Раздел 14. Общие требования к составлению и оформлению основных видов распорядительных документов

Лекция 6

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Процедура издания распорядительных документов на основе коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа.

7. Доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки.

Эту работу проводит, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя или совместно с ним.

При необходимости специалист может запрашивать информацию из других структурных подразделений и подведомственных организаций.

Справка должна быть согласована со всеми заинтересованными специалистами и подписана руководителем структурного подразделения, отвечающего за ее составление. Вместе со справкой готовится проект решения.

На второй стадии подготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа.

Передачу материалов осуществляет руководитель подразделения, подготовившего справку и проект решения. Обычно это делается за 10-15 дней до даты заседания. За это время представленные материалы размножаются и передаются членам коллегиального органа для предварительного изучения.

Третья стадия – обсуждение материалов на заседании – включает три этапа: вспомогательный и основной.

На первом этапе проводится ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания – членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию.

На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Вынесение решения на голосование и его принятие являются четвертой стадией издания распорядительного документа на основе коллегиальности.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту.

Высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания ан основе произведенных записей оформляется протокол или стенограмма заседания.

Если протокол оформляется на основе черновых записей, записи текстов выступлений желательно согласовать с выступавшими.

Согласование оформляется в виде визы на левом поле протокола напротив текста выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и секретарем.

Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются в виде постановлений или решений..

Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (Правительство Российской Федерации, Московская городская дума, Правительство Москвы и др.), представительными и коллегиальными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (Кабинет Министров Республики Татарстан).

Решения издаются органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий издают решения (например, решение Совета директоров открытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило не оформляются в виде распорядительного документа. Они фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называются протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола.

Последняя стадия работы над принятым коллегиально распорядительным документом – доведение распорядительного документа до исполнителей. На этом этапе документ тиражируется, передается или рассылается исполнителям, или готовится к опубликованию в печати (постановление правительства).

Процедура издания распорядительного документа, принятого на основе единоначалия, включает следующие стадии:

1.Инициирование решения.

2.Сбор и анализ информации по вопросу.

3.Подготовка проекта распорядительного документа.

4.Согласование проекта документа.

5.Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6.Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Первая стадии включает обоснование необходимости издания распорядительного документа. Обоснование может содержаться в докладной записке, справке информационного или аналитического содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициативных.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия управленческого решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения – объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа.

На третьей стадии осуществляется работа над проектом документа. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений, временной комиссией или группой работников, специально назначенной для разработки проекта распорядительного документа.

Проект распорядительного документа оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением в левом верхнем углу отметки «Проект».

Четвертая стадия – согласование проекта распорядительного документа.

Если есть необходимость в проведении экспертизе проекта специалистами других организаций, согласование оформляется грифом или листом согласования. При внутреннем согласовании проекта с заинтересованными лицами согласование оформляется визой.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения по проекту. Они могут быть записаны непосредственно на текста проекта или представлены в виде отдельного документа. В этом случае при визировании проставляется отметка «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если в процессе работы над проектом внесены изменения не меняющие его сути.

Пятая стадия работы над распорядительным документом, принятым на основе единоначалия состоит в внесении проекта на рассмотрение руководителя.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен. Особое внимание следует обратить на цифровую информацию, написание имен собственных, наименование организаций и структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо изменений и исправлений в документ не допускается.

Руководителю на рассмотрение и подписание представляется беловой, оформленный на бланке экземпляр распорядительного документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, а его регистрация завершает процесс придания ему юридической силы.

На седьмой стадии документ доводится до сведения исполнителей. Это может быть сделано посредством изготовления копий распорядительного документа, его тиражирования, оформление выписок.

Доведение распорядительного документа до исполнителей должно осуществляться по возможности в сжатые сроки.

На основе единоначалия принимаются и издаются приказы, распоряжения и указания руководителей учреждений, организаций, предприятий.

Датой распорядительного документа, изданного на основе единоначалии, является дата его подписания.