Проверка наличия и состояния дел.

Она проводится для установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и их физического состояния. Проверка наличия и состояния дел относится к плановым видам работ каждого государственного архива. Она осуществляется по фондам первой категории – один раз в 10 лет; по фондам второй и третьей категорий – один раз в 15 лет; особо ценных документов – один раз в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные, единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов.

Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не менее двух человек). Они устанавливают фактическое наличие дел путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, заголовка, крайних дат, количества листов). Физическое состояние дел определяется визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, а затем в акте проверки. Делать какие-либо пометы и записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается. После окончания проверки в конце описи проставляется отметка о ее проведении. В случаях обнаружения в описи неучтенных литерных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

На основании итоговых записей в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел. Он подписывается исполнителями. Одновременно с актом и в случае необходимости составляются акты о технических ошибках, обнаружении неучтенных дел, неисправимых повреждениях дел и др. На необнаруженные при проверке дела заводятся карточки, где указываются номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Данные проверки физического состояния дел фиксируются в карточках учета физического состояния дел. При выявлении отсутствующих дел организуется их розыск. Для этого необходимо тщательно проверить все учетные документы фонда и проанализировать его историю (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились, кому передавались дела и т.д.), изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилищ, просмотреть дела находящихся рядом фондов, так как возможна неправильная подкладка дел и т.д.).

Обнаруженные в ходе розыска дела передаются хранителю фондов для подкладки на место. Кроме того, составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа разыскиваемых, и делается отметка в картотеке необнаруженных дел. Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета.

На отсутствующие дела, пути розыска которых исчерпаны, готовится акт о необнаружении дел. К нему прилагается подробная справка об итогах розыска. Затем эти документы направляются в Департамент, который дает письменное разрешение на снятие с учета необнаруженных дел. На его основании директор архива издает приказ о снятии отсутствующих дел с учета. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда. Ее материалы подшиваются в дело фонда.