Раздел 11. Унифицированная система организационно—распорядительной документации (УСОРД): назначение и состав

Лекция 1.

1.Назначение УСОРД

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения. Однако, есть основные управленческие функции, присущие всем без исключения учреждениям, организациям, предприятиям. Это организационно—распорядительные функции, реализация которых реализуется при помощи унифицировано деленных документов. Состав этих документов устанавливает унифицированная система организационно—распорядительной документации (УСОРД).

В состав УСОРД входят следующие группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные и справочно-аналитические.

1. Организационная документация.

1.1.Назначение организационной документации.

К организационным функциям относятся:

-создание организации и выбор ее организационно—правовой формы;

-установление ее структуры;

-определение штатной численности и номенклатуры должностей—руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификации по Единой тарифной системе (ЕТС).

-регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

-формирование совещательных органов управления (например, совет директоров, коллегия, дирекция);

-регламентацию деятельности аппарата управления;

-лицензирование деятельности (по необходимости);

-установление режима работы и системы охраны;

-организация и оценка труда работников;

-реорганизация;

-ликвидация.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса документов содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав.

Организационные документы являются обязательными для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы обязательно проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документов, их утверждает руководитель структурного подразделения или организации, или выше стоящей организацией.

Утверждение—это способ введения в действие документа, придание ему юридической силы.

С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или пересмотра и утверждения новых.

Организационные документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационного документа является датой его утверждения.

Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на подгруппы.

В процессе подготовки организационные документы обязательно проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.

Согласование—предварительное рассмотрение документа, подтверждение факта ознакомления, придающее документу юридическую силу.

1.2.Состав организационных документов.

К организационным документам относятся: устав организации, положения об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления или руководства и штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др.

2. Распорядительная документация.

2.1.Назначение распорядительной документации.

Основное назначение распорядительных документов—регулирование деятельности организации.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Распорядительные документы касаются вопросов организационной структуры учреждения, его основной (производственной) деятельности, организации обеспечения финансировании, трудовыми, материальными, информационными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие от вышестоящего уровня учреждения к подведомственному, нижестоящему.

С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам. Распорядительные документы делятся на:

1. Правовые акты, действующие на федеральном уровне (акты, издаваемые президентом РФ, органами федеральной исполнительной власти)

2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ

3. Правовые акты, действующие в пределах отрасли

4. Правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, фирмы, предприятия.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к ведомственным нормативным актам. Распорядительные документы издаются при необходимости:

1. Исполнения законодательных и нормативных правовых актов;

2. Осуществления соответственной исполнительно—распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

2.2. Состав распорядительных документов.

По способу принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Документы, издаваемые на основе коллегиальности;

2. Документы, издаваемые на основе единоначалия.

1) На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные коллегии и комитеты, коллегии министерств, органы управления акционерных обществ и т.д.

2) На основе единоначалия действуют федеральные министерства, администрации учреждения, предприятия, фирмы. В условиях единоличного принятия решений право принятия решения и ответственности за него принадлежит руководителю организации.

Решения, принятые коллегиально, издаются в виде постановлений и решений.

Решения, принятые на основе единоначалия, оформляются приказами, указаниями, распоряжениями.

Текст распорядительных документов состоит из разделов и подразделов. Распорядительные документы проходят процедуру согласования с заинтересованными должностными лицами.. Распорядительные документы действуют до отмены или замены новыми.

3. Справочно — информационная и справочно — аналитическая документация.

3.1. Назначение справочно—информационной и справочно—аналитической документации.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Основными источниками такой информации в системе управления (учреждении) являются справочно—информационные и справочно—аналитические документы. Они являются информационной основой принятия решений и издания организационных и распорядительных документов. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным правовым и распорядительным документам. Они содержат информацию, побуждающую руководителей управленческих структур принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы движутся снизу вверх: от нижестоящего уровня к вышестоящему, от исполнителя к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации—к вышестоящему.

