Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов

Лекция 3

Служебное письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством деловой коммуникации.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предположения, замечания, просьбы, требования и т. д.

Служебные письма составляют до 80% всей образующейся в учреждении документации. Поэтому письмо должно составляться обоснованно, только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устной связи (телефонный или личный разговор).

Письмо составляется на стандартных бланках формата А4 и А5 в зависимости от текста письма. Обязательные реквизиты: наименование организации автора, справочные данные организации автора письма, дата и номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» заполняется при составлении письма-ответа. В этом случае необходимо указывать номер и дату инициативного письма, чтобы в организации, являющейся автором инициативного письма, по номеру и дате могли найти его копию и сверить содержание ответа с запросом.

Заголовок к тексту составляется для писем, оформленных на бланке формата А4 и отвечает на вопрос «о чем?». К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Текст письма должен быть личным, последовательным, убедительным и посвященным только одному лицу. Поэтому, если с адресатом надо решить несколько вопросов, то по каждому составляется отдельное письмо. Несколько вопросов изъясняются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Текст письма по структуре может состоять из одной части – простое письмо, а также и из двух (вводная и заключительная) – сложное письмо. В первой части излагаются причины м мотивы, побудившие составить письмо, делаются ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием для составления письма. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания, то есть суть вопроса, ради которого письмо составляется.

Учитывая рост объема информации, с которой приходиться знакомиться работникам управленческого аппарата, и в целях ее активного восприятия адресатом рекомендуется начинать текст письма с существа вопроса, помещая доказательства и выводы во вторую часть. Письма по несложным и предварительно оговоренным вопросам могут состоять из одной основной части без пояснений.

Главная цель письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью, краткостью текста. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные точны. Тон письма должен быть нейтральным.

ГОСТом Р 6.30-2003 допускаются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа («направляем на рассмотрение…», «просим выделить…» и т. д.)

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «прошу выделить…»)

- от третьего числа единственного числа («министерство не возражает…», «КГЭИ считает возможным …»).

Наиболее часто используется первый вариант, так как организация, как правило, выступает как коллективный субъект.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений. Достигается это вводными словами и конструкциями: «по-видимому..», «как известно…», «если возможно…». Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты: «внимательно рассмотрев Ваши предложения…», «тщательно изучив Ваши замечания…». При обосновании действий используется ограниченный набор вступительных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи…», «В соответствии…». Причины принятия решения также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь».

Текст письма не следует начинать с указания наименования учреждения – автора документа, так как письмо оформляется на бланке для письма, в составе которого уже есть наименование организации-автора.

Как правило, объем письма не должен превышать 2-х страниц. В исключительных случаях допускается объем писем до 5 страниц, но не более. Если письмо адресуется более чем в 4 адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма, отправляемые из учреждения (исходящие) делятся на инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель ссылается на дату и номер инициативного письма. Письмо составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр является подлинником, который оформляется на бланке письма и подписывается. Второй экземпляр – это копия письма, которая оформляется на стандартном листе бумаги идентично подлиннику, за исключением реквизитов бланка письма. Эти реквизиты на копии не воспроизводятся. На копии письма проставляется регистрационный номер письма и дата, делается отметка о заверении копии. Копия письма хранится в организации.

Письмо визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего письмо и (или) заместителем руководителя курирующего данные вопросы. Визируются второй экземпляр письма, который остается в организации.

Письма подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями структурных подразделений, если им предоставлено это право. Отметка об исполнителе проставляется в правой нижней части листа под подписью руководителя. Дата письма – это дата его подписания.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей. Независимо от содержания письма делятся на инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу, предложение, запрос к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана, и остается изложить суть решения вопроса, поставленного в инициативном письме. Ответ всегда должен быть изложен четко, конкретно и в корректной форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. При подготовке ответных писем не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если по каким-либо причинам ответ не может быть дан в установленный срок (максимальный срок исполнения писем – 1 месяц), то об этом надо сообщить адресату, объяснив уважительные причины, вызвавшие задержку, и срок окончательного ответа.

При оформлении ответных писем особое внимание следует обращать на реквизит «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель организации, ответ также адресуется на его имя. Аналогично и с другими должностными лицами, подписавшими письмо. Подпись на ответном письме должна также соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящее письмо.

Письмо-приглашение направляется адресату с целью пригласить его принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может адресоваться как конкретному лицу, так и учреждению. Эти письма обычно начинаются словами «Приглашаем Вас…» или «Приглашаем Вас принять участие…». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки и условия участия.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами «Извещаем…», «Сообщаем…», а затем излагается какие-либо факты.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, переводы, бандероли товаров, ценности и т.п.) о том, что раннее составленный документ (договор) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма глаголом «Подтверждаем…».

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечения срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем начинается глаголом «Напоминаем…».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обстоятельств. Таким письмом адресату обычно гарантируется оплата или предоставление каких-либо гарантий (рабочее место, возможности проведения исследований). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте, мероприятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организации, выпускающих продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов

Лекция 4

Телеграмма – вид документа, предназначенный для передачи информации по каналам телеграфной связи. Телеграмма составляется в целях срочной передачи информации.

