Контроль затрат и сокращение затрат

Не следует смешивать понятия «контроль затрат» и «сокращение затрат». Контроль затрат нацелен прежде всего на удержание затрат в запланированных рамках, а сокращение, напротив, имеет своей целью снижение величины затрат по сравнению с ранее достигнутым уровнем без ущерба для качества производимых товаров/услуг. И хотя значительного сокращения расходов можно достичь, просто оценив ситуацию с позиций здравого смысла (применив, например, бюджетирование «с нуля») или применяя подход управления затратами по видам деятельности (Activity Based Cost Management), можно использовать и специальные подходы к сокращению затрат: конструкторский, маркетинговый и бухгалтерский.

Конструкторский подход представляет собой систематический поиск и устранение незначительных свойств товара/услуги, который проводится как на стадии предпродажной подготовки (на стадии разработки или после первого рыночного тестирования), так и периодически на протяжении всего жизненного цикла товара/услуги. Обычно такой анализ выполняется группой технических и финансовых специалистов и сводится к получению ответов на следующие вопросы:

1. Может ли основное функциональное свойство товара/услуги обеспечиваться другим способом, с использованием более экономичных технологий, с меньшими затратами материалов и т. п.? Основной принцип, лежащий в основе совершенствования технологии, заключается в том, что деятельность фирмы должна опираться на процессы, которые увеличивают ценность продукции, а не на функциях, из которых состоят эти процессы.

2. Все ли функции, заложенные в товаре/услуге, являются существенными, или же какие-то из них могут быть исключены без ущерба для качества?

3. В какой степени новый товар/услуга поддается стандартизации наравне с уже существующими товарами/услугами? Уменьшение разнообразия выпускаемой продукции (стандартизации), осуществляемое не в ущерб качеству, особенно эффективно в промышленном производстве, поскольку позволяет значительно сократить затраты.

Конструкторский подход нацелен на поиск наиболее эффективных способов использования труда, материалов и техники и может применяться не только прямыми методами контроля расхода материальных и трудовых ресурсов на выполнение конкретных заданий, но и, например, путем анализа системы документооборота и форм информационного обмена в организации. Разумное применение разнообразных методов исследования бизнес-процессов также может позволить существенно сократить затраты, особенно в таких сферах деятельности, как управленческая.

Маркетинговый подход к сокращению затрат подразумевает реализацию ряда мер, направленных на оптимизацию затрат на упаковку, дизайн, продажу и продвижение продукции, а также на формирование конкурентной позиции организации на ее рынках. Конкурентная позиция подразумевает создание и поддержание не только благоприятного мнения о продукции данной организации, т. е. «внешнюю» конкурентоспособность, но и системы стимулирования производства внутри самой организации. Весьма перспективным направлением сокращения затрат является поиск таких качеств выпускаемой продукции и таких операций по ее изготовлению, которые не добавляют стоимости этому товару, но требуют дополнительных затрат. Например, упаковка сравнительно небольших изделий, которая оставляет много свободного места в коробке, требует дополнительных затрат при транспортировке этого «воздуха» ¾ вероятно, изделия можно размещать в упаковке с большей плотностью. Еще один вопрос ¾ насколько необходимы процедуры контроля качества произведенной продукции? Добавляют ли они стоимости изделиям? Или, наоборот, приведет ли к падению продаж отмена такого контроля?

Направлениями действий в рамках маркетингового подхода могут быть:

¾ внесение изменений во внешний вид изделий;

¾ упаковка изделия в разобранном виде вместе с инструкцией по сборке;

¾ замена материалов на менее дорогостоящие;

¾ изменение отделки;

¾ изменение способа транспортировки (например, использование для пакетированных грузов деревянных палет) и др.

Бухгалтерский подход к снижению затрат исходит из необходимости и возможности экономить денежные средства и осуществляется путем выявления таких показателей, как:

¾ предполагаемая нормативная экономия средств на единицу продукции;

¾ процентная экономия средств по отношению к полным суммам расходов;

¾ влияние экономии на цену реализации (например, замена основных материалов на более дешевые может привести к уменьшению долговечности изделий и, следовательно, потребовать снижения цены);

¾ сокращение времени на изготовление продукции;

¾ повышение показателей качества продукции;

¾ повышение привлекательности продукции для потребителей и увеличение возможностей ее реализации и др.

Используя концепцию управления по отклонениям, следует помнить, что сокращение затрат является каждодневной заботой как руководителей организации, так и бухгалтеров-аналитиков. Хорошо спланированная программа сокращения затрат ¾ это важный инструмент управления, однако он не лишен потенциальных проблем. На практике очень часто приходится искать компромисс между снижением затрат и сохранением качества товара/услуги. Слишком узкий или недальновидный взгляд на экономию может нанести ущерб качеству или даже стратегическим интересам организации.

Программы экономии затрат могут провоцировать нежелательное поведение персонала организации, когда сотрудники воспринимают планы экономии как угрозу своему должностному или финансовому положению, сопротивляются их внедрению и даже саботируют. Если, пытаясь сформировать эффективную программу экономии затрат, компания прибегает к помощи внешних консультантов, это может болезненно восприниматься сотрудниками, считающими, что консультанты не должны «совать свой нос» куда им вздумается. Кроме того, любая программа сокращения затрат сама по себе должна отвечать критерию «затраты/выгоды» ¾ разработка и внедрение планов экономии может оказаться весьма дорогостоящим, особенно в случае широкого привлечения внешних консультантов.

Иными словами, хотя программа экономии затрат может сулить существенные выгоды для организации, не стоит думать, что ее внедрение пройдет безукоризненно и немедленно принесет финансовые результаты ¾ следует тщательно обдумать все ее аспекты, в том числе поведенческие.