Раздел 19. Научно-историческая и практическая ценность документов

Лекция 15.

1. Понятие «научно-историческая и практическая ценность документов»

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и кри­териев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов и научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов:

1) отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву;

2) определение сроков хранения документов долговременного и временного хранения;

3) обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;

4) отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

в делопроизводстве,

в ведомственном архиве,

в государственном архиве.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не сформировалось.

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека.

В государственном архиве проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности документов сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

2. Критерии научно-исторической и практической ценности документов

Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения документов;

2) критерии содержания документов;

3) критерии внешних особенностей документов.

К группе критериев происхождения документов относятся:

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

- время и место создания документов.

На основе критерия «значение учреждения в жизни общества» определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение, либо в полном объеме, либо выборочно, либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывается значение и место учреждения в системе отрасли.

Решение о постоянном хранении фонда того или иного лица принимается с учетом мнения специалистов данной отрасли.

Критерий «значимость события» позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях в истории страны. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

Большое значение имеет критерий «время образования документов». Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются.

Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения федеральной архивной службы России.

Критерий «место образования документов» также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

К группе критериев содержания документов относятся:

- значимость информации документа;

- повторяемость документной информации;

- целевое назначение документов;

- вид и разновидность документа.

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

- документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

- документы по личному составу.

Критерий «значение информации» должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями «целевое назначение документа» и «вид и разновидность документа».

Критерий «повторяемость информации» широко используется в экспертизе ценности документов, так как система государственного управления порождает явление повторяемости информации в различных взаимосвязанных документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной1 и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации:

- формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

- аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

- подлинность;

- внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий «подлинность документов» имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение.

Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

При оценке такого критерия, как внешний вид документа приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

При отборе документов личного происхождения на государственное хранение пользуются системой общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов личного происхождения;

2) критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного про­исхождения относятся:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут под­тверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

- значение творческой и общественной деятельности автора до­кумента;

- время и место создания документа;

- значимость содержания документа, его информационная, ху­дожественная и научная ценность;

- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).