Особенности организации управления фирмой (понятие организации, определение целей и стратегии деятельности, этапы процесса установления целей)

Организация управления определяется как структура, функционирование и эффективность, а также поведение групп и отдельных лиц внутри фирмы.

Понятие организации включает в себя:

- группировку задач с целью определения видов работы;

- группировку видов работ в секторы, отделы и более крупные подразделения;

- делегирование полномочий, распределение ответственности и определение числа уровней иерархии управления;

- создание соответствующего организационного климата, побуждающего работника вносить максимальный вклад в достижение целей организации;

- проектирование системы коммуникаций

- обеспечение эффективности процессов принятия решений, контроля и координации;

- построение организации, которая чувствительна к изменениям внешней среды и способна к ним адаптироваться, в частности, посредством нововведений.

Перечисленные аспекты – это путь построения эффективной организации.

Определение целей и стратегии деятельности – первый шаг в построении организации.

Если ставиться задача совершенствования организации без уточнения ее целей, возникает риск достижения неудовлетворительных результатов.

Цели основаны на гипотезах (предположениях) развития в будущем. Чем более отдаленный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего и тем в более неопределенной форме формулируется цель.

Цели должны быть естественными и разделяемыми всеми работниками компании и тогда их действия будут согласованными, что приведет к достижению цели.

Основной целью компании является получение устойчивой прибыли. Для этого создаются определенные подразделения, разрабатываются методы снижения затрат и роста прибыли.

Процесс установления целей включает следующие этапы:

1. Исторический обзор ситуации, как посторенние картины вероятного будущего. Такая проекция является основой для определения возможностей, а также вероятных проблем и трудностей.

Такой обзор может охватывать:

- тенденции и факторы внешней среды, способные влиять на компанию (правительственное регулирование экономики, демографические и социальные перемены);

- тенденции развития отрасли (изменение спроса, производственных мощностей, издержек и условий конкуренции);

- эффективность работы компании, включая оценку ее доли на рынке сбыта, фондоотдачи, тенденций торговли, конкуренции и издержек.

2. Перечисление возможных целей, именуемое как «целевая проекция».

3. Описание стратегии, необходимой для преодоления разрыва между целевой и ретроспективной проекциями. При этом определяется степень необходимой корректировки целевой проекции для превращения ее в осуществимый набор целей.

4. Перечисление основных предпосылок, на которых основывается стратегия. Там, где основополагающие знания о будущем достаточно надежны, целесообразно точное следование выработанной стратегии или плану. С другой стороны, если имеется набор возможных ситуаций, нужно составлять ситуационные планы.

12. Информационно-документационная служба офиса (определение понятия «информационно-документационное обслуживание», основные функции информационно-документационной службы предприятия, структура (состав) информационно-документационной службы, инструкция по делопроизводству как основной документ информационно-документационной службы, структура инструкции, характеристика основных разделов инструкции по делопроизводству).

Информационно-документационная служба офиса также может называться служба организации документационного управления (ДОУ).

Информационно-документационное обслуживание – главная обеспечивающая функция управления, от которой зависят эффективность, оперативность и четкость деятельности любого предприятия. Данная служба может еще называться – служба организации документационного обеспечения управления (ДОУ)

Основными функциями информационно-документационной службы предприятия (организации) являются:

- внедрение и введение унифицированных форм документов предприятия;

- экспедиционная обработка, регистрация документов и информационно-справочная работа по ним;

- организация своевременного рассмотрения поступающих документов;

- контроль правильности оформления поступающих на подпись документов;

- контроль исполнения документов;

- организация машинописного изготовления, тиражирования и копирования документов;

- разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранение дел и оперативного использования документной информации;

- контроль правильности формирования и оформления дел в подразделениях предприятия;

- организация работы архива;

- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

- организация рабочих мест и условий труда работников.

