Команды поиска, фильтрации и сортировки

ACCESS предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды «Поиск», фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование директивы «Поиск». Этот поиск может производиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.

Внимание! Обычно поиск по этой директиве начинается с активного места в таблице (активной записи, активного поля). Для просмотра всей таблицы необходимо перейти к первой записи, а затем начать поиск.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определенных записей таблицы (отбора) используется фильтрация.

Задание

Для данных, содержащихся в таблице СТУДЕНТ, в режиме формы осуществите поиск одной из записей, в режиме таблицы отсортируйте записи по возрастанию значений одного из полей и отфильтруйте данные в соответствии с критерием отбора.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB,

2. Откройте таблицу СТУДЕНТ в режиме формы.

3. Найдите запись таблицы с информацией о студентке с фамилией «Морозова».

С этой целью выполните следующую группу действий:

§ А. Находясь в форме «Форма 1», щелкните в строке поля «Фамилия»;

§ Щелкните на кнопке «Найти» (или выполните команду меню Правка→Найти); в диалоговом окне «Поиск в поле Фамилия» введите в строку «Образец для поиска» слово «Морозова»;

§ В. Щелкните по кнопке «Найти». В форму выведется найденная запись.

4. Закройте окно формы, для чего необходимо щелкнуть по кнопке «Закрыть».

5. На экране появится окно базы данных.

6. Откройте таблицу СТУДЕНТ в табличном режиме. Для этого необходимо выполнить следующие операции:

§ В окне «База данных:SESS» щелкните вкладку «Таблица»;

§ В этом же окне нажмите кнопку «Открыть».

7. Отсортируйте записи таблицы в соответствии с алфавитным порядком фамилий студентов, что потребует от вас следующих действий: • щелкните на столбце «Фамилия»; Щелкните по кнопке пиктографического меню «по возрастанию» или выберите пункт меню ЗАПИСИ, Сортировка, по возрастанию. Записи таблицы будут выведены на экран в соответствии с алфавитным порядком фамилий.

8. Используйте фильтрацию для вывода на экран только записей, относящихся к студентам, родившимся после 1975 г. Для этого можно выполнить следующий порядок действий:

§ Выполните команду Записи - Фильтр - Расширенный фильтр

§ В окне фильтра в строке «поле» выберите поле с именем «Дата рождения»;

§ В строке «Условие отбора» выберите выражение >31.12. 75 щелкните по кнопке «Применить фильтр» (или выберите пункт меню ЗАПИСИ→применить фильтр).

На экран выведутся только записи, соответствующие введенному критерию отбора.

9. Удалите фильтр (выведите снова все записи таблицы), для чего щелкните по кнопке «Удалить фильтр» или выберите пункт меню «ЗАПИСИ→Удалить фильтр».

10. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ→Закрыть.