Телеграммы подразделяются на внутренние и международные. Порядок составления и оформления телеграмм установлен Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 15.04.2005 №222. Внутренние телеграммы в зависимости от сроков передачи информации подразделяются на категории: «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации» – не более 2-х часов, «высшая правительственная», «правительственная», «срочная» - не более 4-х часов, «обыкновенная» - не более 8 часов. Право подачи и перечни лиц, за подписью которых подаются телеграммы категорий «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» определяются Президентом и Правительством РФ. Кроме того, в Правилах указаны виды телеграмм: «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Впервые введены в Правила телеграммы с отметками: «криптограмма», «криптограмма перфоленте», «переводная», «схемная». Право подачи телеграмм с отметкой «криптограмма» и «криптограмма перфоленте» предоставляется юридическим лицам, и индивидуальным предпринимателям, имеющим лицензию на эксплуатации. Шифровальных (криптографических средств)или оказание услуг с их использованием., а также лицам, заключившим договоры на оказание услуг по шифрованию информации с указанными лицами.

Право подачи телеграммы вида «схемная» имеют юридические лица и индивидуальные предприниматели. Порядок подачи таких телеграмм, в том числе список адресов и присваеваемый ему номер схемы определяется в договоре между оператором связи и отправителем. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые.

Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, адресат, текст, подпись.

Телеграмма оформляется на лицевой стороне телеграфного бланка, или на светлой бумаге. Допускается подача телеграмм на бланках организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц. При этом реквизиты бланков не передаются.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

-отметка о категории телеграммы (за исключением телеграмм категории «обыкновенная»;

- отметка о виде телеграммы;

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма с указанием наименования адресата;

- текст телеграммы;

- подпись отправителя.

При адресовании телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус», и «квартира» пишутся полностью или сокращенно – «стр», «кор», «кв». Слова «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок», и «дом» можно писать полностью или сокращенно – «кр», «обл.», «рн», «с», «дер», «ул», «пер», «д». Номера домов, строений, квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «» или словами «номер три дробная черта один». Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами. В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, подвал, чердак и др.). По желанию отправителя в адрес может быть включен номер телефона адресата.

Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации, имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Он определяется самой организацией и регистрируется оператором связи. Организация, имеющая условный или сокращенный адрес, обязана ежегодно перерегистрировать его у оператора связи. Например, «Москва, КОЛОС, Козлову», «Иваново, ТЕКСТИЛЬ, Петрову» и др.

К телеграмме, направляемой в несколько адресов, прилагается список адресов (не более 20).

При оформлении международных телеграмм адресные данные указываются в следующей последовательности:

- наименование адресата (в именительном падеже);

- местонахождение (жительства) адресата;

- пункт назначения и название страны (отдельная строка реквизита «адресат»).

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если количество слов больше, телеграмма делится на несколько частей по 300 слов каждая, которые передаются как отдельные телеграммы. При этом отметка о категории указывается на каждой части телеграммы, а отметка о виде – только на первой.

Текст и подпись телеграммы пишутся буквами русского или латинского алфавита. Цифру пишутся либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте числовые значения, точность которых важна, пишутся словами. Знаки препинания могут писаться полностью словами или с использованием сокращений 6 «тчк», «зпт», «квч», «скб» и т.д. Знаки «вопросительный», «тире», «плюс», «минус»,»дробная черта» могут быть написаны словами, либо символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие», «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно «нр», «двтч», «вскл». Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

В нижней части бланка телеграммы указывается фамилия и адрес отправителя, которые в содержание телеграммы и в состав оплачиваемых слов не входят.

Служебная телеграммы составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный отдается для передачи, второй остается в организации и подшивается в дело.

Подача телеграммы должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи. Телефонограмма используется для решения оперативных вопросов в тех случаях, когда передаваемое по телефону сообщение требует документального оформления. С помощью телефонограммы передаются несложные тексты, такие, как приглашения на совещания, заседания и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В нем не должно быть более 50 слов, труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать текст. После передачи телефонограммы следует попросить записавшего прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи.

Обычно телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги. Юридическую силу ей придают реквизиты: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, номера телефонов передавшего и принявшего сообщение сотрудников, время приема телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресам, к ней должен быть приложен их список и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

Факс – любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать любую текстовую, изобразительную и графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемые к виду отправляемого документа: приказа, протокола, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию. Документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой как подлинник документа или его заверенная копия.

Электронными сообщениями (письмами) называют документы, передаваемые по каналам электронной почты. Электронная почта позволяет осуществлять обмен данными, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронное сообщение) на экране или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). Такой способ коммуникации используется для пересылки сообщений как внутри организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, являющимися абонентами информационных сетей. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, текста, подписи. Подпись может быть электронно-цифровой. К электронному сообщению могут присоединяться и другие электронные документы, содержащие знаковую, изобразительную или звуковую информацию.