Задачи и структура системы научно-справочного аппарата (НСА).

Система научно-справочного аппарата (НСА) представляет комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС), создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает учёт и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего использования.

По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит НСА, ее можно разделить следующим образом:

1. НАФ Республики Беларусь – республиканский фондовый каталог Департамента по архивам и делопроизводству при Министерстве юстиции Республики Беларусь;

2. Архив – описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.;

3. Фонд – опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.;

4. Отдельное дело и документ – каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему НСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные, создаваемые только тогда, когда в них ощущается необходимость. К основным справочникам по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнительным – книга поступлений, реестры описей и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным – обзоры, указатели, справочники и др.

Путеводители. Обзоры. Каталоги. Указатели.

Путеводители

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата.

Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или межархивные путеводители), путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники.

Путеводитель по архивам – это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов.

Наиболее распространенный вид путеводителей – путеводитель по фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.

Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором – речь идет о фондах одного архива.

Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество единиц хранения, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе и аннотации содержания документов, например:

Далее идет аннотация состава документов. В ней приводится обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя). К путеводителям составляется вспомогательный научно-справочный аппарат: предисловие, оглавление, списки сокращенных слов, указатели.

Обзоры

Обзор документов – это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда – архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда.

Тематический обзор – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.

Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата. В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов. Характеристика документов представляет собой последовательное раскрытие их состава и содержания. Она в свободной, повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о документах как источниках сведений по конкретному вопросу.

Характеристика документов в обзоре должна включать следующие моменты:

– название вида или разновидностей документов (с указанием, кем они составлены);

– описание содержания документов;

– указания хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Заключительный этап работы над обзором – составление к нему справочного аппарата. В него входят титульный лист, оглавление, список сокращенных слов. Методика их составления аналогична подготовке НСА описей. Для тематических обзоров могут готовиться списки фондов, информация о которых включена в них, а в необходимых случаях – библиография использованной литературы.

Архивные каталоги

Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов.

Каталог – межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

В каталогах карточки группируются по разделам (классам), подразделам (подклассам), темам (подтемам), рубрикам (подрубрикам) и т.д. Группы карточек отделяются друг от друга разделителями. На карточках фиксируются сведения о документах, объединенных в группы, соотносимые с названием отрасли (системы, объединения), проблемы, темы, вопроса, предмета, фамилии, даты и др.

В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги.

Систематический каталог – это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.

В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией. Каталогизация – это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов.

Сведения описываются на стандартных каталожных карточках, отпечатанных типографским способом на карточной бумаге. На ней имеются следующие графы: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название архива, фонда и его структурной части, поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения и листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки.

Готовые тематические карточки редактируются и индексируются.

Индексация – это проставление на карточках индексов схемы классификации документной информации путем анализа их содержания и отнесения карточек к определенному структурному разделу схемы. После этого карточки систематизируются. В процессе этой работы выявляются дублетные и малоценные карточки, которые выделяются. Отсистематизированные карточки вливаются в каталог.

Указатели

Указатели, как правило, готовятся к описям фондов первой и второй категорий для ускорения поиска информации. Выбор вида и количества указателей зависит от характера, объема и порядка систематизации документов фонда. К описям объемных фондов, содержащим многоаспектную информацию, могут составляться несколько указателей. Указатели разрабатываются на основе сведений, имеющихся в заголовках дел или полученных в результате тематической разработки документов фонда.

Указатели в архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о содержании документов.

Указатель представляет собой перечень предметных понятий (фамилий, имен лиц, названий предметов, событий, явлений, географических названий), встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями (аннотациями) и поисковыми данными.

Указатели составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы многостороннюю информацию.

Основными элементами любого указателя являются предметные понятия и поисковые данные об их местонахождении. В зависимости от того, имеются ли пояснения к понятиям, указатели делятся на глухие и развернутые. В глухих указателях в состав статьи входят лишь понятия и ссылочные данные. В развернутых указателях, кроме обозначения понятия, включаются его пояснения.

В указатели вносят не все, а наиболее существенные понятия. Для этого изучается история фондообразователя, определяется круг вопросов и тем, имеющих принципиальное значение для освещения исторического процесса и деятельности конкретного учреждения.

Понятия в указателе образуют рубрики, которые могут быть простыми и сложными.

В указателе выделены следующие графы: названия фонда и группы материалов, их крайние даты, номера описи и дел, количество дел. Подготовленные указатели помещаются в конце описи или переплетаются в отдельные тома.

Указатели могут быть следующих видов: предметными и географическими

Date: 2016-07-20; view: 1298; Нарушение авторских прав