Организация работы архивных учреждений.

Работа архива осуществляется в соответствии с положением об архиве, в котором определяется правовой статус, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение.

Положение о центральном отраслевом архиве, центральном архиве министерства (системы, объединения) согласовывается с Департаментом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Положение об объединенном ведомственном и ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь.

Положение об архиве, являющемся учреждением, согласовывается с соответствующим учреждением государственной архивной службы и утверждается руководителем организации.

Положение об архиве, являющемся структурным подразделением или частью структурного подразделения организации, утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует.

Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем организации, руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, заведующим архивом (если архив является структурным подразделением) или его директором (если архив является учреждением). Лицо, ответственное за архив, назначается приказом директора организации. Обязанности лица, ответственного за архив, оговариваются в соответствующей должностной инструкции.

В архиве составляются:

годовой план работы;

годовой план-график приема дел от источников комплектования архива;

годовой отчет архива.

Годовое планирование проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год с учетом бюджета рабочего времени. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работы, ее единиц измерения, объема, бюджета рабочего времени, срока исполнения и исполнителя. При разработке плана работы и определения бюджета времени используются действующие нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в архивах. Планы подписываются заведующим архивом и утверждаются руководителем организации, которой он непосредственно подчинен, или руководителем структурного подразделения, в составе которого функционирует архив.

В организациях, в которых отсутствует штатная должность заведующего архивом, составление годового плана не является обязательной нормой.

План-график приема дел от источников комплектования архива и план представления годовых разделов сводных описей на рассмотрение ЭМК (ЭПК) составляется в произвольной форме. План-график имеет поквартальную разбивку и до утверждения его руководителем организации согласовывается соответствующим государственным архивом.

По итогам работы архивом составляется текстовой отчет о выполнении годового плана. Один экземпляр отчета по взаимной договоренности госархива и организации может направляться в соответствующий госархив.

Архивы совместно со службой ДОУ осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Работа архива с подведомственными организациями фиксируется в соответствующих карточках.

Проверки в подведомственных организациях проводятся не реже 1 раза в пять лет, а в структурных подразделениях самой организации не реже одного раза в год.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой освещается состояние и работа архива, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. По итогам проверки может издаваться приказ. С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений. Допускается проведение внеплановых проверок.

Подбор, расстановка и использование работников архива осуществляется в соответствии с главными задачами архива и утвержденным штатным расписанием. Повышение квалификации работников архива на соответствующих курсах, совещаниях, семинарах проводится по согласованию с руководством организации (архива). Для принятых в архив работников обязателен инструктаж по пожарной безопасности и технике безопасности.