменения или дополнения учетный документ возвращается в соответст­вующую картотеку.

Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных по­казателей сразу во всех видах карточек, журналов и баз данных, в которых эта запись имеется. Осуществление подобных трудоемких технических операций в крупных органи­зациях ручными методами приводит к задержкам в обновлении информационных ресурсов, старению информации и снижению достоверности справочных и отчетных документов. Наиболее рационально первоначально вносить необходимые изменения и дополнения в электронный экземпляр карточки и затем распечатывать на принтере указанные изменения и дополнения в бумажные экземпляры страховых карточек и карточки, не имеющие элек­тронного аналога. Карточка может также перепечатываться заново, а старый экземпляр уничтожается.

9.9.3. Стадия составления регламентированной отчетности и выдачи справочной и справочно-аналитической информации

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламен­тированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической инфор­мации на разовые запросы.

Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав ин­формационных показателей. Справочная и справочно-отчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документиро­вания. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правитель­ственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных работников.

К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность (профессию, специальность), которые выдаются кадровой службой по требова­нию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выда­ются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касаю­щегося его приказа (распоряжения).

В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случа­ев основывается на автоматизированной технологии. Подобная технология резко повы­шает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и дос­товерных данных по всем функциям, включая не только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора, подго­товки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.

9.10. Процесс защиты персональных данных в кадровой службе

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса РФ процесс защиты персональ­ных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документиро­вания, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководи­телями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных дан­ных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

9.10.1. Принципы защиты персональных данных работников

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:

• личная ответственность руководства организации и работников кадровой службы за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;

• разделение (дробление) сведений о персональных данных между разными руководи­телями организации и работниками службы;

• наличие четкой разрешительной (разграничительной) системы доступа руководителей всех уровней и работников отдела к документам, содержащим персональные данные;

• проведение регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников службы и кадровых документов в подразделениях орга­низации.

Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами.

Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлеж­ности работникам функциональных комплексов документов, дел, картотек, журналов персо­нального учета и баз данных. Любые посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения до­кументов, дел и рабочих материалов в кадровой службе. Особенно это касается бланков и документов строгой отчетности.

Под посторонним лицом мы понимаем не только злоумышленников или их сообщников, но и сотрудников организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой службы. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников этого отдела. Однако каждый работник должен быть письменно проинформирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персо­нальные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы первым руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определен­ных массивов документов, необходимых ему для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за со­хранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми докумен­тами и материалами службы. Видимо, целесообразно, чтобы отдельные работники закреп­лялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функ­ций от подбора персонала до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

9.10.2. Особенности технологии защиты персональных данных

При работе с кадровой документацией следует, прежде всего, соблюдать следующие специ­фические особенности ее обработки и хранения.

Приказы (распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в отделе кадров, а не в службе документационного обеспечения управления (дело­производственной службе). Эту работу следует возложить на отдельного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например, в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала-руководителям, специалистам, рабо­чим и т.д. Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседова­ний с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело принятого сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику. Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формиру­ются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел вы­полняются одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.

В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения докумен­та. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются росписью руководителя и работ­ника кадровой службы. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещается. Новые, исправленные документы помещаются вместе с ранее включенными в дело.

Приказом первого руководителя должен быть установлен порядок ознакомления или вы­дачи руководящему составу организации личных дел подчиненных работников. Как прави­ло, знакомиться с личными делами могут: первый руководитель - со всеми личными дела­ми, его заместители - с личными делами курируемых ими подразделений, руководители структурных подразделений - с личными делами сотрудников подразделения.

Выдача личных дел на рабочие места руководителей, как правило, не допускается. Лич­ные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров и в исключительных слу­чаях по письменному разрешению первого руководителя конкретному руководителю струк­турного подразделения. Дела выдаются (в том числе руководителю кадровой службы или при наличии его письменного разрешения - работнику службы) под роспись в контрольной карточке. В конце рабочего дня личное дело должно быть возвращено соответствующему сотруднику кадровой службы.

При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреж­дений документов и включения в дело других документов или подмены документов. Про­смотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Руководители структурных подразделений организации с разрешения руководителя кадро­вой службы могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел - карточка­ми формы № Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-инфор-мационному банку данных и другой документации кадровой службы они не допускаются.

Ознакомление с делами осуществляется в помещении службы под наблюдением работ­ника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксирует­ся в контрольной карточке личного дела. Работник организации имеет право знакомиться только со своим личным делом, трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Он имеет право потребовать внесения изменений и дополнений в свои анкетно-биографические и другие данные, подтвержденных документами. Факт озна­комления работника с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Ведение и обеспечение сохранности трудовых книжек. В сферу ответственности ра­ботника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками ра­ботников организации. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел.

Особое внимание обращается на учет в бухгалтерии и кадровой службе чистых бланков книжек и бланков листов-вкладышей. Руководитель кадровой службы должен строго кон­тролировать, чтобы трудовая книжка не оформлялась по просьбе работника на неучтенном бланке (купленном и, как правило, фальсифицированном), чтобы от граждан не принима­лись трудовые книжки, оформленные на подобных бланках или имеющие записи, сделан­ные с нарушениями соответствующей инструкции. Факт ознакомления работника с запися­ми, произведенными в трудовой книжке, подтверждается его росписью в личной карточке Т-2, в которой эти записи дублируются. Роспись ставится против каждой записи.

Кадровая служба должна ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией организации о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей. Испорченные бланки трудовых кни­жек и вкладышей списываются по акту и уничтожаются путем сожжения. На акт наклеива­ются вырезанные из бланков номера и серии.

Не полученные гражданами при увольнении трудовые книжки хранятся в отделе кадров от­дельно от остальных книжек в течение 2 лет, после чего сдаются в архив на 50-летнее хранение.

