Обеспечение физической сохранности документов

В государственных архивах ведется работа по определению физического состояния документов. Она осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел из хранилищ, научно-технической обработки фондов или как самостоятельный вид работы. Полученные сведения заносятся в специальную картотеку учета состояния фондов, где, в частности, показывается количество дел, требующих микрофильмирования, реставрации, переплета, восстановления затухающих текстов, дезинфекции и т.д.

На основании этой картотеки определяются дела и очередность проведения работ по улучшению их физического состояния. Некоторые из них выполняются силами сотрудников государственных архивов. Они осуществляют мелкий ремонт дел, их подшивку, восстанавливают затухающие тексты путем изготовления машинописных копий или ксерокопий, наращивают корешки для последующего переплета дел и переплетают их, проводят дезинфекцию и обеспыливание дел и др.

Значительная часть работ проводится специальными лабораториями, созданными в системе государственной архивной службы республики. Они занимаются дезинфекцией, реставрацией, переплетом и микрофильмированием дел, а также другими работами по обеспечению физической сохранности документов.

Архивы при подготовке дел для передачи в лабораторию проводят отбор дел, проверку их нумерации, правильности оформления обложек и физического состояния документов.

В архивах ведутся картотеки учета работы по улучшению состояния фондов, в которой отражаются сведения о проведенных работах, в том числе о количестве микрофильмированных, отреставрированных, переплетенных, продезинфицированных дел, а также восстановленных затухающих текстов. Принимаемые архивами меры по улучшению физического состояния документов продлевают их жизнь.

Создание оптимальных условий хранения документов.

Документы, подлежащие государственному хранению, размещаются в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях. Не допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Архивохранилища должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли. Для этого необходимо регулярно проводить влажную уборку и обеспыливание стеллажей и документов.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах следует соблюдать оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура +17–+19°С, относительная влажность 50–55%. В специально построенных зданиях архивов такой режим поддерживается системой кондиционирования воздуха. В приспособленных помещениях проводятся мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения или путем рационального проветривания на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется регулярным измерением климатических параметров воздуха (температура и влажность воздуха): в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – три раза в неделю; при нарушении режима хранения – ежедневно.

Результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном журнале, который ведется в каждом архивохранилище. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте.

В архивохранилищах следует соблюдать охранный режим. Не допускается держать двери хранилищ открытыми. По окончании работы они запираются и опечатываются. Порядок допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливает директор архива. Пожарная безопасность в архивах обеспечивается системой пожарной защиты. Крупные, специально построенные архивохранилища оборудуются автоматической системой газового пожаротушения.

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ.

Хранящиеся в государственных архивах документы постоянно используются. Они выдаются сотрудникам архива для усовершенствования описей, каталогизации документов, подготовки сборников документов, исполнения запросов социально-правового характера и других целей. Учреждения берут дела во временное пользование для оперативных целей управления. Исследователи в читальном зале архива работают с ними при разработке плановых тем, подготовке монографий, докторских и кандидатских диссертаций и др. Для улучшения физического состояния и проведения специальной обработки (обеспыливание, дезинфекции и др.) дела передаются в лаборатории микрофильмирования, реставрации и переплета документов.

Выдача дел из архивохранилищ и их прием обратно проводятся только их работниками на основании требований на выдачу дел.

Выдача дел производится с письменного разрешения руководства архива при выдаче особо ценных дел, для передачи во временное пользование учреждениям, экспонирования на выставках, а также в лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета; заведующего отделом обеспечения сохранности документов и фондов при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям в читальный зал.

Дела выдаются на определенные сроки в зависимости от целей использования: на 10 дней – сотрудникам архива, занимающимся исполнением запросов; один месяц – сотрудникам архива для работы по усовершенствованию описей, каталогизации, подготовки сборников и т.п.; три месяца – учреждениям во временное пользование; пять дней – особо ценные дела; пять дней – описи документов.

В случае необходимости срок использования может быть продлен.

В архивохранилищах ведется учет выдачи дел. Все они регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ, которые ведутся раздельно по каждому направлению работы и использованию:

– книга выдачи дел сотрудникам архива;

– книга выдачи дел в читальный зал;

– книга выдачи дел во временное пользование;

– книга выдачи дел в лабораторию.