Пример составления бюджета затрат

Рис. 2.3. Диаграмма затрат по проекту

Рис. 2.4. Диаграмма накопленных затрат по проекту

В таблице 2.3. приведен примерный вариант план проекта, проанализированы отдельные виды затрат и работ, проведен поквартальный расчет затрат по проекту.

Накопленные (кумулятивные) затраты по проекту во многом и формируют стоимость проекта.

Данные таблицы 2.3. представлены графически для наглядности на рисунках 2.3-3.5.

На рисунке 2.4. кривая кумулятивных затрат напоминает латинскую букву S, поэтому зачастую в литературе встречается термин S-кривая стоимости (стоимости в значении кумулятивных затрат).

Рис. 2.5. Структура отдельных видов затрат по проекту

Особого внимания заслуживают сметы, представляющие собой бюджеты расходов. Сметная документация является важной составляющей бюджетной документации в крупных инвестиционных проектах.

В качестве примера бюджетирования и планирования по проекту на практике в приложении 3 данного пособия представлен проект «Технол».

2.3. Методы контроля стоимости проекта на основе затрат

Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов» обусловливающих отклонения от ранее запланированного бюджета, и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличения позитивных последствий изменения стоимости проекта.

Контроль стоимости проекта включает.

* мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;

* управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;

* предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;

* информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

Контроль стоимости проекта имеет две составляющие: учетную, т.е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т. е. оценку будущей стоимости проекта. Базовыми показателя ми, используемыми при контроле стоимости проекта, являются следующие:

* необходимо для завершения: устанавливается оценка затрат, которые предстоят для завершения работы или проекта. Оценка затрат, необходимых для завершения проекта, является наилучшей текущей оценкой того, сколько надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу;

* расчетная стоимость затрат: наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма фактических затрат на текущую дату и затрат, необходимых для завершения проекта.

Существуют два основных метода контроля стоимости:

Ø традиционный метод;

Ø метод освоенного объема.

Традиционный метол контроля использует следующие понятия:

Плановые (бюджетные) затраты — BCWS (budgeted Cost of Work Scheduled). Это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемые для использования к текущей дате. Текущая дата — это дата, на которую имеется фактическая информация:

BCWS = ВС (общий бюджет) х % по плану.

Фактические затраты — ACWP (Асtual Cost of Work Performed), Это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты. Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов.

Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Другими словами, он не оперирует временем или графиком выполнения работ,

Расхождение по затратам при традиционном методе рассчитывается как разница между фактическими и плановыми затратами.

Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть выполнены к определенной дате, При этом учитывается информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий момент.

Выявленные тенденции используются для прогноза будущей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ. При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости:

* плановые (бюджетные) затраты — BCWS;

* фактические затраты — ACWP;

* освоенный объем — ВСWP (Budgeted Cost of Work Performed).

Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе:

ВСWP = Плановая стоимость х % использования ресурса.

Так как метод освоенного объема учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальное отклонение по затратам, так и отставание по графику выполнения работ.

Отклонение по затратам (перерасход денежных средств) представляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных работ (АСWР) и плановой стоимости выполненных работ (ВСWР). Для работы, находящейся в процессе выполнения, необходимо выполнить процентную оценку завершенности (с точки зрения затрат):

CV = ACWP – BCWP, (2.1.)

где CV (Соst Varianсе) - отклонение по затратам;

АСWР - Фактические затраты по работе на текущую дату;

ВСWP - плановая стоимость фактически выполненных работ;

Отставание от графика определяется разностью между плановой стоимостью работ по графику (ВСWS) и плановой стоимостью выполненных работ (ВCWP).

Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Тем не менее, данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Процесс контроля стоимости на основе затрат

Основные показатели, используемые для анализа состояния затрат по проекту, представлены в таблице 2.4.

Таблица 2.4.