Предписание 20 page

• работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документа­ми организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работ­ников, а также их правами и обязанностями в этой области;

• работодатель обязан сообщать субъекту по его требованию информацию о наличии персональных данных о нем и предоставить ему сами персональные данные;

• работодатель, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

В свою очередь работник обязан передавать работодателю или его представителю ком­плекс достоверных и, как правило, документированных персональных данных, состав кото­рых установлен Трудовым кодексом, своевременно сообщать о необходимости внесения из­менений в свои персональные данные. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны.

9.1.4. Требования к передаче персональных данных

Передача персональных данных от держателя или его представителей внешнему потребите­лю может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соот­ветствующих объективной причине сбора этих данных. Работодатель обязан потребовать от потребителя подтверждения того, что это правило соблюдено.

При передаче персональных данных работника потребителям (в том числе в коммерче­ских целях) за пределы организации работодатель не должен сообщать эти данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходи­мо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, установлен­ных федеральным законом. Сведения передаются в письменной форме и должны иметь гриф конфиденциальности. За пределы организации персональные данные целесообразно в большинстве случаев передавать в обезличенной форме, исключающей возможность иден­тификации субъекта этих данных. При обезличивании режим конфиденциальности данных снимается.

Передача персональных данных работника внутри одной организации должна быть ог­раничена случаями, о которых известно работнику, и осуществляться в соответствии с ло­кальным нормативным актом организации (положением, инструкцией), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись. Работодатель вправе разрешать доступ к персональ­ным данным работников только специально уполномоченным лицам (сотрудникам кадро­вой службы, руководителям структурных подразделений и другим лицам).

При этом разрешение о доступе этих лиц к кадровой информации должно быть четко пер­сонифицированным. Работа потребителей персональных данных должна осуществляться в целях, по перечням доступа и в сроки, которые необходимы для выполнения задач, стоящих перед потребителем (пользователем) этих данных. Потребители персональных данных долж­ны подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.

Работодатель имеет право передавать персональные данные работника представителям работника в порядке, установленном Трудовым кодексом, но ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения ука­занными представителями их функций.

9.1.5. Права работника

Процесс защиты персональных данных работодателем предполагает, что работник имеет право:

• своевременно получать полную информацию о своих персональных данных, порядке их обработки и использования, иметь свободный и бесплатный доступ к этим данным, включая право на получение заверенной копии любой записи, содержащей персональ­ные данные работника и оформленной в общедоступной документированной форме;

• иметь доступ к своим медицинским данным с привлечением медицинского специали­ста по своему выбору;

• требовать от работодателя своевременного внесения изменений и добавлений в свои персональные данные, если новые сведения подтверждены соответствующими доку­ментами;

• требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных дан­ных, а также данных, обработанных с нарущением требований Трудового кодекса; при отказе в выполнении этих действий работник имеет право обоснованно заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии; персональные данные оценоч­ного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собст­венную точку зрения;

• требовать от работодателя оповещения всех лиц, которым ранее были сообщены не­верные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

• обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Исправление и дополнение персональных данных работника могут осуществлять рабо­тодатели по своей инициативе при условии документального подтверждения достоверности новых данных.

Держатель персональных данных, его представители и потребители данных, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных работника, не­сут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответст­венность в соответствии с федеральными законами.

Персональные данные образуют обширные и объемные комплексы документов, состав­ляющие в совокупности достаточно автономную информационно-документационную сис­тему, обеспечивающую потребности держателя и потребителей персональных данных ра­ботников организации. Указанные комплексы документации имеют не только текущее, опе­ративное значение при реализации кадровых функций, но и являются ценным социологиче­ским, биографическим и археографическим источником для исторического исследования и обобщения сложных социальных процессов, протекающих в России.

9.1.6. Структура кадровой информационно-документационной системы

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связан­ные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

• законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

• плановую документацию;

• организационно-правовую документацию;

• персональную документацию;

• договорную документацию;

• распорядительную документацию;

• учетную кадровую документацию;

• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

• отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую при­надлежность различным структурным подразделениям - не только службе персонала. Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений

(функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей докумен­тации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Пла­новой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-эконо­мические, планово-финансовые и другие подобные) отделы и управления. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объе­мам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, дого­ворной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают работу от­делов (управлений) кадров.

9.1.7. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Кадровая служба (или, как она называется во многих фирмах, служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредст­венно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организа­ция или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности рабо­тающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполня­ет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секре­тарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадро­вой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственно­сти за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Можно назвать обобщенно следующие функции службы персонала'.

• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;

• обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе про­фессиональных групп;

• комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководите­лей, специалистов и технических работников;

• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

• индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в должности;

• документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

• проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудни­ков, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требова­ний по обеспечению безопасности информации;

• внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологиче­ских основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять дос­таточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техниче­скими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя ор­ганизацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организа­ции или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации со­провождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документа-ционную кадровую систему.

9.2. Характеристика комплексов кадровой документации

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значе­ния лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, рабо­тодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регу­лировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», проект Закона о персональных дан­ных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики - уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

9.2.1. Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями вла­сти, органами субъектов федерации, детализирует и регламентирует единообразную прак­тику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых кни­жек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные харак­теристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты фе­дерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодатель­ства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информа­ции и унифицированных системах документации (УСД).

9.2.2. Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повы­шения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совме­стно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кад­ров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписыва­ются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

• сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;

• выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проек­тирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования тех­нической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста фи­нансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

• прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

• проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

• определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

• расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;

• расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должно­стям;

• расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

• разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;

• согласование, подписание и утверждение программ и планов;

• детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, струк­турным подразделениям и филиалам;

• текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельно­сти организации.

Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направле­ния развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например: Программа социального развития коллектива работников орга­низации на 2002 - 2015 гг.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовывают­ся с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его за­местителем.

К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штат­ная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квали­фикационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, за­ключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответст­вии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельно­сти организации.

Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. До­кумент подписывается заместителем руководителя организации или руководителем струк­турного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется пе­чатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования от­дельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие гра-
фы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности;
количество, штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие;
месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает замес-
титель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и ут-
верждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве______________ единиц

с месячным фондом заработной платы_________ рублей»). Гриф заверяется печатью организа-
ции. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание
приказа.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: та­бельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжи­тельности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание измене­ния даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.

9.2.3. Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок по­строения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров, Поло­жение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, долж­ностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по орга­низации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документа­ции в обобщенном виде включает в себя:

• сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, ут­вержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;

• сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразг делений, штатное расписание и др.);

• собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-право­вого документа;

• разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с за­интересованными должностными лицами и работниками;

• составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, пред­ложений и пожеланий;

• обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (про­екта) организационно-правового документа;

• согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразде­лений;

• подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе роспи­сей работников об ознакомлении с документом;

• контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;

• регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных под­разделений, методов управления, способов документирования и технологии производ­ства.

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные пра­ва, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отды­ха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулиро­вания трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрис­консультом организации и представителем профсоюзного органа. Подписывает правила ру­ководитель кадровой службы.

Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органа­ми работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерар­хической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Об­щие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подраз­деления; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем замес­тителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функцио­нальными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководи­теля (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается пер­вым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работ­ника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции;

Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должно­сти). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждает­ся, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразде­ление. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику со­ставления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

9.2.4. Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установ­ления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с учре­ждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

• документы, выданные граясданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сооб­щают о себе, об образовании, специальности, профессии, стансе работы, семейном по­ложении и т.д. - паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, ат­тестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), меди­цинская справка, повестка военкомата и др.;

• документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии прика­зов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда - резюме), харак­теристика, различные виды справок, подтверясдающие место работы, должность, зара­ботную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), Почетная грамота и др.;

• документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодате­лю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения тру­довых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяс­нительные записки и др.;

• служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведе­ния собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, доклад­ные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комис­сий, комитетов, коллегий, ученых и худоясественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государствен­ными стандартами.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором после­довательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квали­фикационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном пред­приятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется об­щий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приема. Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены постановлением Совета министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих», Инструкцией о по­рядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвер­жденной постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС в 1974 г., с изменениями и дополне­ниями 1985 г. и 1990 г.

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить спе­циально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. Как правило, таким лицом является начальник или заместитель начальника отдела (управления) кадров.

Получение гражданином права на те или иные персональные документы (кроме трудо­вой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается са­мостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы. Например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, ра­бочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных до­кументов.

9.2.5. Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и тру­довом договоре. При невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе пе­реговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между пол­номочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Со­держание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определя­ется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблю­дения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллек­тивный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответст­вующий орган по труду.

Date: 2015-09-02; view: 411; Нарушение авторских прав