Раздел 16. Язык и стиль управленческих документов

Лекция 10

1. Композиционная структура текста документа

Композиционная структура текста документа - последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Композиция текста документа определяется:

- видом (разновидностью) управленческого документа;

- формой представления текста;

- содержанием конкретного документа;

- спецификой отдельного акта делового общения.

В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).

Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности. Например, тексты приказов по основной деятельности составляется по схеме: вводная часть (обоснование) - распорядительная часть. Тексты приказов по личному составу состоят из тех же композиционных частей, но расположенных в обратном порядке: распорядительная часть - обоснование, текст протокола заседания строится по схеме: вводная часть - "слушали" - "выступили" - "решили" и т.п.

Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы. Так, в определенных ситуациях возможны распорядительные документы (приказы, распоряжения)- без обоснования, письма без пояснения и др.

2. Особенности делового стиля

Официальный документ должен быть написан деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.).

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, четкой структурой предложений и текста в целом.

Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко продумывать и формулировать тему (предмет) текста документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова и целые фрагменты текста, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

3. Особенности употребления отдельных категорий слов и словосочетаний в деловой речи

Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, тематической ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартизованных) словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном, застывшем виде:

"Сообщаем, что в период с... по... "

"Установлено, что в период с... по... "

"Сообщаем, что по состоянию на... "

"Акт составлен комиссией в составе:..."

"Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам... "

"Направляем Вам согласованный с... "

"Направляем на рассмотрение и утверждение... "

"Проверкой установлено, что... "

"В соответствии с договоренностью, достигнутой... "

"Во время переговоров стороны обсудили возможности... "

"Просим Вас рассмотреть вопрос о... "

"Просим Вас изыскать возможность... "

"Принимая во внимание, что..., просим... " и др.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, или выступают в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность:

"Гарантируем возврат кредита в сумме... до... "

"Оплату гарантируем. Наш расчетный счет... "

"Предоставление жилой площади гарантируем"

"Претензии по гарантии следует предъявлять... "

"... в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции"

"... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд".

"Контроль за выполнением... возлагается на... " и др.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

При подготовке текстов документов следует использовать те языковые формулы, которые выработала практика делового общения для выражения типового содержания в каждом конкретном случае.

Деловому стилю свойственно употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое "нанизывание падежей". Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже в творительном, например:

"Предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) реконструкции (чего?) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (чего?) жилых и административных зданий".

(Ср. это же предложение в другом стиле речи: "Предлагаем Вам варианты решений реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок в жилых и административных зданиях").

"Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения (чего?) конкретных аспектов (чего?) возможного сотрудничества (кого?) Мэрии Москвы и (кого?) руководства финской столицы".

(Ср. это же предложение в другом стиле речи: "Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения конкретных аспектов возможного сотрудничества между Мэрией Москвы и руководством финской столицы").

Широкое использование таких конструкций, исключающих предлоги для связи слов, при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более четкой и легче воспринимаемой.

Возможности слов сочетаться с другими словами в разных стилях речи различны. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной и разговорной речи. В деловом стиле они ограничены. Это явление касается, главным образом, ключевых слов, называющих основные понятия текста, что и выражается в ограничении их возможностей вступать в смысловые связи с другими словами.

Так например, глагол "допустить" во всех стилях речи может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности: " допустить просчет", "допустить промах", "допустить ошибку" и др., но не со словами, выражающими положительное действие

"допустить успех".

Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.

Например, в деловом стиле:

ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО

предоставить в пользование предоставить для использования

направить на рассмотрение выслать на рассмотрение

передать в управление передать для управления

оказывать содействие оказывать помощь

осуществлять контроль вести контроль

вносить предложения давать предложения

предоставить кредит выдать кредит

обладать правом владеть правом

вступать в силу входить в силу

пострадать в результате событий пострадать в событиях

Ограниченная сочетаемость слов, широко распространенная в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном итоге имеет целью достигнуть максимальной точности выражения содержания текста при его создании и восприятии.

При использовании языковых средств следует иметь в виду, что в деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом, например:

оказать содействие, а не посодействовать

оказать помощь, а не помочь

произвести уборку, а не убрать

провести учет, а не учесть

оказать поддержку, а не поддержать

произвести ремонт, а не отремонтировать

Такие конструкции с "расщепленным" сказуемым не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия, в то время как один глагол (отремонтировать, учесть, поддержать, помочь и др.) обозначает это не в столь явно выраженной форме. Поскольку содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, в этих условиях словосочетания из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола воспринимаются как наиболее уместные.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: "комиссией проведена проверка и установлено...", "акт подписан членами комиссии и утвержден руководством"

С этим же связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:

Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не: Проект предусматривает...).

Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование (а не: Московские организации поставят...).

Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом внешних связей правительства Москвы (а не: Департамент внешних связей правительства Москвы прорабатывает...).

4.Особенности употребления терминов

Особенность деловой речи - употребление большого количества терминов.

Термины, используемые в документах, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.

Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и корреспонденту. Если у автора документа возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина. Это можно сделать несколькими способами:

дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);

расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;

исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

Date: 2015-08-15; view: 893; Нарушение авторских прав