Взаємодія керівника та секретаря під час користування телефоном

Секретар повинний чітко уявляти собі робочий графік начальника, орієнтуватися в пріоритетності різноманітних питань. Якщо ви чекаєте якогось важливого дзвінка, то, переключаючи на секретаря телефон на час ділової зустрічі або переговорів, не забудьте попередити про це. Секретарю варто уникати заяв типу «Я не знаю», «У нас ніхто цим не займається», «Начальника немає, і я не знаю, коли він буде». Як правило, секретар не повідомляє співрозмовникам ніяких зведень про здоров'я, сімейні справи або домашню адресу і телефон співробітників, у тому числі і побічно («Іванов пішов у поліклініку» або «Петрова доглядає за хворою дитиною»). Це варто враховувати і при розмові по кількох телефонах, коли абонент, що очікує з'єднання, може почути зведення, для нього не призначені.

Правила користування телефаксом. В даний час більшість фірм стали використовувати такий засіб комунікації, як факсимільні копіювальні апарати (телефакси). З їхньою допомогою можна за декілька секунд відправити за допомогою каналів факсимільного зв'язку точну телекопію будь-якого документа: схеми, діаграми, графіки, фотографії тощо, якщо вони терміново потрібні, наприклад, фірмі-партнеру для вивчення або обговорення. Якщо в офісі фірми є такий апарат, то на її бланку в заголовку поряд із номерами телефонів і телексів дається і номер, по якому можна передати факсиміле. Наприклад, на бланку фірми «Simon-Carves LTD» зазначено: Facsimile: 061-486 1302. Звичайно телефаксне повідомлення оформляється у вигляді ділового листа. У ньому, як правило, витримані всі його реквізити: дата, внутрішня адреса, звертання, заключна формула ввічливості і т. Д. Стилістично такі повідомлення можуть бути менше офіційними, ніж діловий лист. Факсимільні апарати в основному встановлюються в офісах, і повідомлення по телефаксу може прочитати кожний, хто вміє працювати з цим устроєм. Навіть позначка «конфіденційно» не допоможе зробити ваш факс секретним, якщо тільки одержувач у момент передачі повідомлення не стоїть поруч з апаратом і сам не приймає послання.