Отдельные виды справочно-информационных документов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы) используются для реализации информационных связей между организациями.

3.2.Состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

К справочно-информационным документам относятся следующие виды документов: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, заявка, представление, письмо.

К справочно-аналитической документации относятся акты, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, списки.

Раздел 12. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-информационных документов

Лекция 2

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу.

В организациях заявления пишутся по кадровым вопросам: прием, увольнение, отпуск, материальная помощь, перемена фамилии и др.

Заявление адресуется руководителю организации.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, текст, личная подпись.

Текст заявления начинается с изложения существа вопроса: прошу перевести, уволить и т.д. Затем излагаются детали.

Заявление может иметь приложения: подлинники или копии документов об образовании, автобиографию и др.

Заявление подписывается составителем. Датой заявления является дата его составления и подписания.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта. Если документ поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, приказа), то он называется пояснительная записка.

Объяснительная записка составляется, как правило, по указанию вышестоящего должностного лица. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит изложение факта, события, послуживших основание для составления объяснительной записки, вторая – причины, объясняющие эти факты, события.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка служит средством информирования руководства о событиях, фактах, ситуациях. Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Оформляется на общем бланке организации. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст внешней докладной записки состоит, как правило, из трех частей. В вводной содержится аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. В аналитической – анализ ситуации, в заключительной формируются выводы, предложения, рекомендации. Аналитическая часть может отсутствовать.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Внутренняя докладная записка составляется по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и адресуется вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст внутренней записки строится аналогично внешней: вводная, аналитическая и заключительная части.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем структурного подразделения, если она представляется руководителю организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ – документ, содержащий представление о назначении, перемещении и поощрении сотрудника.

Представление составляется руководителем структурного подразделения и адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Текст представления обязательно должен содержать Ф. И. О., дату рождения, образование, занимаемую должность с наименованием структурного подразделения, стаж работы представляемого лица, оценку его служебной деятельности, профессионального уровня, деловых и моральных качеств, мотивы назначения, перемещения или поощрения, а также должность и структурное подразделение на которую предполагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход заседаний и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов: собрания акционеров, заседания органов законодательной и исполнительной власти, разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем коллегиального органа по должности.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограмм или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (повестки дня, списков членов коллегиальных органов, список приглашенных, текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений).

Составленный черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания. Расшифрованная стенограмма оформляется и прилагается к протоколу.

По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков и выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование вида документа, место составления, дата и номер, заголовок к тексту, текст, подписи. В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний оформление протокола начинается с наименования структурного подразделения.

Заголовок к тексту протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания и согласуется с названием коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола строго формализована и оформляется одинаково в полной и в краткой форме. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии и общее количество присутствующих и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности (инициалы следуют за фамилией). Если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка «список участников прилагается».

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «приглашенные». Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т. е. в них входит полное или сокращенное наименования предприятия или организации по алфавиту фамилии.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». После записи вопроса указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «разное» в повестку дня включать не рекомендуются. В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов, оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания. Тогда в текст протокола она не включается, а перед основной частью делается пометка «Повестка дня прилагается».

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Раздел «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки в родительном падеже оформляются фамилии и инициалы докладчика (кого?) ставится тире, после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Допускается после указания темы выступления в скобках делать пометку «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в полных протоколах указываются фамилии и инициалы и, при необходимости, должности выступивших при обсуждении вопросов и их выступления, включая вопросы к докладчику. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших при обсуждении вопросов.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Слово «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» оформляется от границы левого поля прописными буквами с красной строки. Постановление или решение формулируются кратко, точно, лаконично. Указывается количество голосов поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также лица, не участвовавшие в голосовании.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указываются также количество и процент голосующих акций.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Первый экземпляр (беловик) отредактированного и сверенного протокола подписывается председателем и секретарем заседания. Некоторые разновидности протоколов визируются выступавшими и подлежат утверждению руководителем организации или вышестоящего органа. Утверждение оформляется грифом. Датой протокола является дата заседания.