Базы данных MS Access

База данных в Access представляет собой большой единый объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.

При запуске программы ACCESS на экран компьютера выводится окно программы. После открытия уже имеющейся на диске базы данных или создания новой (команды меню ФАЙЛ, Создать или ФАЙЛ, Открыть) на экран компьютера выводится окно базы данных. Из него открывают таблицы, формы и другие объекты базы данных. Окно базы данных содержит следующие элементы.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида. Например, о студентах, обучающихся в высшем учебном заведении.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символ: “.”, “!”, “[“, “]”

Тип данных указывает ACCESS, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

Текстовый - для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).

Поле MEMO - для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов).

Числовой - при выполнении над данными математических операций.

Денежный - специальное числовое поле используется для операций с деньгами.

Дата/время - предназначено для хранения информации о дате и времени.

Счетчик - специальное числовое поле, в котором access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.

Логический - может только иметь одно из двух возможных значений «ДА» или «НЕТ».

Поле объекта OLE - объект, (например электронная таблица Microsoft Ехсеl или рисунок Microsoft Draw), созданный другим приложением. Максимальный размер - примерно 1 гигабайт, используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.

Примечание. Денежный тип данных следует использовать для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним-четырьмя знаками в дробной части. При обработке числовых значений из полей с плавающей точкой используются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой, при которых выполняется автоматическое округление.

Задание

Сформируйте структуру таблицы СТУДЕНТ для хранения в ней справочных сведений о студентах, обучающихся в вузе. Имена, типы и размеры полей таблицы приведены в таблице.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

I. Создайте новую базу данных, выполнив следующие действия:

• выполните команду файл, создать.

• в окне «создание файла» выберите «Новая база данных»

• в появившемся окне задайте имя базы и ее местоположение

• щелкните кнопку «Создать».

II. Создайте таблицу базы данных. Для этого:

• в окне базы данных щелкните вкладку «Таблицы», а затем кнопку «Создание таблицы в режиме конструктора»;

• в результате проделанных операций открывается окно таблицы (Таблица 1 Таблица) в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

III. Определите поля таблицы. Для определения первого поля выполните следующие действия:

• Введите в ячейку столбца «Поле» имя первого поля «Номер»;

• В ячейке столбца «Тип данных» оставьте выводящееся по умолчанию значение «Текстовый»;

• Переключитесь на панель «Свойства поля» клавишей «F6», откорректируйте размер поля (введите 5).

Примечание. Заполнение ячейки столбца «Описание» является необязательным и включает сведения о содержащихся в поле данных.

IV. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных SESS.MDB в соответствии с таблицей выполните действия, аналогичные указанным в п. III. Если значение типа «Текстовый» не подходит, то нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужный тип данных.

V. Сохраните таблицу, выполнив следующие действия:

• Выберите пункт меню файл, сохранить;

• В окне диалога «Сохранение» введите имя таблицы СТУДЕНТ;

• Нажмите кнопку «ОК».

VI.Закройте базу данных, выполнив команду файл, закрыть.