Назначение и виды учета документов в архивах.

Учет документов Национального архивного фонда Белару­си – это определение их количества и отражение его в учет­ных документах.

Учет документов закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации.

Учету подлежат все документы, входящие в НАФ республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.

Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено – дело – принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву. В конечном итоге все сведения концентрируются и сводятся в Департаменте и таким образом получается сводная информация о Национальном архивном фонде. Такая система учета дает возможность установить состав и объем материалов по любому комплексу, точно определяя его местонахождение, вплоть до места отдельного дела в архивном фонде.

Учет документов в государственных архивах строится на принципах централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве учреждения, в ведомственном и государственных архивах), динамичности. Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.

Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого госархива, необходимость вторых определяется самим архивом.

В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:

– книга учета поступления документов;

– список фондов;

– листы фондов;

– описи дел (первый экземпляр);

– карточки фондов;

– паспорт архива на 01.01.;

– дела фондов;

– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.

К вспомогательной учетной документации относятся:

– книги учета фондов архивохранилища;

– книги учета движения дел по архивохранилищам;

– карточки пофондового топографического указателя;

– карточки постеллажного топографического указателя;

– карточки на необнаруженные дела и др.