Должностной состав работников службы ДОУ

Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени (Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России 26 марта 2002 г.).

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в ряде локальных нормативных документов: положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Положение о службе ДОУ – это документ, определяющий организационно-правовое положение службы, ее место и роль в системе управления организацией. Положение разрабатывается руководителем службы ДОУ самостоятельно или с привлечение квалифицированных специалистов. Оно согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем организации.

Положение разрабатывается в соответствии с требованиями ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией» и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Текст положения должен состоять из следующих основных разделов:

1. Общие положения, в котором определяется статус службы: полное официальное наименование, степень его самостоятельности, кем возглавляется и кому подчиняется данное подразделение, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, какими законодательными и иными нормативными актами оно руководствуется в своей деятельности, наличие печати.

2. Цели и задачи службы ДОУ – данный раздел определяет, для достижения каких целей или решения каких задач создается служба ДОУ. Как правило, основной целью службы является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения новейших информационных технологий в работе с документами. В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по ДОУ служба решает следующие задачи:

а) обеспечение единой технологии создания, обработки и обеспечения сохранности документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;

б) разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;

в) совершенствование форм и методов работы с документами.

3. Функции службы ДОУ – указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Этот раздел больше всего определяет специфику деятельности организации. Функции можно разделить на три группы: документирование управленческой деятельности, работа с документами и организационные виды работ и в каждом из них подробно перечислить содержание выполняемых работ.

4. Права и ответственность – устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель подразделения для качественного и своевременного выполнения задач, возложенных на это подразделение. Под правами понимаются: право требовать или запрещать выполнение определенных действий, право давать указания работникам, право представительствовать в других организациях и др.

Ответственность – это юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В этом разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости – и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

5. Взаимоотношения. Связи – регламентирует информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие.

Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Главная цель этого документа – регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей.

Должностная инструкция (ДИ) регламентирует организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, стажу работы, профессиональным знаниям.

ДИ работника службы ДОУ должна включать следующие разделы: общие положения, функции, обязанности, права работника, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

Должностные инструкции на работников службы ДОУ разрабатывает руководитель службы, они согласовываются с юридической службой, утверждаются руководителем организации. Ознакомление работника с его ДИ проводится под расписку. Виза ознакомления состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (а)», личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.

Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценить деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.

Регламентирующим документом в деятельности службы ДОУ является Инструкция по делопроизводству (ДОУ), которая закрепляет систему документационного обеспечения управления, установленную в конкретной организации. Это основной нормативный документ, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Он устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Инструкция по делопроизводству составляются с учетом специфики организации, поэтому она всегда индивидуальна и учитывает особенности как состава документов, так и технологии их обработки. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие нормативно-методические документы (см. раздел III).

Структура текста не регламентирована. Обычно Инструкция содержит общие положения, а тематические разделы могут включать:

& Порядок составления и оформления служебных документов;

&Организация документооборота;

& Формирование и хранение дел;

& Информационно-справочная работа.

В Инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения (конфиденциальными документами) и т.д.

Как правило, Инструкция содержат приложения в виде справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, схемы документопотоков, формы номенклатуры дел и др. (приложение 2).

Свои особенности имеют инструкции по делопроизводству в органах государственной власти и органов местного самоуправления (ОМС). Единство постановки делопроизводства в этих органах обеспечивалось на основании утвержденных Правительством РФ «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (19.01.2005) и «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (28.07.2005). До 2009 г. органы государственной власти и ОМС ориентировались на «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденную приказом Министерства культуры РФ 8 ноября 2005 г.

Постановлением Правительства РФ от 15.06. 2009 г. утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которые разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства. Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в ФОИВ. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты ФОИВ, предусматривающие, что делопроизводство в этих органах осуществляются в соответствии с новыми Правилами, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в ФОИВ от 08.11.2005.

Новые Правила делопроизводства представлены разделами:

1. Общие положения.

2. Основные понятия.

3. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти.

4. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти.

5. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти.

6. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.

Правила делопроизводства содержат общие, наиболее важные и принципиальные положения об организации делопроизводства, но в них не отражаются вопросы технологии делопроизводства. В конце 2009 г. Росархив утвердил «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которые представляют собой единую методическую основу разработки инструкций в ФОИВ, и детализирует содержание каждого из разделов Правил. На основе этих документов многие органы либо переработали существующие Инструкции по делопроизводству, либо разработали новые.

Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ. Специалисты ДОУ (М.П. Бобылева) предлагают использовать следующие критерии оценки деятельности служб ДОУ (схема 1). По этим критериям оцениваться может деятельность службы в целом или ее отдельных участков (по направлениям работы), а также работа сотрудников.

 

 

Рис. 1. Оценка деятельности служб ДОУ

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Date: 2016-07-05; view: 977; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей: