Раздел 16. Язык и стиль управленческих документов. 5.Использование сокращений

Лекция 11

5.Использование сокращений

В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используется сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из

частей слов: СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.

графические сокращения - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв.м и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):

ИНИЦИАЛЬНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; которые, в свою очередь, подразделяются на:

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ;

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ; ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

СЛОГОВЫЕ СОКРАЩЕНИЯ (образованы из частей слов,слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;

ЧАСТИЧНО СОКРАЩЕННЫЕ СЛОВА (образованы из части или частей и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз;

УСЕЧЕНИЯ: зам., зав., спец., пред.;

ТЕЛЕСКОПИЧЕСКИЕ СОКРАЩЕНИЯ (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника);

СМЕШАННОГО ТИПА: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько типов графических сокращений: ТОЧЕЧНЫЕ: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт.- этаж, ул. - улица, проц. - процент и др.; ДЕФИСНЫЕ: г-н - господин, гр-н - гражданин;

КОСОЛИНЕЙНЫЕ: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др. НУЛЕВЫЕ, ИЛИ КУРСИВНЫЕ (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);

КОМБИНИРОВАННЫЕ: ж.-д. - железнодорожный, об/мин. - оборотов в минуту, сев.-зап.- северо-западный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций,

учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагенство.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, профсоюз, вуз.

Инициальные аббревиатуры, независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся прописными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, строчными - если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но вуз, руно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники, а образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова), а во второй - из начальных букв пишутся: в первой части первая буква - прописная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные - строчные (если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части пишутся строчными буквами), вторая часть - прописными: ГорБТИ, Кунцево-КРТ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.

Допускается употребление в тексте только общепринятых графических сокращений, зафиксированных в государственных стандартах и словарях.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями. Так, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например:

"Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ".

Прежде чем включать в текст документа сокращения, следует тщательно проанализировать:

удобно ли такое сокращение для произнесения вслух, запоминания;

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

6.Использование универсальных слов, архаизмов, неологизмов, заимствованных слов

В текстах документов широко применяются так называемые универсальные слова - слова со стертым, неопределенным значением. Универсальное слово является многозначным, что позволяет употреблять

его в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

"До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей" (слово "слабо" здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).

"Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино" (слово "слабо" одновременно означает: неполно, неточно, а может быть, и предвзято).

Если для других стилей употребление таких слов - явно нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой, как правило, - изложить событийную канву, описать ситуацию, дать общую оценку событиям - положительную или отрицательную.

В текстах документов не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления - архаизмы и историзмы. Так, следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем"

не "означенный" ("вышеозначенный"), а "названный"

не "вышепоименованный", а "указанный (названный)"

не "сего года", а "этого года (текущего года)"

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем"

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен"

Недопустимым является использование в документах и таких историзмов, как "рапорт" (сохранился только в военной документации), "прошение", "архивариус" и др.

Использование новых слов - неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов - слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо). Неологизмы, относящиеся к первой категории, имеют полное право на существование в речи, к ним относятся такие слова, как: "спутниковая информация", "автосалон", "пресс-секретарь", "муниципальный", "депозитарий", "телефакс" и др.

В отличие от этих слов неологизмы второй категории не должны употребляться в текстах документов, например: вместо "анонс" следует употреблять слово "объявление", вместо "изжитие" - "исключение", "ликвидация", вместо "ротация" - "довыборы", вместо "санирование" - "оздоровление" и т.п.

Недопустимо употребление в текстах документов заимствованных слов и словосочетаний, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например:

"пролонгировать" вместо "продлить";

"спонсор" вместо "меценат", "покровитель", "попечитель";

"эксклюзивный" вместо "исключительный" и др.

7. Употребление предложений

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, средние размеры которых значительно превышают размеры предложений этого типа в других стилях языка. Распространенное предложение (односоставное или двусоставное), отягощенное обособленными оборотами, - лучший инструмент для описания сложных логически взаимосвязанных явлений. Тем более, что деловой текст рассчитан не просто на зрительное прочтение, а на работу с ним, предполагающую неоднократное перечитывание текста.

Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП "МИО", а также из-за недостаточной загруженности автохозяйства и, вследствие этого его убыточности просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов.

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения.

Сложных предложений, по сравнению с простыми распространенными, в деловой речи встречается меньше, чем в других стилях.

Из них наиболее употребляемыми являются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условия, цели, изъяснительные и определительные, например:

Практика последних лет показала (главное предложение), что аварийный и ямочный ремонт дорог с применением литого асфальта значительно повышает его качество по сравнению с применением традиционной асфальтобетонной смеси (придаточное предложение).

Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение).

Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение).

Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 испанская авиакомпания "Иберия" предлагает авиаперелеты по сниженным ценам (придаточное предложение).

При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозионных покрытий (придаточное предложение), считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение).

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза "потому что" в деловых текстах следует употреблять союзы "так как", "ввиду того, что", "в силу того, что", "вследствие того, что".

Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами, например:

Не рекомендуется:

"Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС".

Рекомендуется:

"Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС".

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями, например:

Неправильно:

"Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект".

Правильно:

"Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемым Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект".

Неправильно:

"Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку".

Правильно:

"Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку".

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.

Неправильно:

"Говоря о городе, он развивается нормально".

Правильно:

"Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально".

Неправильно:

"Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок".

Правильно:

"Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок"

Раздел 17. Общие требования к составлению и оформлению плановой и отчетной документации

Лекция 12

1.Назначение и состав плановой документации.

Планирование деятельности организации – важнейшая функция управления. Организация планирует мероприятия, виды работ, затраты материальных и трудовых ресурсов для реализации своей основной миссии наиболее эффективным и экономичным образом.

Результаты планирования деятельности организации фиксируются в документах, которые называются плановыми. В совокупности они образуют систему плановой документации.

Плановые документы разрабатываются как для решения сложных комплексных социальных проблем, так и для эффективного решения текущих задач конкретной организации.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, территориальном, отраслевом, в отдельной организации.

Плановые документы составляются на какой-нибудь определенный срок: несколько лет, один год, квартал, месяц, на период выполнения конкретного вида работ.

Плановые документы – различны по содержанию и форме. К ним относятся следующие виды документов: программа, план, схема, график. Плановые документы подразделяются на разновидности: например, федеральная программа, перспективный план, генеральная схема, календарный график, график отпусков и т.д.

Федеральные программы и генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации министерствами и ведомствами. При разработке федеральных плановых документов несколькими министерствами (ведомствами) одно из них является ответственным за разработку документа. Проекты федеральных плановых документов проходят процедуру согласования с заинтересованными министерствами и ведомствами. Утверждаются постановлениями Правительства Российской Федерации.

Территориальные программы, схемы, планы разрабатываются органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, администрациями органов муниципального управления. Как правило они касаются вопросов социального, экономического, культурного развития регионов, благоустройства территорий. Территориальные программы, схемы, планы утверждаются органом исполнительной власти субъекта Федерации или муниципального образования (правительства, исполнительного комитета).

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти (министерством, ведомством). Они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. Утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства, ведомства), который осуществляет контроль за их выполнением.

Планирование текущей деятельности учреждений, организаций, предприятий отражается в годовых и квартальных планах работы организации в целом и ее структурных подразделений. Планируется также работа постоянно-действующих и временных коллегиальных органов, создаваемых в организации: дирекции, коллегии, советов, комиссий. Планы работы структурных подразделений утверждаются руководителем организации или его заместителем. План работы организации утверждается руководителем организации. План работы коллегиального органа у3тверждается его председателем.

Источниками для составления плановых документов являются федеральные, территориальные, отраслевые плановые документы, организационные и распорядительные документы, справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Плановые документы разрабатываются руководством территориального или отраслевого органа управления, организации с привлечением высококвалифицированных специалистов.

2. Составление и оформление плановых документов.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, грифы согласования (или визы) гриф утверждения.

Текст программы, как правило, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы и имеющих соответствующие заголовки. Разделы делятся на подразделы. Разделы и подразделы программы нумеруются арабскими цифрами.

Например текст Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002-2010 годы) включает следующие разделы:

1. Содержание проблемы и обоснование необходимости ее решения программными методами.

2. Цели, задачи, сроки и этапы реализации Программы.

3. Система программных мероприятий.

4. Ресурсное обеспечение Программы

5. Механизм реализации Программы

6. Управление и контроль реализации Программы

7. Ожидаемые конечные результаты реализации Программы

Текст программы оформляется в текстовой и табличной форме. Как правило к программе прилагаются другие документы, разъясняющие ее положения. Ссылки на приложения в тексте программы и отметка на документах, являющихся приложением к программе, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за ее разработку. Утверждается программа руководителем данной или вышестоящей организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения проводится согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами. Гриф согласования оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на самом документе или на листе согласования.

Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Территориальные программы, разрабатываемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, утверждаются высшими органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами муниципального управления.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), ответственных исполнителей и сроки исполнения.

План оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы или грифы согласования, гриф утверждения.

Планы структурных подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тесту плана указывается период времени, на который планируется работа или мероприятия.

Например:

ПЛАН

работы на 2007 год

Текст плана имеет, как правило, табличную форму. Примерные графы таблицы могут быть следующими:

наименование видов работ или мероприятий, исполнители, сроки исполнения, примечание или отметка об исполнении. Виды работ могут перечисляться поэтапно. В графе «Исполнители» могут указываться фамилии и наименование должностей как ответственных, так и непосредственных исполнителей. Если исполнителями плана являются организации, то в графе «Исполнители» приводятся их наименования и указывается головная организации, отвечающая за реализацию данного вида работ или мероприятие. В графе «Сроки исполнения» могут быть обозначены сроки начала и окончания запланированных работ или мероприятий.

План подписывается руководителем подразделения, являющегося его разработчиком и утверждается руководителем организации. План работы подведомственной организации подписывается руководителем организации и утверждается руководителем вышестоящей организации.

Некоторые виды работ в организации сопровождаются составлением графиков.

График составляется при необходимости планирования некоторых видов работ с точностью до календарных дней.

График – документ, содержащий перечисление видов работ или действий, исполнителей и конкретные даты их исполнения.

График оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами оформления графика являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

График подписывается руководителем структурного подразделения, ответственного за его составление. Согласовывается с заинтересованными должностными лицами. Утверждается руководителем организации.

Например, график участия в общегородском субботнике. Примером регулярно составляемого в организации графика является также график отпусков сотрудников на конкретный календарный год.

Раздел 17. Система плановой и отчетной документации

Лекция 13

1.Назначение и состав отчетной документации.

Сведения о результатах деятельности организации фиксируются в отчетных документах. Отчетные документы составляются за определенный период: год, полугодие, квартал, месяц. Отчетные документы взаимосвязаны с плановыми, так как содержат сведения об их выполнении.

Отчетные документы являются важной информационной основой для принятия управленческих решений по вопросам совершенствования деятельности организации или отрасли в целом.

Отчетные документы можно классифицировать по группам:

Документы государственной отчетности

Документы ведомственной отчетности

Документы внутриучрежденческой отчетности.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются федеральными органами государственной статистики и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий.

Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 года № 130.

Документы государственной статистической отчетности являются унифицированными. Они входят в состав унифицированной системы отчетно-статистической документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

В состав УС отчетно-статистической документации входит:

Документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

Документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

Документация по статистике труда;

Документация по статистике материальных ресурсов;

Документация по статистике финансов;

Документация по социальной статистике;

Документация по статистике промышленности;

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

Документация по статистике капитального строительства;

Документация по статистике внешнеэкономических связей;

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

Документация по статистике транспорта и связи;

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Документы государственной статистической отчетности представляются в установленные сроки территориальным органам статистики.

По срокам представления государственная статистическая отчетность может быть месячной, квартальной, полугодовой, годовой.

В органы государственной статистики представляется первый экземпляр подготовленного отчета и его электронная копия.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий. Так, например, Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба, Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях.

Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли. Ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим органам. По срокам представления она также может быть месячной, квартальной, полугодовой, годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и его электронная копия.

В каждом учреждении, организации, предприятии составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, плановых заданий, поручений вышестоящих организаций или руководства данной организации. Такие отчеты оставляются специалистами структурных подразделений и представляются руководству организации или вышестоящего органа. Внутриучрежденческие отчетные документы составляются в виде отчетов или справок отчетного характера.

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах деятельности структурных подразделений, организации в целом, о результатах производственной, научно-исследовательской, рекламной деятельности, о командировках, о выполнении отдельных мероприятий или поручений руководства.

2. Составление и оформление отчетных документов.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящего органа.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется в виде унифицированных форм документов. Формы заполняются в соответствии с нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриучрежденческая отчетность составляется в произвольной форме или в формах документов, принятых в данном учреждении, организации, предприятии.

Отчеты оформляются на общем бланке организации. Отчеты структурных подразделений – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

В заголовке к тексту отчета указываются:

наименование структурного подразделения, должностного лица, о результатах деятельности которых составляется отчет, и отчетный период.

Например:

ОТЧЕТ

О работе отдела маркетинга за 2006 год

Или

за период с января по июнь 2007 года

В отчете приводится описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги, высказываются замечания. Делаются выводы и предложения.

Если в отчете содержится информация о выполнении ранее принятого планового документа (программы, плана и др.), то последовательность изложения текста отчета должна соответствовать последовательности записи мероприятий или видов работ, зафиксированных в плановом документе.

Текст отчета может быть оформлен в виде таблицы, связанного текста, в смешанной форме.

К отчету могут прилагаться пояснительная записка и другие справочно-информационные документы. В этом случае в тексте отчета делается ссылка на приложения. А на документах, являющихся приложениями к отчету, делается отметка в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Например:

Приложение 1

к отчету о работе отдела маркетинга

за 1 квартал 2007 года

Отчет о работе сотрудника подписывается составителем. Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителями структурных подразделений. Утверждаются руководителем организации. Отчеты о работе организации подписываются руководителем организации или его заместителем. Утверждаются руководителем организации. При наличии вышестоящей организации отчет о работе организации утверждает руководитель вышестоящей организации. Датой отчета является дата его утверждения.