В больших предприятиях в структуру (состав) информационно- документационной службы (или ДОУ) могут входить:

- секретариат – осуществляет предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководителю поступающей корреспонденции по важным вопросам;

- протокольное бюро – осуществляет подготовку нормативно-распорядительных документов, писем, справок, их согласование, проводит анализ справок и докладов, готовит по ним заключение;

- подразделение по учету и регистрации документов – регистрирует входящие, исходящие и внутренние документы, доставляет их в подразделения, обрабатывает и отправляет исходящие документы;

- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств – разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы ДОУ, разрабатывает организационно-методические документы, инструкции, письма;

- группа контроля – осуществляет все операции по контролю и исполнению документов;

- архив – отвечает за учет, прием, и хранение документов, инструктирует подразделения по оформлению дел, подлежащих сдаче в архив, контролирует правильность формирования, хранения и использования в подразделениях, готовит дела к передаче на постоянное хранение.

Основной документ, на основании которого строится работа информационно-документационной службы (или ДОУ – документного обеспечения управления) является инструкция по делопроизводству.

Это основной нормативный акт, регламентирующих технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Данная инструкция составляется с учетом специфики предприятия, но основой является Типовая инструкция по делопроизводству, утвержденная в 1993 году.

Инструкция включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения: Разделы:

- «Общие положения» - содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдение и методическом обеспечении деятельности службы.

- «Документирование» - определяет вопросы деятельности предприятия, подлежащие документированию, перечисляет виды и разновидности документов, используемых в деятельности предприятия. Здесь определяются общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов.

- «Организация документооборота» - устанавливаются правила приема, обработки, распределения документов организации, их транспортировки, приема и передачи от данного подразделения к другому.

- «Регистрация документов» - организация и особенности регистрации отдельных групп документов, методика заполнения регистрационных форм;

- «Организация справочной работы» - рассматривается принципы построения информационных карточек, порядок их систематизации

- «Оперативное хранение документов» - определяются правила хранения документов в структурных подразделениях, правила формирования документов в дела

- «Подготовка документов к сдаче в архив» - определят порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи дел в архив.

- приложения содержат иллюстративный и справочный материал к отдельным разделам инструкции по делопроизводству, схемы документооборота, приемы оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм.

Финансово-бухгалтерская служба офиса (определение бухгалтерского учета, характеристика организационных формы ведения бухгалтерского учета в зависимости от размера предприятия, задачи и функции финансово-бухгалтерской службы, особенности взаимодействия с другими службами).

Бух.баланс. упорядоченная система сбора, регистрачии и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях(движение денежных средств) путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйс. операций.Объект – имущество организации. Задачи является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении

Все организации ведут бухгалтерский учет, который можно определить как:

- упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе в денежном выражении;

- обязательствах организаций и их движении путём непрерывного и документального учета вех хозяйственных операций.

В зависимости от объемов предусматриваются различные организационные формы ведения бухгалтерского учета:

- бухгалтерия как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- штатная должность бухгалтера (маленькие организации);

- ведение бухгалтерского учета лично руководителем организации (небольшой бизнес).

Задачи и функции финансово-бухгалтерской службы.

Сложность структуры финансово-бухгалтерской службы определяется масштабами и особенностями деятельности предприятия.

Так, например, в банковской системе, где финансы являются основным предметом деятельности, структура этой службы сложна и представляет собой основу всего предприятия.

На небольших предприятиях решение финансовых вопросов одновременно с бухгалтерским учетом осуществляется главным бухгалтером.

Основными задачами финансово-бухгалтерской службы является осуществление финансовых операций при строгом соблюдении действующего финансово-хозяйственного законодательства и ведение бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.

Для реализации этих задач финансово-бухгалтерские службы выполняют следующие функции:

- составление финансового плана и необходимых расчетов к нему, обеспечивающих финансовую устойчивость и платежеспособность предприятия;

- осуществление финансовых, расчетных и кредитных операций;

- правильное начисление и перечисление установленных платежей в бюджет, отчислений на специальные нужды;

- погашение в установленный срок задолженности банкам по ссудам;

- отчисление средств в соответствующие фонды и резервы предприятия;

- организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии в соответствии с законодательством и действующими нормативно-правовыми актами;

- контроль за исполнением материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности и имущества предприятия;

- принятие мер к предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушение финансово-хозяйственного законодательства;

- контроль за исполнением инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств, оформление материалов по недостачам и хищениям и передачей их при необходимости в следственные органы;

- обеспечение сохранности бухгалтерских документов, правильное оформление и сдача в архив.

