Порядок составления архивных описей. Историко-архивная справка.

Архивная опись – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений – (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией. Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).Описи составляются в основном в ведомственных архивах. Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

– порядковый номер;

– делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

– заголовок дела;

– крайние даты документов (число, месяц, год);

– количество листов в деле;

– примечание.

Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая включает информацию о количестве дел, внесенных в опись, что обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись дается в конце описи. В ней указываются цифрой и прописью количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных дел и пропущенных номеров, дата, должность и фамилия составителя.

После итоговой записи к описи на последнем листе в левом нижнем углу проставляется гриф согласования описи с руководителем учреждения, документы которого включены в нее.

Затем ставятся отметки об утверждении описей ЭПК архивного учреждения и ЭК учреждения-фондообразователя.

Для описей всех фондов составляются:

– титульный лист;

– оглавление, если опись имеет разделы;

– список сокращенных слов;

– переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Историко-архивная справка учреждения-фондообразователя.

Историческая справка – самостоятельный вид научно-справочного аппарата к архивному фонду учреждения. Она составляется на каждое учреждение, документы которого передаются на государственное хранение.

Историко-архивная справка - документ, содержащий обобщенные и схематические сведения по истории фондообразователя и его фонда, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях группировки документов, особенностях формирования, описания и состояния дел.

Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанными описями представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.

В исторической справке отражается история учреждения-фондообразователя и история его документального фонда. В ее первой части освещаются:

1. Исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение;

2. Причина создания учреждения;

3. Основание и дата образования учреждения;

4. Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его подчиненность;

5. Задачи и функции учреждения, его структуры, подведомственная сеть, если таковая имеется;

6. Изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности и ведомственной сети;

7. Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.

Вторая часть справки начинается с изложения сведений о том, когда и за какой период проведена обработка документов (т.е. экспертиза их ценности, отбор документов на постоянное, долговременное хранение и к уничтожению), какие описи (постоянного, долговременного и по личному составу) составлены в результате обработки. Здесь же указывается объем дел по каждой описи, подробно характеризуются состав документов фонда, их физическое состояние.

В справке раскрывается состав научно-справочного аппарата к описям (наличие оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателей и т.п.), оговаривается состав документов, выделенных к уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата, количество дел, выделенных к уничтожению. Историческая справка подписывается составителем описи. Хранится она в деле фондов.

Описание дел

Подготовка всех видов справочников о содержании документов начинается с описания дел. Оно включает: составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его архивного шифра.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отражать его основное содержание и состав документов.

В состав заголовка дела входят следующие элементы:

– название вида дела или документов;

– название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которым составлены документы;

– название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

– вопрос или предмет, событие или факт, о котором идет речь в документе;

– название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела или их авторы и корреспонденты.

Для закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы нумеруются. Для сокращения затрат труда нумерация производится не постранично, а полистно. Нумерация производится черным карандашом или механическим нумератором в правом верхнем углу без точки; фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне слева сверху.

После нумерации дел составляется заверительная надпись. В ней оговариваются шифр дела (номер фонда, описи и дела), количество листов, наличие пропущенных и литерных листов, а также особенности нумерации и физического состояния дел. Кроме того, в заверительной надписи указывается дата ее составления, должность и подпись сотрудника, составившего этот документ.

На обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом в левом нижнем и правом верхнем углах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

Date: 2016-07-20; view: 1528; Нарушение авторских прав