Под особым контролем должны находиться операции по проставлению в трудовых книжках, на справках и других документах печатей и штампов. Целесообразно, чтобы эти операции производились только руководителем кадровой службы, так как в противном случае может возникнуть опасность несанкционированного использования печатей и штампов. Одно­временно руководитель службы контролирует правильность оформления документов.

Чистые бланки справок подлежат обязательному учету. Они хранятся у руководителя кадровой службы и выдаются в дневной норме работнику, выдающему справки. По окончании приемных часов этот работник отчитывается перед руководителем службы об израсходован­ных бланках справок и сдает ему оставшиеся чистыми и испорченные бланки. Проставлять пе­чати и штампы, а иногда и росписи на чистых бланках документов категорически запрещается.

Не менее пристального внимания требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу организации (картотеками, журналами и книгами персональ­ного учета работников). За сохранность и конфиденциальность этого банка данных также должен отвечать специально назначенный сотрудник кадровой службы.

Учетная, отчетная и справочная работа кадровой службы наиболее часто формирует кана­лы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных.

В связи с этим первым руководителем организации устанавливается: кто, когда, какие сведе­ния и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И что особенно важно, определяет­ся порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Передаваемые из кадровой службы руководителям отчетные и справочные сведения обяза­тельно документируются в виде сводок, списков, справок и т.п. Устное сообщение сведений, как правило, использоваться не должно, за исключением случаев, когда запрашивается единичная информация, например: дата рождения работника, наличие правительственных наград и т.п.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «Конфи­денциально» или «Для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются ко­пии всех плановых, аналитических, отчетных, справочных и иных документов. Целесооб­разно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвраща­лись в кадровую службу для включения в дело вместо хранящихся там копий.

В структурных подразделениях организации могут быть следующие документы, со­держащие персональные данные: журнал табельного учета рабочего времени с указанием должностей, фамилий и инициалов работников (находится у сотрудника, ведущего табель­ный учет - табельщика), штатное расписание (штатный'формуляр) подразделения, в кото­ром может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную долж­ность, вакантные долхсности (находится у руководителя подразделения), дело с выписками из приказов по личному составу или копии приказов (распоряжений), касающихся персона­ла подразделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождении, образование, местожительство, до­машний телефон, имя, отчество супруга и др.). Все перечисленные документы следует хра­нить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограни­чения доступа. Нельзя эти документы хранить в россыпи или записывать указанные сведе­ния на календарях, в личных записных книжках. Не реже одного раза в год работники кад­ровой службы обязаны проверять наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

При автоматизированной обработке кадровой информации не рекомендуется дан­ную систему (связанные автоматизированные рабочие места кадровой службы) вклю­чать в локальную сеть организации. Внутри кадровой службы локальная сеть (или еди­ничные компьютеры) должна быть снабжена необходимыми средствами программно-аппа­ратной и криптографической защиты информации, регламентирована жесткой системой разграничения доступа сотрудников службы к обрабатываемой и хранимой информации. В локальную сеть кадровой службы может быть включена рабочая станция (автоматизирован­ное рабочее место) первого руководителя организации.

9.10.3. Особенности хранения документации кадровой службы

Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные жур­налы и книги учета хранятся в кадровой службе в рабочее и нерабочее время в металличе­ских постоянно запертых шкафах. У каждого работника должен быть свой шкаф для хране­ния закрепленных за ним массивов документов. Трудовые книжки хранятся в сейфе руково­дителя кадровой службы, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов работников.

Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, работающий ком­пьютер. В конце рабочего дня сотрудник службы помещает все рабочие массивы документов в металлический шкаф, запирает его и опечатывает личной печатью. Ключи от шкафов сдают­ся работниками руководителю кадровой службы под роспись в соответствующем журнале.

Категорически запрещается оставлять на рабочем столе в нерабочее время картотеки и дру­гие материалы. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня унич­тожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работ­никами службы. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

9.10.4. Размещение и организация работы кадровой службы

Кадровая служба организации должна иметь минимально три смежных помещения: комна­ту для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размеща­ются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один.

Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное поме­щение за пределами основных помещений службы. Помещение для размещения шкафов мо­жет не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охран­ной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, ок­на защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то поме­щения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надеж­ные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропита­ние помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны организации. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работ­нику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пла­стилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять и восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализа­ции. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее ру­ководителю, а в исключительных случаях - заместителю первого руководителя, отвечающе­му за работу с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руково­дителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем,

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух ра­ботников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуще­ствляется под наблюдением руководителя кадровой службы.

При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети документация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное место и обеспечена ее охрана. В условиях возникно­вения сложных экстремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, терро­ристических актов и других подобных событий) и отсутствия возможности эвакуировать чис­тые бланки трудовых книжек и вкладышей они уничтожаются по акту путем сожжения.

В этих же условиях трудовые книжки работников могут быть выданы им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вся остальная кадровая доку­ментация должна быть эвакуирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с под­линниками приказов по личному составу и книги учета движения трудовых книжек и вкла­дышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (непромокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой заранее должна быть закреплена грузовая автомашина.

9.10.5. Регламентирующие документы кадровой службы

Организационные и технологические аспекты защиты персональных данных в кадровой службе могут найти отражение в двух регламентирующих документах организации.

Во-первых, должно быть разработано положение о персональных данных работни­ков организации, в котором целесообразно четко определить конкретные обязанности руко­водителей и сотрудников в части использования этих данных в служебных целях. Функцио­нальные обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им персональных данных. Пользование другими данными им не разрешается. Положение должно содержать схему распределения доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих за это ответственность.

Date: 2015-09-02; view: 470; Нарушение авторских прав