Раздел 19. Научно-историческая и практическая ценность документов. 3. Понятие «перечень документов»

Лекция 16.

3. Понятие «перечень документов»

Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о составе и сроках хранения документов. Сроком хранения «постоянно» обозначены документы, прием которых на госхранение является обязательным.

Традиционно различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

-типовые;

-примерные;

-ведомственные.

В типовых перечнях унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, или отрасли. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих по­стоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, образующиеся в деятельности государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Такой перечень включает справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996).

Разрабатываются перечни и для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Изменения в составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий отражает «Перечень типовых документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра­нения» (М.,2000), который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

Само название нового Перечня указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение.

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения. Она означает, что данная документация, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, после согласования с ЭПК государственного или муниципального архива.

В 2000 г. вышел в свет «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ния». В его составе - документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

4. Структура перечня

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть представляет собой описательные статьи; наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

-порядковый номер;

- наименование видов и разновидностей документов,

- указание автора или корреспондента,

- указание вопроса или темы,

- сроки хранения документов,

-примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.

Для документов по личному составу исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности: «75 лет - в».

Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью. Поэтому в перечне вместо конкретного срока хранения документа указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д.

Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов:

- «после снятия с учета»,

-«по истечении срока действия договора»,

-«после увольнения»,

-«при отсутствии годовых» и т.п.

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе ценности документов. Справочный аппарат перечня включает: титульный лист, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов и т.п..

В указателе видов документов в алфавитной последовательнос­ти перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип.

Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т. п.

Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам.

В фондах разных учреждений могут откладываться не только одни и те же виды документов, но и копии одного и того же документа. Они могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и нижестоящих учреждений. Попадание таких документов на государственное хранение приводит как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы позволяет установить круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.

Многозвенность перечней напрямую связана со списками источников комплектования государственных архивов..

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить­ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы.

Одина­ковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Раздел 20. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЗА РУБЕЖОМ

Лекция 17

1. Нормативно-методическое регулирование составления и оформления документов за рубежом

Различия в оформлении документов у нас и за рубежом являются существенными. Они касаются практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке.

Особенности оформления документов рассмотрим на примере оформления писем в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.).

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы.

Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439-90 "Разработка бланков. Основные положения".

Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216-1975. "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В"; ИСО 3535-1977 "Формуляр-образец и конструкционная сетка".

Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422-1985 Типовые бланки для торговой документации".

Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353-1975 "Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров".

При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882-1979 "Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста".

Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269-1985 "Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры".

Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11180-1993 "Адресация почтовая".

Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страны назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество строк в почтовом адресе должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке – 30.

Допускается рукописное написание адреса на конверте. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.

Слова, указывающие способ отправки, печатаются прописными бук­вами над адресом: REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ; AIR MAIL -АВИА; EXPRESS DELIVERY (MAIL) - CO СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ; POSTE RESTANTE -ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ.

Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО": "PRIVATE", "PERSONAL" - "CONFIDENTIONAL".

При отправке небольших брошюр, буклетов на конверте пишут "ПЕ­ЧАТНАЯ ПРОДУКЦИЯ" - "BY BOOK POST" или "PRINTED MATTER".

2. Требования к бланкам письма

Деловое письмо оформляется на бланке. Бланк письма содержит наименование организации, товарный знак или знак обслуживания, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса и телефакса. Под названием организации может быть указан род ее деятельности.

Если после названия фирмы нет указанных отметок, то это часто означает, что речь идет о единственном человеке, ведущем дело от своего лица и за свой счет.

В соответствии с ИСО 8439-1990 на бланке выделяется область текста и поля. Текстовая область (image area) занимает определенное пространство на бланке для размещения сведений, которые могут воспроизводиться, храниться или передаваться. Поле (margin) бланка представляет собой пространство между краем бланка и текстовой областью.

Текстовая область обычно разбивается на поля (зоны), среди которых наиболее часто встречаются:

поле сведений об отправителе документа (Issuer field);

поле ссылок (Reference field);

поле адреса (Address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, товарный знак или знак обслуживания и др. реквизиты, являющиеся реквизитами бланка, а также, при необходимости, указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и других сведений.

Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресатов.

Международными стандартами определены общие правила разработки бланков, размеры текстовой области и полей, а также состав и расположение основных реквизитов, размещаемых в верхней части бланка (сведений об отправителе документа, ссылок, адреса), однако практика зачастую отступает от порядка, установленного в стандартах.

3.Требования к оформлению реквизитов письма.

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1 Сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.;

2 Ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line);

З Дата (Date);

4 "Внутренний адрес" (Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;

5 Указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line);

6 Вступительное обращение (Salution).

7 Заголовок (Subject Line).

8 Основной текст письма (Body of the Letter).

9 Заключительная формула вежливости (Complimentary Close).

10 Подпись (Signature).

11 Указание на приложение (Enclosure).

12 Указание на рассылку копий данного письма (СС Notation).

Следует иметь в виду, что многие зарубежные фирмы, особенно торговые, помещают в бланк сведения о лицах, осуществляющих руководство фирмой (президента, председателя, исполнительного директора, финансового директора, директора-распорядителя, коммерческого ди­ректора и др.), как в приведенном примере. Эти сведения включают наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию.

Очень важный реквизит письма - адресат. Адрес в письме печатается в той же последовательности, что и адрес на конверте.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают назва­ние организации, затем ее почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем почтовый адрес.

Должность адресата необходимо указывать для того, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог вскрыть другой ответственный сотрудник организации.

В зарубежной практике поисковыми признаками письма являются так называемые "ссылки" ("ваша ссылка", "наша ссылка") - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др.

Если в письме присутствуют обе ссылки, то сначала дается ссылка на поступивший документ, а затем указание о том, как надо ссылаться на данное письмо.

В иностранной корреспонденции дата письма проставляется обычно в его верхней правой части. Дата указывается в последовательности - год, месяц, день. В Великобритании принято сначала указывать день, а затем месяц и год. В США последовательность при написании даты иная: месяц, день, год. В силу различия английской и американской традиций при цифровом написании даты могут возникать ошибки в понимании текста письма. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое написание.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, если автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом и обычно подчеркивается:

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо:

Текст делового письма начинается с обращения к адресату, для этого в разных ситуациях используются различные устойчивые языковые формулы:

Уважаемые господа - к организации в целом: Dear Sirs..., Gentlemen... (в США);

Уважаемый господин - к мужчине, если неизвестно его имя: Dear Sir...; Уважаемая госпожа - к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam...;

Уважаемый г-н Смит - к мужчине: Dear Mr Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к замужней женщине: Dear Mrs Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к незамужней женщине: Dear Miss Smith...; Уважаемая г-жа Смит - к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms Smith...;

Имя или инициалы адресата обычно опускаются.

Заголовок к тексту не является обязательным элементом письма. Если заголовок присутствует, он обычно помещается перед основным текстом после личного обращения к адресату и обычно подчеркивается, чтобы привлечь внимание адресата.

В качестве заключительной фразы (заключительной формулы веж­ливости) в письмах к организациям используются: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

В письмах иностранных корреспондентов подпись обычно ставится под заключительной формулой вежливости. Расшифровка фамилии лица, подписавшего документ, дается под личной подписью, а еще ниже указывается должность:

Если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства,

перед подписью может стоять отметка "P.p." - "за", "от имени" или "Per pro" - "по доверенности".

Если письмо имеет приложения, то отметка о их наличии обычно располагается в нижнем левом углу, под подписью.

Для указания на копии письма, направленные другим корреспондентам, обычно используется специальная отметка, которая проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." и название фирмы, которой выслана копия.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку "без копий".

За рубежом в практике деловой переписки допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.

Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от латинского Post scriptum - "после написанного"). В конце приписки еще раз оформляется подпись.

При ведении деловой переписки во многих зарубежных организациях для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма N...".

Знание основных норм и традиций ведения деловой переписки, принятых за рубежом во многом облегчает работу с деловыми письмами иностранных партнеров.