Раздел 15. Общие требования к составлению и оформлению основных видов организационных документов

Лекция 9

К организационным документам относятся устав, положение, регламент, инструкция, правила, памятка и их разновидности.

УСТАВ – правовой акт, устанавливающий организационно-правовую форму, структуру, функции и права учреждения, организации, предприятия.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для организаций конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, текст, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Текст устава состоит из разделов, пронумерованных арабскими цифрами и имеющих заголовки. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, текст устава организации может включать разделы:

1.Общие положения.

2.Цели и задачи.

3.Права.

4.Деятельность.

5.Имущество.

6.Управление.

7.Реорганизация и ликвидация.

Требования к уставу акционерного общества содержатся в ст.11 Федерального закона «Об акционерных обществах». Текст устава акционерного общества содержит следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Акционерный капитал.

3.Порядок деятельности.

4.Управление

5.Учет и отчетность. Распределение прибыли.

6.Прочие накопления.

7.Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указывается полное и сокращенное наименование организации, ее статус, почтовый адрес, основания, на которых создана организация, чем она руководствуется в своей деятельности., наличие филиалов, дочерних фирм, представительств, предмет и цели деятельности, наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Акционерный (уставный) капитал» определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения, уменьшения уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

- общее собрание акционеров – высший орган управления обществом;

- совет директоров – высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием акционеров;

- исполнительные органы управления – генеральный директор, исполнительный директор, правление;

- ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности.

В разделе указываются порядок созыва и проведения общих собраний акционеров, правомочность принятых решений. Устанавливается численный состав совета директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок избрания председателя, срок его полномочий. Устанавливаются исполнительные органы общества, их компетенция, права и порядок деятельности. Устанавливается порядок формирования ревизионной комиссии, сроки и периодичность проведения проверок, порядок представления отчетности.

В разделе «Учет и отчетность, распределение прибыли устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с юридическими и физическими лицами.

В устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка.

Устав утверждается общим собранием акционеров или участников. Утверждение оформляется в виде грифа.

Датой устава является дата его утверждения.

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печать регистрирующего органа.

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности организацию работы учреждения или структурного подразделения. Рассмотрим две разновидности положения: положение об организации и положение о структурном подразделении.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальное разрабатывается на его основе.

Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Положение об организации устанавливает статус организации, ее структуру, функции, права.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Текст положения об организации включает разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» дается официальное полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания, с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает круг вопросов, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются функции, которые должна выполнять организация в процессе решения поставленных перед нею задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относятся: право на издание распорядительных документов, ведение переписки, право давать указания подчиненным структурным подразделениям и лицам, право присутствовать в соответствующих органах,, запрашивать справочную, отчетную или иную информацию и др. К числу обязанностей относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций и обеспечения прав граждан.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения и связи» указывается, с какими организациями осуществляет информационное взаимодействие данная организация: кому какую информацию и документы представляет, от кого какую информацию и документы получает.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации подписывается руководителем организации, утверждается руководителем вышестоящей организации. Датой положения является дата его утверждения.

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права структурного подразделения (службы). В качестве структурных подразделений в данном случае рассматриваются также постоянно-действующие в организации коллегиальные руководящие (совет директоров, правление) и совещательные (коллегия, ученый совет) органы и временно действующие органы (совещания, комиссии, советы).

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения о структурном подразделении нормативно не закреплена. Примерная структура текста положения о подразделении может быть следующей:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указывается полное официальное наименование структурного подразделения., дата, номер, наименование правового акта, на основании которого создано и действует структурное подразделение, чем руководствуется в своей деятельности. Кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются вопросы, которые решает подразделение и которые определяют направления его деятельности.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

В разделе права и обязанности перечисляются права, которыми наделяется структурное подразделение в лице его руководителя. И обязанности, которые оно должно выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Ответственность» указываются виды дисциплинарной, административной, при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируется информационные и документационные связи подразделения, основные документы, создаваемы в пределах его компетенции, периодичность и сроки представления информации, порядок рассмотрения возникающих разногласий.

Положение подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Датой положения о структурном подразделении является дата его утверждения.

Должностная инструкция – правовой акт, регламентирующий организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Примерная структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.Общие положения.

2Функции.

2.Должностные обязанности.

3. Права.

4. Взаимоотношения.

5. Ответственность.

6.Оценка работы.

Раздел «Общие положения» включает наименование должности с указанием структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, перечень нормативно-методических документов для руководства в работе на данной должности, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Функции» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником., перечень видов работ, которые выполняет работник.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности, связанные с использованием определенных форм и методов работы, требующие соблюдения сроков исполнения конкретных действий, порядок исполнения поручений, этические нормы, необходимые для соблюдения в данной организации.

В разделе «Права» определяются права работника, предоставляемые ему для реализации функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки и периодичность передачи, совместная работа над проектами документов, порядок согласования. И т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения, соответствие нормам выработки и времени на выполняемые виды работ.