Взаимодействие с другими службами

Финансово-бухгалтерская служба офиса должна взаимодействовать со следующими подразделениями, службами и должностными лицами офиса:

- с руководителем – по вопросам реализации финансово-хозяйственной политики;

- руководителями функциональных служб – по подготовке согласованию контрактов и других вопросов, затрагивающих финансовые интересы предприятия;

- юридической службой – по претензионным вопросам, предъявлению исков в суды, по перечислению средств на основании рассмотренных претензий;

- кадровой службой – по заключению коллективных договоров и контрактов, по согласованию приказов, по другим вопросам управления персоналом.

14. Административная служба и административная деятельность (определение понятия «административная служба», причины возникновения административного органа, характеристика задач административных служб, направления деятельности административных служб).

Административная служба – орган, осуществляющий администрирование на конкретном предприятии.

Административная служба предвидит и подготавливает условия (финансовые, торговые и технические), в которых работает предприятие; осуществляет управление персоналом и взаимодействие как внутри самого предприятия, так и за его пределами.

Административные службы возниклив процессе развития и усложнения процесса управления разрастающимися предприятиями. Проблема создания административного органа возникает, когда руководитель уже не в состоянии лично направлять и контролировать всю работу.

Есть учреждения, в которых предоставление административных услуг – их основная производственная функция и административные службы осуществляют главную, а не вспомогательную задачу. Например, банки и страховые компании.

С промышленной и научной революцией возникла гибкая и подвижная система распределений функций, появилось множество служб и отделов, возникли различные категории служащих. Это произошло потому, что в современном хозяйстве решение любой проблемы требует целой серии распоряжений, конкретных действий, передачи информации, ее регистрации и получения различных сведений.

Выявилась потребность в таком инструменте управления, который может сохранить мысль, не искажая ее. Таким вспомогательным средством служит административный документ, являющийся носителем направляющей мысли и распоряжений.

Задача административных служб заключается в том, чтобы передавать решения посредством письменных документов, а иногда и устно.

Деятельность административных служб характеризуется тем, что совершается кругооборот административной документации, который осуществляет связи и координацию, между различными службами.

Деятельность административных служб производиться в следующих четырех главных направлениях:

- регистрация информации, что выражается в создании и распределении документов, необходимых для того, чтобы быть в куре текущих дел. Такие документы закрепляют познание определенных фактов. В этом состоит деятельность клерка.

- обработка данных о состоянии деятельности хозяйства, как выполняются его функции. Здесь осуществляется работа бухгалтеров, статистиков.

- классификация и хранение результатов деятельности контор. Эта функция организации и ведения архивов.

- охват внутренней и внешней связи хозяйства, обмен идеями (письменные или устные). Здесь – роль руководителей с и служащих.

15. Роль руководителя в организации деятельности офиса (определение понятия «офис-менеджер», задачи, выполняемые офис-менеджером, регламент работы руководителя, обязанности руководителя офиса, содержание труда руководителя).

Руководитель офиса (офис-менеджер) – лицо, организующее работу административной службы и персонифицирующее решения группы специалистов офиса.

Руководитель учитывает и обобщает мнения всех специалистов и соответствующих служб, но принимает решения самостоятельно. Таким образом, принятие решений – это главная функция руководителя.

Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации или предприятия. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и его статус равен статусу первых его заместителей.

Основными его задачами являются:

- Руководство

- Контроль финансово-хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.

Работа руководителя регламентируется уставом, положением или должностной инструкцией, в зависимости от масштабов деятельности.

Обязанности руководителя офиса:

· Осуществление руководства всеми видами работ в офисе

· Направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей

· Обеспечение выполнения всех обязательств предприятия перед государством, поставщиками, заказчиками и банками

· Обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий их труда.

· Обеспечение соблюдения законности деятельности офиса

· Решение вопросов в пределах предоставленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам – руководителям функциональных служб офиса.

Содержание труда руководителя:

· Планирует работу коллектива, исходя из общих задач;

· Определяет долю участия в выполнении работы каждого подразделения и подчиненных работников;

· Организует собственный труд и труд подчиненных по выполнению работ;

· Контролирует ход выполнения работы;

· Оценивает и стимулирует деятельности подчиненных.

Блок 4

«Сервисная деятельность»